Sa pahinang ito
Sa madaling salita
Ang client onboarding questionnaire ay isang maikling form na pinupunan ng bagong kliyente pagkatapos pumirma, bago magsimula ang trabaho. Dapat saklawin nito ang mga detalye sa pakikipag-ugnayan at pagsingil, ang layunin ng proyekto sa salita ng kliyente, saklaw at mga deadline, brand at mga kasalukuyang materyales, access sa mga tool at account, kung paano gumagana ang mga desisyon at pag-apruba, at kung paano mas gusto ng kliyente na makipag-ugnayan. Panatilihin ito sa 15-30 na tanong at itanong lamang ang iyong gagamitin.
Contact, billing at mga decision maker
Magsimula sa mga detalye na kailangan mo para magpadala ng mga invoice at maabot ang tamang tao:
- Sino ang pangunahing contact, at ano ang pinakamahusay na email at numero ng telepono?
- Sino ang may huling desisyon sa trabaho, kung may iba pa?
- Sino ang tatanggap ng mga invoice, at anong billing name, address, at tax details ang dapat lumabas sa mga ito?
- Kailangan mo ba ng purchase order number sa mga invoice?
- Anong time zone ka, at kailan ka karaniwang available?
- Ano ang iyong website, at anong mga social profile ang dapat naming malaman?
Mga layunin at tagumpay
Humingi ng layunin sa sariling salita ng kliyente. Ang kanilang mga sagot ang magiging brief at, sa huli, ang case study:
- Ano ang pangunahing layunin ng proyektong ito?
- Bakit ito mahalaga ngayon?
- Paano mo malalaman na naging matagumpay ang proyekto?
- Sino ang audience o customer na para sa trabahong ito?
- Aling mga kakumpitensya o halimbawa ang gusto mo, at bakit?
- Mayroon ka bang sinubukan dati na hindi gumana?
Saklaw, timing at badyet
Kumpirmahin ang mga hangganan na napagkasunduan sa proposal upang walang ipagpalagay:
- Anong mga deliverables ang inaasahan mo, at sa anong format?
- Mayroon bang mga tiyak na petsa, paglulunsad o mga kaganapan na kailangan nating iwasan?
- Mayroon bang itinuturing kang labas sa saklaw para sa proyektong ito?
- Sino pa (staff, ibang freelancers, ahensya) ang kasali, at paano tayo dapat makipagtulungan sa kanila?
Brand, nilalaman at mga kasalukuyang materyales
Mangolekta ng mga file ngayon sa halip na humingi ng paisa-isa:
- Mangyaring ibahagi ang iyong mga logo file, mga kulay ng brand, mga font, at mga alituntunin ng brand
- Mangyaring ibahagi ang mga kasalukuyang kopya, larawan, video, o dokumento na dapat naming gamitin
- Mayroon bang mga salita, estilo o paksa na dapat nating iwasan?
- Sino ang magbibigay ng bagong nilalaman, at kailan?
Access sa mga tool at account
Humingi ng access sa pamamagitan ng mga imbitasyon o ibinahaging tungkulin sa halip na mga password na ipinadala sa pamamagitan ng email:
- Anong mga tool at account ang kakailanganin natin (website, hosting, domain, analytics, social media, ads, email platform)?
- Sino ang maaaring mag-imbita sa amin o magbigay ng access sa bawat isa?
- Mayroon bang mga patakaran sa seguridad o pagsunod na dapat nating sundin?
- Sino ang dapat naming kontakin kung huminto sa paggana ang access o may masira?
Komunikasyon at mga pag-apruba
Magkasundo kung paano kayo magtutulungan bago ang unang deadline:
- Paano mo nais makipag-usap: email, client portal, tawag, o mensahe?
- Gaano kadalas mo nais ang mga update?
- Sino pa ang dapat makopya sa mga update ng proyekto?
- Ilang tao ang nagrerepaso sa bawat draft, at gaano katagal mo kailangan para magbigay ng feedback?
- Paano natin dapat hawakan ang mga kahilingan para sa mga pagbabago sa labas ng napagkasunduang saklaw?
- Mayroon pa bang iba na dapat naming malaman bago kami magsimula?
Ipadala ito nang isang beses at panatilihin ang mga sagot sa talaan ng kliyente
Ipadala ang questionnaire kaagad pagkatapos mapirmahan ang kontrata at mabayaran ang deposito, habang ang kliyente ang pinaka-engganyo, at hilingin itong ibalik sa loob ng ilang araw. Sa Workspace369, ang mga sagot sa intake form ay nai-save sa talaan ng kliyente at ang mga file ay maaaring ibahagi sa client portal, kaya ang proyekto, ang client portal at ang mga susunod na invoice ay nagsisimula lahat mula sa parehong impormasyon sa halip na isang email thread.
Mga karaniwang tanong
Ano ang pagkakaiba ng client intake form at onboarding questionnaire?
Ang intake form ay karaniwang nauuna sa proposal at kinokolekta lamang ang sapat upang masukat at presyuhan ang trabaho. Ang onboarding questionnaire ay dumarating pagkatapos pumirma ng kliyente at kinokolekta ang kailangan mo upang magsimula: mga file, access, mga contact at mga patakaran sa pag-apruba. Maraming freelancer ang gumagamit muna ng maikling intake form at pagkatapos ay mas kumpletong questionnaire.
Ilang tanong ang dapat mayroon ang isang client onboarding questionnaire?
Karaniwan 15 hanggang 30. Magtanong lamang ng mga bagay na iyong gagamitin. Ang isang mahabang form na pinunan nang walang ingat ay mas masahol pa kaysa sa isang maikli na sinagot nang maayos, kaya alisin ang anumang tanong na ang sagot ay hindi magbabago kung paano mo gagawin ang trabaho.
Kailan ko dapat ipadala ang onboarding questionnaire?
Kaagad pagkatapos mapirmahan ang kontrata at mabayaran ang anumang deposito, na may malinaw na petsa para ibalik ito. Iugnay ang iyong panimulang petsa sa pagtanggap ng mga sagot upang manatiling makatotohanan ang timeline.
Dapat bang magpadala ng mga password ang mga kliyente sa questionnaire?
Hindi. Hilingin sa mga kliyente na anyayahan ka bilang user o bigyan ka ng tungkulin sa bawat tool sa halip. Mas ligtas iyon para sa kanila, at maaaring alisin ang access kapag natapos ang proyekto.
