Essere pagati
Fattura vs ricevuta: la differenza e quando ne hai bisogno.
Una fattura richiede il pagamento; una ricevuta lo conferma. Stessi soggetti, spesso le stesse voci — ma vivono su lati opposti della transazione, e confonderli crea confusione per clienti, commercialisti e durante la stagione fiscale.
In breve
Una fattura è una richiesta di pagamento emessa prima che il cliente paghi: elenca ciò che è stato consegnato, quanto costa e come pagare. Una ricevuta è la prova del pagamento emessa dopo: conferma quanto è stato pagato, quando e come. Invii la fattura quando il lavoro è consegnato e la ricevuta quando arrivano i soldi. Il software di fatturazione emette entrambi dallo stesso record, mantenendo numeri, voci e riferimenti cliente identici su ciascuno.
La differenza in una tabella
Stessa transazione, lati opposti:
- Fattura — emessa prima del pagamento; una richiesta formale che elenca articoli, tariffe, totali, termini e come pagare
- Ricevuta — emessa dopo il pagamento; conferma che mostra l'importo pagato, la data, il metodo e la fattura che salda
- La fattura risponde a "quanto ti devo?" — la ricevuta risponde a "cosa ho pagato e quando?"
- Entrambi appartengono al record del cliente: la fattura come richiesta, la ricevuta come prova
Cosa deve includere ogni documento
Condividono la maggior parte dei campi, con enfasi diversa:
- Fattura — i tuoi dati, dati del cliente, numero fattura, date di emissione e scadenza, voci, tasse, totale, istruzioni di pagamento
- Ricevuta — i tuoi dati, dati del cliente, il numero della fattura che salda, data di pagamento, importo ricevuto, metodo di pagamento e saldo rimanente
- Entrambi — le stesse voci e totali in modo che la traccia cartacea si riconcili esattamente
Mantienili collegati
La ricevuta dovrebbe fare riferimento alla fattura che salda — questo è ciò che permette a un cliente (o al suo commercialista) di associare il pagamento alla richiesta senza una catena di email. In Workspace369, le ricevute vengono emesse automaticamente dalla fattura pagata, quindi il riferimento, le voci e gli importi corrispondono sempre.
FAQ
Domande comuni
Una fattura è una ricevuta?
No. Una fattura richiede il pagamento prima che avvenga; una ricevuta conferma il pagamento dopo. Riportano informazioni simili ma servono scopi opposti nella transazione.
Quando invio una ricevuta?
Dopo che il cliente paga. Per i pagamenti con carta online, inviala automaticamente alla conferma del pagamento. Per i bonifici o gli assegni, emettila una volta che i soldi sono stati accreditati.
Ho bisogno di entrambi per le tasse?
Hai bisogno della fattura per mostrare cosa hai fatturato e della ricevuta o del record di pagamento per mostrare cosa hai incassato. Insieme riconciliano i tuoi libri contabili; le ricevute mancanti sono ciò che rende la stagione fiscale un progetto di ricostruzione.
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