Penagihan Microsoft 365: templat, Power Automate, dan kapan Anda memerlukan sistem yang sebenarnya.

Microsoft 365 mencakup banyak hal untuk bisnis kecil — email, dokumen, spreadsheet, rapat. Satu hal yang tidak termasuk adalah aplikasi penagihan. Jadi sebagian besar tim menagih secara manual: templat Word atau Excel, disimpan sebagai PDF, dikirim dari Outlook.

Pendekatan itu berhasil — sampai tidak lagi. Panduan ini mencakup seperti apa penagihan dengan Microsoft 365, di mana pendekatan templat gagal, dan kapan faktur memerlukan sistem nyata di sekitarnya.

Jawaban cepat

Microsoft 365 memiliki tidak ada alat penagihan bawaanTim menagih dengan templat Word atau Excel yang dikirim dari Outlook, terkadang menambahkan alur Power Automate untuk pengingat. Pengaturan itu rusak ketika faktur memerlukan penomoran otomatis, tautan pembayaran online, rencana pembayaran, pengingat terjadwal, dan status per klien — pada saat itulah sistem penagihan yang sebenarnya terbayar dalam hitungan hari, bukan bulan.

Tiga cara orang menagih dengan Microsoft 365

Opsi 1: pendekatan templat

Pengaturan standar: file Excel atau Word dengan detail Anda, nomor faktur, tanggal, item baris, total, dan instruksi pembayaran. Ekspor sebagai PDF, lampirkan ke email Outlook, kirim.

Rusak di tempat-tempat yang dapat diprediksi. Nomor faktur duplikat karena tidak ada yang mengurutkannya. Klien yang ingin membayar dengan kartu membalas bertanya bagaimana caranya. Tidak ada yang tahu dari empat puluh faktur yang ada mana yang masih belum dibayar tanpa membuka spreadsheet. Dan tindak lanjutnya — pengingat yang sebenarnya membuat faktur dibayar — bergantung pada Anda mengingat untuk mengirimkannya.

Opsi 2: templat plus Power Automate

Power Automate dapat menambahkan alur pengingat: kirim faktur, tunggu, beri tahu jika belum dibayar. Ini membantu, tetapi menambahkan lapisan pemeliharaan yang sebagian besar tim kecil remehkan. Alur rusak ketika seseorang mengedit struktur spreadsheet, dan Anda masih tidak memiliki tautan pembayaran, rencana pembayaran, atau tampilan status langsung.

Opsi 3: sistem penagihan yang sebenarnya

Sistem yang sebenarnya memperlakukan faktur sebagai bagian dari satu siklus, bukan dokumen: catatan klien menyimpan riwayat, proposal menjadi faktur, faktur membawa tautan pembayaran, dan pengingat dikirim sesuai jadwal tanpa Anda. Di Workspace369, siklus itu juga mencakup rencana pembayaran untuk deposit dan saldo, faktur berulang untuk retainer, portal klien tempat faktur berada di samping file dan status, dan pelaporan yang menunjukkan apa yang belum dibayar per klien.

Untuk bagian dokumen saat ini, generator faktur gratis membuat faktur siap cetak di browser, dan templat faktur gratis mengunduh CSV yang terbuka langsung di Excel atau Google Sheets.

Rekomendasi akhir

Gunakan pendekatan templat Microsoft 365 saat volume faktur hanya segelintir per bulan. Ketika faktur menjadi ritme mingguan — atau ketika Anda memerlukan tautan pembayaran, rencana, pengingat, dan visibilitas — pindahkan siklus ke perangkat lunak penagihan dan manajemen proyek dibangun untuk itu, dengan paket mulai dari $29/bulan untuk satu pengguna.