Di halaman ini
Singkatnya
Faktur adalah permintaan pembayaran yang diterbitkan sebelum klien membayar: mencantumkan apa yang dikirimkan, biayanya, dan cara membayar. Tanda terima adalah bukti pembayaran yang diterbitkan setelahnya: mengonfirmasi apa yang dibayar, kapan, dan bagaimana. Anda mengirim faktur saat pekerjaan dikirimkan dan tanda terima saat uang masuk. Perangkat lunak penagihan menerbitkan keduanya dari catatan yang sama, menjaga nomor, item baris, dan referensi klien tetap identik pada masing-masing.
Perbedaannya dalam satu tabel
Transaksi yang sama, sisi yang berlawanan:
- Faktur — diterbitkan sebelum pembayaran; permintaan formal yang mencantumkan item, tarif, total, jangka waktu, dan cara membayar
- Tanda terima — diterbitkan setelah pembayaran; konfirmasi yang menunjukkan jumlah yang dibayar, tanggal, metode, dan faktur yang diselesaikannya
- Faktur menjawab "berapa yang harus saya bayarkan?" — tanda terima menjawab "berapa yang saya bayar, dan kapan?"
- Keduanya termasuk dalam catatan klien: faktur sebagai permintaan, tanda terima sebagai bukti
Apa yang harus disertakan setiap dokumen
Mereka berbagi sebagian besar bidang, dengan penekanan yang berbeda:
- Faktur — detail Anda, detail klien, nomor faktur, tanggal terbit dan jatuh tempo, item baris, pajak, total, instruksi pembayaran
- Tanda terima — detail Anda, detail klien, nomor faktur yang diselesaikannya, tanggal pembayaran, jumlah yang diterima, metode pembayaran, dan saldo yang tersisa
- Keduanya — item baris dan total yang sama sehingga jejak kertas cocok persis
Jaga agar tetap terhubung
Kuitansi harus merujuk pada faktur yang diselesaikannya — itulah yang memungkinkan klien (atau akuntannya) mencocokkan pembayaran dengan permintaan tanpa utas email. Di Workspace369, kuitansi dikeluarkan dari faktur yang dibayar, sehingga referensi, item baris, dan jumlah selalu cocok.
Pertanyaan umum
Apakah faktur adalah tanda terima?
Tidak. Faktur meminta pembayaran sebelum terjadi; tanda terima mengonfirmasi pembayaran setelahnya. Keduanya membawa informasi serupa tetapi melayani tujuan yang berlawanan dalam transaksi.
Kapan saya mengirim tanda terima?
Setelah klien membayar. Untuk pembayaran kartu online, kirimkan secara otomatis pada konfirmasi pembayaran. Untuk transfer bank atau cek, terbitkan setelah uang masuk.
Apa yang harus disertakan dalam kuitansi pembayaran?
Nama bisnis dan detail kontak Anda, klien, nomor kuitansi, nomor faktur yang diselesaikannya, tanggal pembayaran, jumlah yang diterima, metode pembayaran, dan saldo yang masih harus dibayar. Jika Anda mengenakan pajak, tunjukkan pajak yang termasuk dalam pembayaran.
Bisakah saya mengubah faktur menjadi kuitansi?
Ya, selama kuitansi ditandai dengan jelas sebagai kuitansi (atau faktur ditandai "Dibayar") dan menunjukkan tanggal, jumlah, dan metode pembayaran. Jaga agar faktur asli tetap utuh; kuitansi adalah catatan pembayaran yang terpisah.
Apakah saya memerlukan keduanya untuk pajak?
Anda memerlukan faktur untuk menunjukkan apa yang Anda tagih dan tanda terima atau catatan pembayaran untuk menunjukkan apa yang Anda kumpulkan. Bersama-sama mereka merekonsiliasi pembukuan Anda; tanda terima yang hilang adalah yang membuat musim pajak menjadi proyek rekonstruksi.
