Beste CRM voor Virtuele Assistenten in 2026: vaste honoraria, uren, taken

Wat een CRM voor virtuele assistenten is (en wat het niet is)

Een CRM voor virtuele assistenten is de zakelijke kant van het werk van een assistent: wie de klant is, welke uren of taken je per maand hebt afgesproken, wie van hun team werk kan aanvragen, wat je hebt gelogd en wat nog niet is betaald. Het is geen inboxvervanger, wachtwoordkluis of projecttool voor het eigen team van de klant. Bewaar klantlogins in een wachtwoordbeheerder, niet in notities. Als een tool contacten opslaat maar tijdregistratie en facturering aan andere apps overlaat, leeft de urenafspraak in een e-maildraad en kan een tweede aanvrager stilzwijgend de maand over het maximum duwen.

Hoe we deze tools hebben vergeleken

We vergeleken elke tool op dezelfde vijf punten, met alleen de eigen prijs- en productpagina's van de leverancier:

1. Instapprijs voor één persoon, maandelijks en jaarlijks gefactureerd, zoals vermeld op 25 oktober 2026.
2. Vaste honoraria en uren dekking op dat abonnement: tijdregistratie, terugkerende facturen of vaste honoraria, en het omzetten van geregistreerde tijd naar een factuur.
3. Klantgerichte onderdelen: klantportal, voorstellen of contracten, en taken of projecten.
4. Harde limieten op het instapniveau: actieve klanten, projecten, gebruikers of leadformulieren.
5. Proefperiode voorwaarden: lengte, en of de leverancier zegt dat een kaart nodig is.

We hebben snelheid, ondersteuning, betrouwbaarheid of mobiele apps niet getest, en hebben geen beoordelingen van derden gebruikt. De volgorde weerspiegelt de geschiktheid voor een VA die vaste honoraria en urenpakketten factureert. HubSpot en Harvest zijn gedeeltelijke tools en staan onderaan.

De beste CRM voor virtuele assistenten in 2026

1. Workspace369, het beste voor VAs die vaste honoraria en uurpakketten factureren

Workspace369 plaatst het klantdossier, een voorstel de klant keurt online goed, een retainer met een maandelijkse urenbank, taken, tijdregistratie met urenstaten, een privé klantenportaal en facturen op één plek. Cadet kost $29 per maand voor één persoon ($23,25 jaarlijks gefactureerd) en vermeldt retentiecontracten, terugkerende facturen, aanbetalingen, factureerbare tijd die factuurregels worden en een automatische betalingsopvolging op het abonnement. E-mailautomatiseringen zijn inbegrepen, met maximaal 3 actieve workflows. De screenshot is een demo-record, geen klantresultaat.

Beperkingen: Cadet staat 5 actieve projecten en één gebruiker toe, dus een VA met veel kleine klanten kan de limiet bereiken; Voyager ($74 per maand, twee gebruikers, oproepen en sms'en, gedeelde inbox) verhoogt deze, en extra gebruikers kosten $10 per maand vanaf Voyager. Online boeking, onkosten en betalingsplannen beginnen bij Specialist ($149 per maand). Het dwingt geen urenlimiet voor je af, dus schrijf de limiet in het voorstel. De proefperiode van 14 dagen vereist een kaart.

Beste voor: solo VA's met maximaal vijf actieve klantprojecten, of kleine VA-bureaus op Voyager, die maandelijkse vaste honoraria verkopen en tijd, taken, portaal en facturen willen zonder extra apps.

2. Moxie, het beste voor de laagste gecontroleerde prijs

Moxie vermeldt een pagina voor virtuele assistenten op zijn site. Starter kost $12 per maand, of $10 per maand jaarlijks gefactureerd, en de prijslijst vermeldt klant- en projectbeheer, facturering en betalingen, voorstellen, offertes en contracten, tijdregistratie, een verkooppijplijn, een formulierbouwer en vergaderplanners. De proefperiode is 14 dagen en de homepage van Moxie zegt dat er geen creditcard nodig is. Als je de onderstaande test uitvoert, wordt elke stap tot aan de factuur vermeld op Starter. Pro kost $25 per maand ($20 jaarlijks gefactureerd) en voegt het witgelabelde klantenportaal, aangepaste domein en workflow-automatiseringen toe.

Beperkingen: geen witgelabeld portaal of automatiseringen op Starter, dus herinneringen en klantupdates blijven handmatig tot Pro. De prijslijst noemt geen terugkerende facturering, maar het helpcentrum van Moxie documenteert terugkerende facturen en betalingsplannen zonder een planbeperking, dus controleer deze op Starter voordat je een retainer plant.

Beste voor: nieuwe VAs die goedkoop offertes, tijd en facturen willen en handmatig updates kunnen opvolgen.

