CRM для кейтерингових компаній
Кейтерингові компанії потребують чітких записів, коли клієнти змінюють кількість гостей після підписання початкової угоди щодо меню. Workspace369 керує кожним заходом в одній системі: клієнтські записи, пропозиції з електронним підписом, проєкти, завдання, планування та рахунки-фактури з депозитами. Оператори відстежують кожну зміну, тому оновлені цифри потрапляють до файлів проєкту та рахунків-фактур перед початком виробництва на кухні. Зберігаючи чітку документацію змін, команди кейтерингу можуть ефективно координувати деталі заходу та оновлення виставлення рахунків протягом усього життєвого циклу планування.
Ключові факти
CRM для кейтерингових компаній від Workspace369 охоплює 9 областей, включаючи записи клієнтів, пропозиції, проєкти та завдання.
Робочий процес складається з 5 кроків: від «реєстрації запиту на перегляд у записах клієнтів» до «виставлення переглянутого рахунку для остаточного розрахунку».
Workspace369 коштує від 29 доларів США на місяць за 1 місце, а план Commander включає 20 місць, 500 ГБ сховища та 120 000 токенів ШІ на місяць за 299 доларів США на місяць.
Додаткові місця коштують 10 доларів США кожне, а додаткове сховище обсягом 100 ГБ коштує 15 доларів США; повний прайс-лист є загальнодоступним на Сторінка цін Workspace369.
Проблема
Коли клієнт переглядає кількість гостей після остаточного узгодження меню, оновлення часто губиться у розрізнених повідомленнях. Це створює розбіжності між узгодженою пропозицією та фактичним виконанням заходу. Без структурованого способу оновлення карток клієнтів та файлів проєкту координація порушується, що призводить до неточного відстеження та неправильного виставлення рахунків за захід.
Зміна узгодженого меню вимагає негайного коригування фінансових записів. Коли кількість гостей зменшується або збільшується, ручне оновлення пропозицій та рахунків-фактур повинно відбуватися одночасно. Якщо ці оновлення не керуються в межах однієї системи, клієнт отримує суперечливі документи з виставленням рахунків, що затримує платежі та спричиняє адміністративну плутанину під час остаточного узгодження заходу.
Зміна кількості гостей змінює завдання з підготовки до заходу. Персонал повинен вручну коригувати списки завдань та розклад для кількості білизни, співвідношення персоналу та оренди обладнання. Коли розмови та завдання від'єднані від основного запису клієнта, члени команди виконують застарілі інструкції, що призводить до дорогих помилок до події.
Клієнти кейтерингу часто надсилають оновлення кількості через кілька каналів, включаючи текстові повідомлення та телефонні дзвінки. Якщо ці розмови не реєструються безпосередньо разом із файлами проєктів та пропозиціями, адміністративна команда не має історичного запису про зміну. Ця відсутність чіткої історії спілкування ускладнює перевірку угод з клієнтами під час суперечок.
Продукт
Клієнти відстежують прогрес, файли та рахунки-фактури в брендованому порталі замість того, щоб запитувати оновлення у вашої команди.
Електронні листи, SMS, дзвінки та голосові повідомлення відображаються поруч із карткою клієнта — з підсумками від ШІ, щоб будь-хто з команди міг відповісти з повним контекстом.
Завдання, файли та статус для кожного зобов'язання — видимі для команди та, через портал клієнта, для клієнта.
Надсилайте пропозиції, виставляйте рахунки за етапи або за підпискою, і дозвольте автоматизованим нагадуванням відстежувати все, що залишилося.
Робочий процес
Коли клієнт запитує зміну кількості гостей після узгодження меню, адміністратор відкриває картки та файли клієнта. Оператор вручну записує деталі розмови в картках клієнта, зазначаючи конкретні цифри в узгодженому описі. Це дозволяє оператору підтримувати чітку історію модифікації перед внесенням будь-яких змін до фінансових документів.
Адміністратор відкриває наявну пропозицію на платформі, щоб скоригувати кількість гостей та пов'язані деталі послуг. Змінюючи пункти пропозиції відповідно до нової кількості гостей, оператор оновлює обсяг проєкту. Це коригування підтримує файли проєкту в узгодженні з новими вимогами клієнта, готуючи документацію до наступного етапу перегляду клієнтом.
Після оновлення пропозиції оператор надсилає переглянутий документ через портал клієнта. Адміністратор планує завдання для клієнта для перегляду нових умов. Клієнт переглядає оновлені файли на порталі, потім затверджує та підписує електронним підписом переглянуту пропозицію, щоб підтвердити кількість гостей перед коригуванням рахунків.
Після підтвердження клієнтом адміністратор оновлює списки завдань та розклад у межах проекту. Оператор вручну коригує завдання, пов'язані зі співвідношенням персоналу та орендованим обладнанням, на основі нової кількості гостей, зареєстрованої в бриф. Це допомагає команді координувати підготовку заходу відповідно до оновлених показників.
Останній крок перетворює затверджену пропозицію на переглянутий рахунок-фактуру, тому його рядки відображають скориговану кількість гостей та оновлені файли проєкту. Клієнт оплачує онлайн карткою, завершуючи робочий процес управління змінами кількості гостей у системі.
Охоплення продукту
Оцінено в App Store
Нарешті відчувається спокійПеремикалася між трьома-чотирма універсальними інструментами і завжди опинялася в хаосі вкладок. Це перший, який здається спокійним. Налаштувала клієнтські проєкти за десять хвилин.
Безболісне впровадження для командиМи впровадили його для нашої команди з восьми осіб, і адаптація пройшла безболісно — інтуїтивно та відшліфовано. Я б хотів більше інтеграцій, але вони продовжують випускати оновлення.
Щогодини заощаджені тижніЯ використовувала окремі інструменти для нотаток, завдань, документів та оновлень. Консолідація в одному місці справді заощадила мені години щотижня. Підтримка також швидко реагує.
Почати роботу
Часті запитання
Зберігайте планування виробництва на кухні, записи про алергени та управління безпекою харчових продуктів у вашій системі управління кухнею. Workspace369 керує стороною клієнта кожного заходу: записи клієнтів, пропозиції, планування, завдання та рахунки-фактури. Передавайте остаточну кількість гостей та деталі меню до системи кухні вручну або через вебхуки та API від Specialist.
Так, клієнти можуть переглядати переглянуті пропозиції та файли проєкту через клієнтський портал. Це дозволяє команді ділитися оновленими документами та вести чіткі розмови щодо модифікацій. Клієнт підтверджує, затверджуючи переглянуту пропозицію, а оператор перевіряє, чи відповідає вона кількості гостей, зазначеній в описі.
Коли кількість гостей переглядається, адміністратор оновлює завдання та планування всередині проєкту. Оператор переглядає новий запис в описі та встановлює кількість персоналу та кількість орендованого обладнання в індивідуальних завданнях, щоб відобразити правильний обсяг.
Так. Workspace369 дозволяє генерувати та керувати рахунками в тому ж файлі проєкту, що й ваші комерційні пропозиції. Коли змінюється кількість гостей, адміністратор оновлює комерційну пропозицію та перетворює її на переглянутий рахунок, щоб записи клієнтів та фінансові документи відображали ті самі цифри.
Готові, коли ви будете готові
Почніть з модулів, які вам потрібні сьогодні, а потім увімкніть ШІ, автоматизацію, бухгалтерський облік, інвентаризацію, запити та звітність у міру зростання операцій.
