การจัดการโปรเจกต์ของ Google Workspace: ตัวเลือกและทางเลือก
เปรียบเทียบ Google Sheets, Tasks, และ Keep สำหรับการติดตามโปรเจกต์กับซอฟต์แวร์จัดการโปรเจกต์เฉพาะ — กำหนดเวลา ความจุ บริบทลูกค้า และการรายงาน
คำตอบด่วน
- Google Workspace ไม่มีแอปจัดการโปรเจกต์เฉพาะ — ทีมต่างๆ ใช้วิธีการเฉพาะด้วย Sheets, Tasks และ Keep
- การตั้งค่าที่ปรับปรุงใช้งานได้ดีสำหรับรายการที่แชร์อย่างง่าย แต่จะแตกเมื่อถึงกำหนดเวลา ความจุ บริบทของลูกค้า และอะไรก็ตามที่หันหน้าไปทางลูกค้า
- การจัดการโปรเจกต์เฉพาะเชื่อมต่องานกับกำหนดเวลา ความจุ ระเบียนลูกค้า ใบแจ้งหนี้ และการรายงาน
Google Workspace ไม่มีแอปจัดการโปรเจกต์ ดังนั้นทุกทีมจึงใช้วิธีการเฉพาะ: ชีตสำหรับงาน Tasks สำหรับสิ่งที่ต้องทำส่วนบุคคล Keep สำหรับบันทึก
การตั้งค่าดังกล่าวใช้งานได้นานกว่าที่คนส่วนใหญ่คาดไว้ นี่คือจุดที่มันรองรับ จุดที่มันแตก และเมื่อการจัดการโปรเจกต์เฉพาะเข้ามาแทนที่
คำตอบด่วน
ใช้ Sheets, Tasks, และ Keep สำหรับรายการที่แชร์อย่างง่ายและสิ่งที่ต้องทำส่วนบุคคล ย้ายไปยัง ซอฟต์แวร์จัดการโปรเจกต์เฉพาะ เมื่อต้องการงานที่มีกำหนดเวลา dependency ความจุ ระเบียนลูกค้า ใบแจ้งหนี้ และการรายงานที่แนบมา
เครื่องมือ Google ที่ปรับปรุงเทียบกับซอฟต์แวร์จัดการโปรเจกต์
| แนวทาง | ดีที่สุดสำหรับ | การแลกเปลี่ยนที่สำคัญ |
|---|---|---|
| Sheets, Tasks, Keep | รายการงานที่แชร์และสิ่งที่ต้องทำส่วนบุคคล | ไม่มีกำหนดเวลา dependency ความจุ การแจ้งเตือน หรือบริบทของลูกค้า |
| เหตุการณ์สำคัญในปฏิทิน | งานที่ขับเคลื่อนด้วยวันที่พร้อมส่วนประกอบที่เคลื่อนไหวน้อย | กิจกรรมไม่ใช่ภาระงาน — ไม่มีเจ้าของ สถานะ หรือ dependency |
| PM ซอฟต์แวร์เฉพาะ | โปรเจกต์ลูกค้าพร้อมกำหนดเวลา ความจุ การส่งมอบ และบริบทการเรียกเก็บเงิน | เพิ่มแพลตฟอร์ม — เว้นแต่จะรวมงานของลูกค้าที่เกี่ยวข้องด้วย |
ที่ที่การตั้งค่าที่ปรับปรุงใช้งานได้
- ชีตที่แชร์ได้พร้อมงาน เจ้าของ และวันที่ครบกำหนด
- Tasks สำหรับรายการตรวจสอบส่วนบุคคล
- Keep สำหรับบันทึกย่อด่วนที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับอะไรเลย
- การทบทวนประจำสัปดาห์เพื่อให้ชีตถูกต้อง
ครอบคลุมการประสานงานภายในแบบง่ายๆ หยุดแค่นั้น
ที่ที่มันแตก
- ไม่มีกำหนดเวลาจริง — ไม่มี Gantt, ไม่มี dependency, ไม่มี critical path เมื่อวันที่เปลี่ยนแปลง
- ไม่มีมุมมองความจุ — ใครที่ทำงานหนักเกินไปเป็นการคาดเดา ไม่ใช่ตัวเลข
- ไม่มีบริบทของลูกค้า — โปรเจกต์ไม่รู้อะไรเกี่ยวกับลูกค้า ข้อเสนอ หรือใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่
- ไม่มีการแจ้งเตือน — กำหนดเวลาผ่านไปโดยไม่มีใครสังเกต
- ไม่มีห่วงโซ่การส่งมอบ — ไฟล์ การอนุมัติ การสื่อสาร และการเรียกเก็บเงินอยู่ในแท็บอื่น
สิ่งที่การจัดการโปรเจกต์เฉพาะเพิ่มเข้ามา
การจัดการโปรเจกต์เฉพาะเชื่อมต่องานกับทุกสิ่งที่อยู่รอบๆ:
- โปรเจกต์ งาน งานย่อย kanban กำหนดเวลา และ dependency
- ปฏิทิน การจัดตารางเวลา และความจุของทีม
- ระเบียนลูกค้า — รายละเอียด ไฟล์ การอนุมัติ และประวัติข้างๆ งาน
- การสื่อสารในกล่องขาเข้าเดียว พร้อมโปรเจกต์ที่มองเห็นได้
- ใบแจ้งหนี้และสถานะการชำระเงินที่เชื่อมต่อกับเหตุการณ์สำคัญ
- การรายงานเกี่ยวกับสถานะโปรเจกต์ ปริมาณงาน และผลกำไร
Workspace369 ดำเนินการโมเดลนั้น: โปรเจกต์และการจัดตารางเวลาข้างๆ CRM กล่องขาเข้า ไฟล์ ข้อเสนอ ใบแจ้งหนี้ การชำระเงิน และการรายงาน — พร้อมการผสานรวม Google Calendar เพื่อให้ทั้งสองปฏิทินซิงค์กัน
คำแนะนำสุดท้าย
เก็บชีตไว้สำหรับรายการที่แชร์อย่างง่าย นำซอฟต์แวร์จัดการโปรเจกต์เฉพาะมาใช้เมื่อต้องการงานที่มีกำหนดเวลา ความจุ และระเบียนลูกค้า — หรือเมื่อ "ใครทำอะไรเมื่อไหร่" ไม่สามารถตอบได้อย่างน่าเชื่อถืออีกต่อไป
ตรวจสอบ ฟีเจอร์โปรเจกต์และการจัดกำหนดการ, เดอะ ศูนย์กลางซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของเอเจนซี่, หรือ CRM เทียบกับการจัดการโครงการ สำหรับที่ที่ระบบแต่ละระบบหยุดทำงาน
ดำเนินงานติดตามลูกค้าในพื้นที่ทำงานเดียว
CRM, กล่องจดหมาย, เสียง, การออกใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, โครงการ, ไฟล์, AI และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ — เชื่อมต่อแทนการส่งออก