3. Plutio, het beste voor een alles-inclusief solo-abonnement

Plutio vermeldt projecten, facturen, contracten, planners en formulieren als kernfuncties op elk abonnement. Core is $19 per maand ($190 per jaar gefactureerd) en bevat 100 GB opslag; de pagina zegt dat projecten, facturen, contracten, planners, formulieren en tijdregistratie op elk abonnement staan. De proefperiode is 7 dagen en de pagina zegt dat er geen kaart vereist is. De vangst is de limiet: Core staat 9 actieve klanten toe en geen bijdragers, en de proefperiode staat 3 actieve klanten toe. Tel het aantal klanten dat je actief bedient voordat je begint; een tiende brengt je naar Pro voor $49 per maand.

Beperkingen: alleen solo op Core, 500 workflow-acties per maand, en white-label is een add-on. Een groeiend VA-bureau met een paar assistenten groeit er snel uit.

Beste voor: een solo VA met een kleine, stabiele klantenlijst die vanaf dag één elke module wil.

4. Bonsai, het beste voor facturering per uur per gebruiker

Bonsai rekent per gebruiker. Basic is $15 per maand ($9 jaarlijks gefactureerd) met tijdregistratie, taken, onbeperkte projecten en een CRM. Essentials, voor $25 per maand ($19 jaarlijks gefactureerd), voegt facturen en betalingen, facturen voor retentie en abonnementen, voorstellen en contracten, formulieren, planning, de klantportal en onkostentracking toe. De proefperiode duurt 7 dagen, daarna vraagt Bonsai om kaartgegevens om door te gaan. Probeer Essentials, niet Basic, omdat Basic de factuur niet kan verzenden. Elite kost $49 per maand, jaarlijks gefactureerd ($59 maandelijks) met een minimum van drie gebruikers, dus het is pas relevant als je aanneemt.

Beperkingen: facturen en het portaal zitten niet in Basic, en aangepaste velden en klanttaken en berichten beginnen bij Premium ($39 per maand, $29 jaarlijks gefactureerd).

Beste voor: VA's die per uur factureren en onderaannemers één voor één toevoegen.

5. HoneyBook, het beste voor VA-diensten in pakketten

HoneyBook Starter is $29 per maand jaarlijks gefactureerd en biedt onbeperkte klanten en projecten, facturen en betalingen, offertes en contracten, een agenda, een klantenportaal en basisrapporten. De FAQ biedt een proefperiode van 30 dagen zonder creditcard. Als je vaste pakketten verkoopt, zoals een inbox-management setup, past de flow van aanvraag tot betaling goed. De prijslijst vermeldt ook een garantie van 60 dagen geld-terug, wat het risico van testen op echt werk verlaagt. Starter is $29 per maand jaarlijks gefactureerd; de maandelijkse Starter-prijs is zie site.

Beperkingen: Starter staat maximaal 2 live leadformulieren toe. De prijzenpagina vermeldt geen tijdregistratie of het abonnement, hoewel het helpcentrum van HoneyBook een Time Tracker beschrijft die factureerbare uren op facturen plaatst, dus bevestig dit in de proefperiode voordat je erop vertrouwt voor een urenlimiet. Essentials ($49 per maand per jaar gefactureerd, $59 maandelijks) voegt een planner, automatiseringen, maximaal 10 leadformulieren en maximaal 2 teamleden naast de account-eigenaar toe.

Beste voor: VA's die vaste pakketten verkopen in plaats van geregistreerde uren.

6. Dubsado, het beste voor onboarding met veel formulieren

Dubsado Starter kost $335 per jaar en Premier kost $525 per jaar; de maandelijkse prijzen zijn Zie website. De proefperiode is 21 dagen met volledige Premier-toegang en geen kaart vereist. Beide plannen bieden onbeperkte klanten en projecten, facturering en betalingsplannen, klantportals, formulier- en e-mailsjablonen en drie extra gebruikers gratis. Starter heeft één actieve lead capture formulier. Planning, geautomatiseerde workflows en openbare voorstellen vereisen Premier.

Beperkingen: de prijslijst vermeldt geen tijdregistratie, maar het helpcentrum van Dubsado zegt dat tijdregistratie een Premier-functie is die vermeldingen op facturen toepast, dus Starter heeft een andere tool nodig voor uren. De maandelijkse prijs is zie site, dus controleer deze als je liever niet jaarlijks betaalt.

Extra merken kosten $10 per maand per stuk, wat handig is als je een tweede VA-merk runt, en gebruikers boven de drie gratis exemplaren worden geprijsd in banden op de pagina.

Beste voor: VA's met een herhaalbare onboarding-vragenlijst die de formulieren één keer zullen bouwen.

