Cara menggunakan Google Workspace sebagai CRM (dan di mana ia rusak)

Ya, Anda dapat menggunakan Google Workspace sebagai CRM — untuk sekitar selusin klien.

Setiap tim kecil mencobanya terlebih dahulu: Lembar untuk kontak, Gmail untuk percakapan, Kontak untuk detail, mungkin daftar Tugas untuk tindak lanjut. Berikut cara membuat pengaturan itu berfungsi selama mungkin — dan titik tepat di mana ia berhenti berfungsi.

Jawaban cepat

Anda dapat mengimprovisasi CRM dengan Google Sheets, Gmail, dan Kontak: satu spreadsheet sebagai daftar klien, kolom untuk status dan langkah selanjutnya, dan disiplin yang ketat. Ini rusak pada riwayat bersama, tindak lanjut, dan semua yang melewati tahap kontak — tidak ada permintaan, proyek, faktur, atau pengingat. Sistem kerja klien seperti Workspace369 mengambil alih ketika hubungan berlanjut ke pengiriman dan penagihan.

Pengaturan yang berhasil (sebentar)

• Satu Spreadsheet sebagai daftar klien — nama, perusahaan, email, telepon, status, langkah selanjutnya, sentuhan terakhir
• Label di Gmail — satu label per klien atau tahap sehingga utas dapat ditemukan
• Kontak untuk detail — catatan email dan telepon kanonik
• Tinjauan mingguan — setiap Jumat, perbarui lembar dan tetapkan setiap langkah selanjutnya

Disiplin adalah sistemnya. Saat spreadsheet menjadi basi, semua yang ada di hilirnya ikut terbawa.

Di mana CRM improvisasi rusak

• Tidak ada riwayat bersama — catatan tersebut ada di kotak masuk per orang; kolega tidak dapat melihat apa yang dikatakan
• Tidak ada sistem tindak lanjut — "langkah selanjutnya" adalah sel yang harus diingat untuk dibaca seseorang
• Tidak ada yang melewati kontak — tidak ada permintaan, proyek, proposal, faktur, atau status pembayaran
• Tidak ada pengingat — tindak lanjut yang terlambat dan faktur yang belum dibayar muncul secara tidak sengaja
• Tidak ada pelaporan — pendapatan, pekerjaan terbuka, dan nilai klien perlu dirakit secara manual setiap saat

Apa yang ditambahkan oleh sistem kerja klien yang sebenarnya

Sistem yang tepat menjaga catatan tetap hidup setelah kontak: penerimaan dan permintaan, proyek dan file, setiap email dan SMS dalam satu kotak masuk, proposal, faktur, pembayaran, pengingat, dan pelaporan. Itulah Workspace369 — hub CRM workspace menunjukkan modelnya secara rinci.

Kapan harus pindah

Pindah ketika salah satu dari ini menjadi harian: tindak lanjut bergantung pada ingatan, dua orang memberikan jawaban yang berbeda kepada klien, status faktur memerlukan bertanya-tanya, atau pesan suara klien menjadi catatan tempel. Sebagian besar tim mencapai itu dalam selusin klien aktif pertama mereka.

Rekomendasi akhir

Gunakan pengaturan Spreadsheet secara sengaja selagi masih ada — satu daftar, tinjauan mingguan, tanpa pengecualian. Ketika disiplin mulai memakan biaya lebih dari perangkat lunak, pindah ke sistem yang menyimpan catatan. Mulai dengan hub perangkat lunak CRM workspace atau CRM terbaik untuk Google Workspace perbandingan.