オーナーからの問い合わせの拡散
管理サービスを探している物件オーナーは、物件ポートフォリオをメールで混在させて送信することがよくあります。専用の顧客記録がないと、これらのポートフォリオはアクティブなテナントサポートチケットと一緒に誤ってファイリングされます。スタッフは元の問い合わせの詳細を見失い、フォローアップの機会を逃すことにつながります。見込みオーナーのファイルと最初のやり取りをテナントデータから分離しておくことで、契約前の重要な段階での明確なコミュニケーションが保証されます。
プロパティマネージャー向けCRM
オーナー提案ワークフローを備えた不動産管理者向けCRM
プロパティマネージャーは、オーナーからの問い合わせとテナントのメンテナンス操作を分離するのに苦労することがよくあります。物件オーナーが管理提案書をリクエストすると、これらのコミュニケーションを既存のリースレコードと混同すると、管理上の混乱が生じます。Workspace369は、オーナー獲得をエンドツーエンドで実行します：クライアントレコード、提案書、オンボーディングプロジェクト、セットアップ請求書。オーナーのビジネス開発はテナントの操作から分離されているため、すべての新しいオーナーは物件のオンボーディングが開始される前に構造化されたレビューに従います。
クライアント関係と合意されたブリーフ
作業担当者付きのタスク
請求請求書と商業的文脈
主な特徴
Workspace369のプロパティマネージャー向けCRMは、クライアントレコード、提案書、プロジェクト、タスクを含む9つの領域をカバーします。
ワークフローは、「問い合わせのログ記録」から「ポータルアクセス提供」までの5つのステップで実行されます。
Workspace369 は月額 29 ドルから 1 シートで利用でき、Commander プランには 20 シート、500 GB のストレージ、月間 120,000 AI トークンが含まれ、月額 299 ドルです。
追加シートは各 10 ドル、追加ストレージ 100 GB は 15 ドルです。完全な価格は公開されています。 Workspace369の価格ページ.
問題点
物件所有者取得における管理上の障害
構造化されていない提案
カスタム管理契約の作成には、料金体系とメンテナンスキャップに関する正確な条件が必要です。不動産管理者が一般的なテキストドキュメントを使用すると、エラーが頻繁に発生します。専用のクライアントワークシステム内で提案書を追跡しないと、スタッフが古い契約バージョンを実行する可能性があります。提案書、ファイル、最初のオーナーとの会話を一元管理することで、見込み客に不正な条件が送信されるのを防ぎます。
オンボーディングタスクの混乱
オーナーが管理契約に署名すると、物件データの移行には多数の管理ステップが伴います。構造化されたプロジェクトとタスクがないと、チームメンバーは保険証書やユーティリティ承認フォームの収集を忘れてしまいます。この管理上のギャップは、実際の物件オンボーディングを遅らせます。これらの運用前タスクを追跡することで、テナント配置が開始される前に、すべての法的および管理上の前提条件が満たされていることを保証します。
散在する料金追跡
新規物件所有者からの初期セットアップ料金またはオンボーディングのレテイナーの収集は、しばしば見落とされます。請求がオンボーディングプロジェクトとは完全に別に処理されている場合、財務チームはプロジェクトのステータスを把握できません。請求書をクライアントレコードとオンボーディングプロジェクトに直接関連付けることで、物件管理サービスが正式に開始される前にセットアップ料金が要求、追跡、および収集されることが保証されます。
製品
クライアントが感じるワークスペースをご覧ください。
01
クライアントが実際にチェックするポータル
クライアントは、チームに更新を求める代わりに、ブランド化されたポータルで進捗状況、ファイル、請求書を確認します。
02
すべてのチャネルを1つの受信トレイに
メール、SMS、電話、ボイスメールがクライアントレコードの横に表示され、AIによる要約が付いているため、チームの誰でも完全なコンテキストで返信できます。
03
クライアントワークをプロジェクトとして整理
すべてのエンゲージメントのタスク、ファイル、ステータス — チームと、クライアントポータルを通じてクライアントに表示されます。
04
見積もりから請求書支払いまで
見積もりを送信し、マイルストーンまたはリテイナーで請求し、自動リマインダーで未払い分を回収します。
ワークフロー
オーナーのオンボーディングと提案ワークフロー
01
問い合わせログ記録
ワークフローは、不動産所有者が問い合わせを送信したときに開始されます。チームメンバーは、物件の詳細、所有者の連絡先情報、および初期の要件を記録するために、クライアントレコードに新しいエントリを作成します。初期のすべてのやり取りとファイル（現在の物件の写真や既存のユニットの概要など）はこのレコードに添付されます。これにより、初期のビジネス開発データがクリーンに保たれ、アクティブなテナント運用システムから分離されます。
02
提案書の作成
次に、マネージャーはプラットフォームを使用して、家主への正式な提案書を作成および発行します。提案書には、管理手数料率、メンテナンス承認限度額、およびサービス条件が概説されています。チームメンバーは、スケジューリングツールを使用してフォローアップ会議をスケジュールしながら、提案書のステータスを更新できます。これにより、家主が文書を受け取り、レビュー会話を予約するための明確な方法があることが保証されます。
