Automatiserad kundintroduktion: vad som ska automatiseras efter att ett förslag har accepterats (2026)
Vad som ska automatiseras efter att en kund accepterat en offert: utlösarna, åtgärderna som är värda att bygga, och en engångsinställning som sköter din onboarding åt dig.
Av Simon Dziak, Grundare, Workspace369 · LinkedIn
Den bästa introduktionen känns personlig och kräver nästan ingen ansträngning, eftersom de repeterbara delarna redan har hänt vid tidpunkten då du öppnar din inkorg. En kund säger ja, och ett välkomstmeddelande, en uppgift och en statusändring är redan gjorda.
Den här guiden listar vad som är värt att automatisera efter att ett förslag har accepterats, vad som inte är det, och hur man ställer in det när det väl är gjort. Det är ett komplement till bästa jämförelsen av programvara för kundintroduktion och den Checklista för kundintroduktion för byråer, som täcker verktyg och hela processen. Här fokuserar vi på den automatiserbara delen.
Vad ingår?
Snabbt svarVad som är värt att automatiseraDe tre utlösarna som spelar rollTillgängliga åtgärderTre startarbetsflödenHur man ställer in det en gångVad du ska inkludera i din planVar det visas i produktenMisstag att undvikaEtt arbetat exempel: ett varumärkesprojektHur man vet att det fungerarSlutligt rekommendation
Snabbt svar
Skapa tre arbetsflöden: ett för "Förslag accepterat", ett för "Kontrakt signerat", ett för "Betalning mottagen". Varje skickar ett kort, personligt e-postmeddelande, skapar en uppgift för dig och flyttar kunden framåt i ett stadium. Lägg till den första fakturan där den passar. Du bygger dem en gång, och de körs varje gång utlösaren inträffar. Allt som kräver omdöme, som kickoff-agendan eller den kreativa briefen, stannar på din egen uppgiftslista.
Vad som är värt att automatisera
Använd ett enkelt test: skulle du skriva samma meddelande och göra samma klick varje gång? Om ja, automatisera det.
| Ögonblick | Automatisera | Håll mänskligt |
|---|---|---|
| Förslag accepterat | Tack-e-post, uppgift "schemalägg kickoff", kund flyttas till Aktiv | Välja startdatum |
| Kontrakt signerat | Bekräftelse, intern avisering, e-postmeddelande om första steg | Läsa särskilda klausuler |
| Betalning mottagen | Kvitto, "ditt startdatum är reserverat"-notering | Resursplanering |
| Före kickoff | Påminnelse med länk till frågeformulär | Kickoff-samtalet i sig |
De tre utlösarna som spelar roll
Workspace369-arbetsflöden kan starta vid händelser i kundposten. För onboarding är tre kärnan:
- Förslag accepterat. Kunden sa ja. Detta är din snabbaste chans att bekräfta det.
- Kontrakt slutfört. Varje undertecknare klar. Säkert att bekräfta startprocessen.
- Betalning mottagen. Depositionen eller fakturan är betald. Säkert att hålla startdatumet.
En fjärde, bokning skapad, är relevant om du kör en bokningssida för upptäcktsamtal eller introduktionssessioner.
Ett inbyggt steg att känna till: när ett förslag har ett bifogat kontrakt skickas kontraktet automatiskt vid godkännande. Det är inte ett arbetsflöde du bygger, och det sparar ett manuellt steg.
Tillgängliga åtgärder
Inom ett arbetsflöde kan du kedja ihop steg. De som är viktiga för onboarding:
- Skicka en e-post (alla planer).
- Skicka en SMS (Voyager och uppåt).
- Skapa en uppgift, tilldelad dig eller en lagkamrat.
- Skicka en intern avisering.
- Tilldela en lagkamrat till kunden.
- Flytta kundens steg, till exempel från Lead till Active.
- Ställ in ett fält eller lägg till en tagg, som "onboarding".
- Konvertera ett förslag till en faktura och skicka en faktura.
- Skicka ett kontrakt och påminn om ett osignerat.
Vad som inte finns idag: ett steg som skapar ett projekt, eller ett som bjuder in kunden till portalen. Planera dessa två manuellt, eller lägg till dem i ditt välkomstmeddelande som instruktioner.
Tre startarbetsflöden
Arbetsflöde 1: Offert accepterad
- Utlösare: förslag accepterat.
- Åtgärder: skicka ett e-postmeddelande till kunden, skapa en uppgift "Schemalägg kickoff-möte" förfaller om två dagar, flytta kunden till Aktiv.
E-posttext:
Ämne: Du är med, Förnamn
Tack för att du accepterade projekt förslag. Därefter får du kontraktet att signera, sedan skickar jag några kickoff-frågor. Jag hör av mig inom en arbetsdag för att välja tid för vår kickoff.
Simon
Arbetsflöde 2: Kontrakt signerat
- Utlösare: kontrakt slutfört.