7. HubSpot CRM en Harvest, het beste als gedeeltelijke tools

De gratis CRM van HubSpot zegt dat deze gratis is voor maximaal 2 gebruikers, met 1.000 contacten en geen tijdslimiet en geen kaart vereist. De pagina toont contacten, dealpijplijnen, taken en activiteiten, en rapportage, maar geen tijdregistratie, klantenportaal of retainerfacturering, dus het dekt contacten en een pijplijn. Harvest heeft een gratis abonnement met 1 zitplaats en 2 projecten, inclusief tijdregistratie, facturering en onkostendeclaratie, en Teams begint bij $9 per zitplaats per maand jaarlijks gefactureerd ($11 maandelijks) met een proefperiode van 30 dagen. Harvest zegt dat er geen creditcard nodig is voor een proefperiode.

Beperkingen: geen van beide vermeldt een klantenportaal, offertes of terugkerende retentie-facturering op de beschreven abonnementen.

Beste voor: een VA die alleen een gratis contactlijst (HubSpot) of alleen urenregistratie en facturen (Harvest) nodig heeft. Beide kunnen naast een lichtere tool staan, maar dan leven de urenafspraak, de taken en de factuur op drie plaatsen, wat de afwijking is die deze gids probeert te vermijden.

Vergelijking naast elkaar

Welke tool past bij je VA-bedrijf?

Workspace369 in actie voor een maandelijkse retentieklant

Hier zie je hoe de urenlimiettest hieronder eruitziet in Workspace369. Beide screenshots zijn van een demo-werkruimte met voorbeeldgegevens (een bedrijf voor auto-detailing op het Commander-abonnement), geen VA-account en geen klantresultaat.

Het bord toont 10 actieve projecten in fasemappen, elke kaart met een voortgangsbalk, budget en resterende dagen. De zijbalk toont Klanten, Verzoeken, Projecten, Agenda, Taken, Herinneringen, Tijdregistratie, Offertes en Facturen. Een VA zou één project per retentieklant houden: taken van elke aanvrager gaan op het project, en tijdregistratie timers en urenstaten worden hiertegen gelogd. Cadet staat 5 actieve projecten toe; deze demo is op Commander.

De factuureditor toont de details aan de linkerkant en een klantgerichte preview aan de rechterkant, met een reeds toegepaste deelbetaling. Aan het einde van de maand zet je de geregistreerde uren om in factuurregels, en een aanbetaling herhaalt elke maand dezelfde factuur. De klant ziet het project, de berichten en de factuur in de klantportaal in plaats van in een e-mailthread. Het tabblad Betalingsplan in dit screenshot vereist Specialist of hoger.

Stel de klant in als een urenbank-aanbetaling en de urenteller toont goedgekeurde uren, uren die wachten op je goedkeuring en wat er over is, met waarschuwingen bij 80% en 100% van de uren van de maand. Aanbetalingsurenbanken zijn op elk abonnement.

Wat het niet doet voor een VA: het stopt het werk niet bij de limiet, dus spreek in de offerte af wat er met extra uren gebeurt. Het is geen wachtwoordkluis. Online boeken begint op Specialist.

Voer een test voor het overschrijden van het urenlimiet uit tijdens de proefperiode

Neem één fictieve klant een maand lang door elke tool die je selecteert:

1. Leg de maandelijkse urenafspraak en de inbegrepen taken vast, en stuur dit als een voorstel of briefing die de klant goedkeurt.
2. Maak een project met taken van twee verschillende aanvragers bij de klant.
3. Log tijd tegen beide met de timer, bewerk dan één vermelding in het urenoverzicht.
4. Overschrijd de maandlimiet, stuur de klant dan een bericht hierover en voeg de urenspecificatie bij.
5. Zet de geregistreerde tijd om in een factuur en stel de factuur voor het vaste honorarium van volgende maand in.
6. Exporteer de gegevens van de klant en controleer wat eruit komt.

Als je de test uitvoert, houdt de beste tool taken, tijd, berichten en factuur op één klantrecord, en het factuurtotaal komt overeen met je urenstaat. Elke afwijking is de lekkage waarvoor deze test is ontworpen. Prijs eerst de extra uren met de gratis scope-wijzigingsverzoekbouwer en stel je tarief in met de uur tarief calculator.

Wanneer je het simpel moet houden

Als je twee of drie vaste klanten hebt, kunnen een gedeelde takenlijst, een timer-app en een factuursjabloon je al een heel eind helpen. Stap over op een klantwerktool wanneer twee aanvragers conflicteren, wanneer je niet kunt zeggen hoeveel uren je drie maanden geleden hebt afgesproken, of wanneer je handmatig achterstallige betalingen achtervolgt. De productpagina virtuele assistenten toont hoe Workspace369 omgaat met voorstellen, Communicatie en facturen, en de prijzenpagina heeft huidige abonnementen. Workspace369 ondersteunt ook Workflow Automations voor herinneringen en opvolgingen, met e-mailautomatiseringen op elk abonnement.

Voordat je echte klanten importeert, voer je één volledige maand uit met demo-gegevens en controleer je of je gegevens kunnen worden geëxporteerd.