Client onboarding questionnaire: 30 vragen voor nieuwe klanten.

Contact, facturering en besluitvormers

Begin met de details die je nodig hebt om facturen te sturen en de juiste persoon te bereiken:

• Wie is het belangrijkste contactpersoon, en wat is het beste e-mailadres en telefoonnummer?
• Wie heeft het laatste woord over het werk, als dat iemand anders is?
• Wie ontvangt facturen, en onder welke facturatienaam, adres en met welke belastinggegevens moeten deze worden opgesteld?
• Heb je een inkoopordernummer nodig op facturen?
• In welke tijdzone ben je, en wanneer ben je meestal beschikbaar?
• Wat is je website en welke socialprofielen moeten we kennen?

Doelen en succes

Vraag naar het doel in de eigen woorden van de klant. Hun antwoorden worden de briefing en, later, de casestudy:

• Wat is het hoofddoel van dit project?
• Waarom is het nu belangrijk?
• Hoe weet je dat het project een succes was?
• Wie is het publiek of de klant waarvoor dit werk bedoeld is?
• Welke concurrenten of voorbeelden vind je goed, en waarom?
• Is er iets dat je eerder hebt geprobeerd dat niet werkte?

Scope, timing en budget

Bevestig de grenzen die in het voorstel zijn overeengekomen, zodat niets wordt aangenomen:

• Welke deliverables verwacht je, en in welk formaat?
• Zijn er vaste data, lanceringen of evenementen waar we rekening mee moeten houden?
• Is er iets dat je buiten de scope van dit project beschouwt?
• Wie anders (personeel, andere freelancers, bureaus) is betrokken, en hoe moeten we met hen samenwerken?

Merk, inhoud en bestaand materiaal

Verzamel nu bestanden in plaats van er één voor één om te vragen:

• Deel alsjeblieft je logo's, merk kleuren, lettertypen en merkrichtlijnen
• Deel alstublieft bestaande teksten, foto's, video's of documenten die we moeten gebruiken
• Zijn er woorden, stijlen of onderwerpen die we moeten vermijden?
• Wie levert nieuwe inhoud aan, en tegen wanneer?

Toegang tot tools en accounts

Vraag toegang via uitnodigingen of gedeelde rollen in plaats van wachtwoorden die per e-mail worden verzonden:

• Welke tools en accounts hebben we nodig (website, hosting, domein, analytics, social media, advertenties, e-mailplatform)?
• Wie kan ons uitnodigen of toegang verlenen tot elk van deze?
• Zijn er beveiligings- of nalevingsregels die we moeten volgen?
• Wie moeten we contacteren als de toegang niet meer werkt of als er iets kapot gaat?

Communicatie en goedkeuringen

Overeenkomen hoe je samenwerkt vóór de eerste deadline:

• Hoe communiceer je het liefst: e-mail, klantportaal, telefoontjes of berichten?
• Hoe vaak wil je updates ontvangen?
• Wie moet er nog meer worden gekopieerd op projectupdates?
• Hoeveel mensen beoordelen elke conceptversie en hoeveel tijd heb je nodig om feedback te geven?
• Hoe gaan we om met verzoeken om wijzigingen buiten de overeengekomen scope?
• Is er nog iets anders dat we moeten weten voordat we beginnen?

Stuur het één keer en bewaar de antwoorden in het klantdossier

Stuur de vragenlijst direct na ondertekening van het contract en betaling van de aanbetaling, terwijl de klant het meest betrokken is, en vraag om teruggave binnen een paar dagen. In Workspace369 worden antwoorden van het intakeformulier opgeslagen in het dossier van de klant en kunnen bestanden worden gedeeld in het klantportaal, zodat het project, het klantportaal en latere facturen allemaal beginnen vanuit dezelfde informatie in plaats van een e-maildraad.