- Åtgärder: intern avisering till dig, skicka e-post till kunden med frågeformuläret, lägg till taggen "onboarding".
Arbetsflöde 3: Betalning mottagen
- Utlösare: betalning mottagen.
- Åtgärder: skicka ett e-postmeddelande till kunden "din startdatum är reserverat", skapa en uppgift "Beställ material / boka entreprenör", meddela den tilldelade teammedlemmen.
Om din första faktura följer handpenningen, kan du lägga till ett steg som skickar en faktura från förslaget. För formuleringar, se frågeformulär för kundintroduktion.
Hur man ställer in det en gång
Du är författaren, och installationen är ett engångsjobb.
- Öppna arbetsflöden och börja från en mall, som "Godkänt förslag överlämnas" eller "Kontrakt signerat tack". Dessa är enstaka tackmeddelanden, så behandla dem som en utgångspunkt.
- Skriv om e-postmeddelandet med din egen röst. Använd kundens namn och projektets namn.
- Lägg till uppgiften och stegförändringen.
- Kör ett test med en exempelkund innan aktivering.
- Aktivera. Kontrollera exekveringsloggen efter den första verkliga acceptansen.
Inget körs förrän du aktiverar det. Det är den ärliga handeln: några minuter nu, inget manuellt arbete senare.
Vad du ska inkludera i din plan
Cadet (29 USD/månad) inkluderar e-postautomatiseringar med upp till tre aktiva arbetsflöden, vilket täcker de tre ovan exakt. Voyager (74 USD/månad) lägger till SMS-steg och upp till tio aktiva arbetsflöden. Specialist (149 USD/månad) tillåter 25. Commander och Enterprise är obegränsade och lägger till AI-utkastade arbetsflöden. Kontrollera prissättning för den aktuella matrisen.
Var det visas i produkten
Se arbetsflödesautomatisering för utlösare och åtgärder i detalj. Förslaget som startar denna kedja täcks i förslag och offerter, och klientens senare visning är den kundportal.
Det accepterade tillståndet ovan är vad kunden ser omedelbart efter att ha sagt ja. Ditt accepteringsarbetsflöde utlöses i samma ögonblick, så tack-e-postmeddelandet anländer tillsammans med kontraktet.
Misstag att undvika
- Överautomatisering av första veckan. Tre meddelanden på en dag känns som spam. Sprid ut dem.
- Generisk text. Om det kunde skickas av vilket företag som helst, skriv om det.
- Glömmer det mänskliga steget. Varje automatiserat flöde bör sluta med en uppgift tilldelad en person.
- Förutsatt att portalen är inställd. Portaltillgång är ett separat tillval för kunden, så säg det i välkomstmeddelandet.
- Inget test. Kör arbetsflödet mot dig själv först.
Ett arbetat exempel: ett varumärkesprojekt
Säg att du säljer ett projekt för varumärkesidentitet för 4 800 USD med 40 procent handpenning och ett bifogat kontrakt. Här är vad som händer med de tre arbetsflödena aktiva:
- Kunden accepterar förslaget och betalar depositionen på 1 920 USD. Arbetsflöde 1 skickar tackmeddelandet och skapar din uppgift "Schemalägg kickoff". Kontraktet skickas ut automatiskt.
- Kunden signerar. Arbetsflöde 2 meddelar dig, skickar länk till frågeformuläret och taggar kunden "introduktion".
- Betalning registreras. Arbetsflöde 3 bekräftar det reserverade startdatumet och skapar en uppgift för att samla in varumärkesmaterial.
Du rörde inget av det. Det du gör dag ett är att läsa svaren på enkäten och köra kickoff-mötet, vilket är den del kunden betalar dig för. Siffrorna är en illustration av hur ett projekt kan delas upp, inte ett riktmärke.
Hur man vet att det fungerar
Kontrollera tre saker efter dina första kunder. Utlöste varje automatiserad process en gång, och bara en gång? Lät e-postmeddelandet som om du hade skrivit det? Gjordes varje uppgift av en person inom den tid du angav? Utförloggen visar vad som kördes, så ett missat eller dubblerat steg är synligt istället för dolt. Justera texten innan du lägger till fler arbetsflöden, och motstå att bygga en tolvstegssekvens för en kund du ännu inte har träffat.
Slutligt rekommendation
Börja med de tre arbetsflödena, låt var och en sluta i en uppgift för en människa, och granska exekveringsloggen efter dina första kunder. För den bredare processen runt dem, använd introduktionschecklista och den kortlista för introduktionsprogramvara.
Sätt det i praktiken
Hantera kunduppföljning i en enda arbetsyta.
CRM, inkorg, röst, fakturering, betalningar, projekt, filer, AI och arbetsflödesautomatiseringar — sammankopplade istället för exporterade.
14-dagars gratis provperiod. Kort krävs. Efter provperioden: från 29 USD/månad. Förnyas automatiskt varje månad tills du avbryter. Avbryt när som helst i Inställningar → Fakturering.