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In breve
Una fattura è una richiesta di pagamento emessa prima che il cliente paghi: elenca ciò che è stato consegnato, quanto costa e come pagare. Una ricevuta è la prova del pagamento emessa dopo: conferma quanto è stato pagato, quando e come. Invii la fattura quando il lavoro è consegnato e la ricevuta quando arrivano i soldi. Il software di fatturazione emette entrambi dallo stesso record, mantenendo numeri, voci e riferimenti cliente identici su ciascuno.
La differenza in una tabella
Stessa transazione, lati opposti:
- Fattura — emessa prima del pagamento; una richiesta formale che elenca articoli, tariffe, totali, termini e come pagare
- Ricevuta — emessa dopo il pagamento; conferma che mostra l'importo pagato, la data, il metodo e la fattura che salda
- La fattura risponde a "quanto ti devo?" — la ricevuta risponde a "cosa ho pagato e quando?"
- Entrambi appartengono al record del cliente: la fattura come richiesta, la ricevuta come prova
Cosa deve includere ogni documento
Condividono la maggior parte dei campi, con enfasi diversa:
- Fattura — i tuoi dati, dati del cliente, numero fattura, date di emissione e scadenza, voci, tasse, totale, istruzioni di pagamento
- Ricevuta — i tuoi dati, dati del cliente, il numero della fattura che salda, data di pagamento, importo ricevuto, metodo di pagamento e saldo rimanente
- Entrambi — le stesse voci e totali in modo che la traccia cartacea si riconcili esattamente
Mantienili collegati
La ricevuta dovrebbe fare riferimento alla fattura che salda — questo è ciò che consente a un cliente (o al suo commercialista) di abbinare il pagamento alla richiesta senza una catena di e-mail. In Workspace369, le ricevute vengono emesse dalla fattura pagata, quindi il riferimento, le voci e gli importi corrispondono sempre.
Domande comuni
Una fattura è una ricevuta?
No. Una fattura richiede il pagamento prima che avvenga; una ricevuta conferma il pagamento dopo. Riportano informazioni simili ma servono scopi opposti nella transazione.
Quando invio una ricevuta?
Dopo che il cliente paga. Per i pagamenti con carta online, inviala automaticamente alla conferma del pagamento. Per i bonifici o gli assegni, emettila una volta che i soldi sono stati accreditati.
Cosa dovrebbe includere una ricevuta di pagamento?
Il nome e i dettagli di contatto della tua attività, il cliente, un numero di ricevuta, il numero della fattura che salda, la data del pagamento, l'importo ricevuto, il metodo di pagamento e l'eventuale saldo ancora dovuto. Se addebiti l'imposta, mostra l'imposta inclusa nel pagamento.
Posso trasformare una fattura in una ricevuta?
Sì, a condizione che la ricevuta sia chiaramente contrassegnata come ricevuta (o la fattura sia contrassegnata come "Pagata") e mostri la data, l'importo e il metodo di pagamento. Conserva la fattura originale invariata; la ricevuta è un record separato del pagamento.
Ho bisogno di entrambi per le tasse?
Hai bisogno della fattura per mostrare cosa hai fatturato e della ricevuta o del record di pagamento per mostrare cosa hai incassato. Insieme riconciliano i tuoi libri contabili; le ricevute mancanti sono ciò che rende la stagione fiscale un progetto di ricostruzione.