03
オンボーディングプロジェクトの設定
提案承認時に、マネージャーはアクティブなオンボーディングプロジェクトを作成します。このプロジェクトには、管理スタッフに割り当てられたタスクリストが含まれます。タスクには、権利証書のコピーの確保、物件保険の確認、オーナープロフィールの設定などが含まれます。オーナーから提供されたファイルは、移行中の簡単な管理参照のためにプロジェクトフォルダ内に整理されます。
04
初期請求
運用管理が開始される前に、管理者はプラットフォームを通じて初期のプロパティセットアップ料金の請求書を発行します。この請求書は、クライアントレコードとオンボーディングプロジェクトに直接関連付けられています。チームは支払い状況を監視し、所有者が必要なセットアップリテーナーを支払うまで、オンボーディングタスクが完了に進まないことを保証し、会社を初期運用コストから保護します。
05
ポータルアクセス提供
最後に、プロパティマネージャーはオーナーにクライアントポータルへのアクセスを許可します。このポータルを通じて、オーナーは完了したオンボーディングファイルを表示し、プロジェクトのステータスを確認し、過去の会話を確認できます。オンボーディングが完了すると、テナントレコードとリース会計はプライマリプロパティシステムに残り、オーナーとの関係はWorkspace369で継続されます。
製品カバレッジ
プロパティマネージャー向けクライアントオペレーション
- システムは、テナントデータベースに重複または自動エントリを作成せずに、クライアントレコードに見込み不動産所有者の問い合わせを正常に記録する必要があります。
- 提案ドキュメントは、オンボーディングプロジェクトに直接リンクする必要があり、スタッフが管理契約がアクティブになる前に必要な特定のタスクとファイルを追跡できるようにする必要があります。
- クライアントポータルは、物件所有者が自分の特定の提案書、請求書、および所有者の会話のみを表示できるように制限し、他のクライアントからのデータが完全に分離されていることを保証する必要があります。
クライアントレコード
提案書
プロジェクトとタスク
ファイル
会話
スケジューリング
請求書
クライアントポータル
ワークフロー自動化
App Storeで高評価
クライアントワークの担当者からの評価
★★★★★
ついに落ち着けるように3つか4つのオールインワンツールを渡り歩きましたが、いつもタブだらけになっていました。これは落ち着いて使える初めてのツールです。クライアントプロジェクトを10分で設定できました。
★★★★★
ストレスフリーなチーム導入8人のチームに導入しましたが、直感的で洗練されているため、導入は簡単でした。より多くの連携機能があれば嬉しいですが、彼らは継続的にリリースしています。
★★★★★
毎週数時間節約メモ、タスク、ドキュメント、アップデート用に別々のツールを使い分けていました。1か所にまとめたことで、毎週数時間節約できています。サポートも迅速です。
開始する
クライアントワークでWorkspace369を体験してください。
無料トライアルを開始するか、営業担当者にご相談ください。どちらの方法でも、受信トレイ、プロジェクト、ポータル、請求の全プロセスを確認できます。よくある質問
オーナーオンボーディングの検証基準
このシステムは、当社のコアプロパティ管理ソフトウェアを置き換えますか？
家賃元帳、リース会計、テナントスクリーニング、メンテナンス派遣を不動産管理ソフトウェアに保持します。Workspace369は、ビジネスのオーナーサイドを実行します：クライアントレコード、提案書、オンボーディングプロジェクト、会話、および請求書。Specialistから、WebhookとAPIを介して他のシステムに接続します。
オーナーのオンボーディングプロセス中に、テナントレコードはどのように処理されますか？
テナントレコードはプライマリプロパティシステム内に残りますが、Workspace369は不動産所有者向けのビジネス開発とオンボーディングを管理します。テナントデータを分離することで、チームは運用上のテナントデータベースやリース追跡システムを煩雑にすることなく、所有者との提案書、ファイル、会話を管理できます。
Workspace369内でオーナーオンボーディング手数料を追跡できますか？
はい、初期設定料金およびオンボーディングリテーナーの請求書をプラットフォーム内で直接生成および追跡できます。これらの請求書は、特定のオーナークライアントレコードおよびオンボーディングプロジェクトにリンクされており、管理チームは物件が完全にアクティブポートフォリオに移行される前に支払いが回収されたことを確認できます。
オンボーディング中にオーナーはシステムとどのようにやり取りしますか？
オーナーはクライアントポータルを利用して、提案を確認し、オンボーディングタスクのステータスを確認し、共有された物件ファイルを表示し、管理チームとの会話を維持します。これにより、オーナーは物件がテナント管理システムに公開される前に、専門的でプライベートな空間でチームと協力できます。
準備はできています
Workspace369がクライアントワークフローにどのように適合するかを確認します。
今日必要なモジュールから始めて、オペレーションが成長するにつれてAI、自動化、会計、在庫、リクエスト、およびレポートをオンにしてください。
