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Em resumo
Uma fatura é uma solicitação de pagamento emitida antes que o cliente pague: lista o que foi entregue, quanto custou e como pagar. Um recibo é prova de pagamento emitido depois: confirma o que foi pago, quando e como. Você envia a fatura quando o trabalho é entregue e o recibo quando o dinheiro chega. O software de faturamento emite ambos do mesmo registro, mantendo os números, itens e referência do cliente idênticos em cada um.
A diferença em uma tabela
Mesma transação, lados opostos dela:
- Fatura — emitida antes do pagamento; uma solicitação formal listando itens, taxas, totais, termos e como pagar
- Recibo — emitido após o pagamento; confirmação mostrando valor pago, data, método e a fatura que ele liquida
- Fatura responde "quanto eu te devo?" — recibo responde "o que eu paguei e quando?"
- Ambos pertencem ao registro do cliente: a fatura como a solicitação, o recibo como a prova
O que cada documento deve incluir
Eles compartilham a maioria dos campos, com ênfases diferentes:
- Fatura — seus dados, dados do cliente, número da fatura, datas de emissão e vencimento, itens, impostos, total, instruções de pagamento
- Recibo — seus dados, dados do cliente, o número da fatura que ele liquida, data de pagamento, valor recebido, método de pagamento e qualquer saldo restante
- Ambos — os mesmos itens e totais para que o rastro de auditoria concilie exatamente
Mantenha-os conectados
O recibo deve referenciar a fatura que ele liquida — é isso que permite que um cliente (ou seu contador) combine o pagamento com a solicitação sem um fio de e-mail. No Workspace369, os recibos são emitidos a partir da fatura paga, portanto, a referência, os itens de linha e os valores sempre correspondem.
Perguntas frequentes
Uma fatura é um recibo?
Não. Uma fatura solicita pagamento antes que ele ocorra; um recibo confirma o pagamento depois. Eles carregam informações semelhantes, mas servem a propósitos opostos na transação.
Quando devo enviar um recibo?
Após o cliente pagar. Para pagamentos com cartão online, envie-o automaticamente na confirmação do pagamento. Para transferências bancárias ou cheques, emita assim que o dinheiro for compensado.
O que um recibo de pagamento deve incluir?
O nome e os detalhes de contato do seu negócio, o cliente, um número de recibo, o número da fatura que ele liquida, a data do pagamento, o valor recebido, o método de pagamento e qualquer saldo ainda devido. Se você cobrar imposto, mostre o imposto incluído no pagamento.
Posso transformar uma fatura em um recibo?
Sim, desde que o recibo esteja claramente marcado como recibo (ou a fatura esteja marcada como "Pago") e mostre a data, o valor e o método de pagamento. Mantenha a fatura original inalterada; o recibo é um registro separado do pagamento.
Preciso de ambos para impostos?
Você precisa da fatura para mostrar o que faturou e do recibo ou registro de pagamento para mostrar o que coletou. Juntos, eles reconciliam seus livros; recibos ausentes são o que tornam a temporada de impostos um projeto de reconstrução.
