CRM для живих гуртів та артистів
Гурт і артисти керують складними адміністративними деталями для кожного виступу. Менеджери бронювання повинні координувати записи клієнтів, початкові пропозиції, проєкти виступів, операційні завдання, спільні файли, розмови з клієнтами, планування подій та остаточні рахунки-фактури. Коли виникає несподівана зміна, наприклад, гурт додає ще один сет і незадовго до події змінює контактну особу в місці проведення, необхідна адміністративна ясність. Workspace369 керує кожним бронюванням від запиту до остаточного рахунку-фактури в одному записі, тому ваша команда бачить кожне оновлення перед початком виступу.
Ключові факти
CRM для живих гуртів та артистів від Workspace369 охоплює 9 сфер, включаючи картки клієнтів, пропозиції, проєкти та завдання.
Робочий процес складається з 5 кроків: від «початкового прийому та налаштування записів клієнтів» до «остаточного планування та виставлення рахунків».
Workspace369 коштує від 29 доларів США на місяць за 1 місце, а план Commander включає 20 місць, 500 ГБ сховища та 120 000 токенів ШІ на місяць за 299 доларів США на місяць.
Додаткові місця коштують 10 доларів США кожне, а додаткове сховище обсягом 100 ГБ коштує 15 доларів США; повний прайс-лист є загальнодоступним на Сторінка цін Workspace369.
Проблема
Коли клієнт запитує додатковий виступ або змінює контактну особу в місці проведення безпосередньо перед виступом, оновлення часто губляться у розкиданих електронних листах. Оператори бронювання можуть оновити записи клієнта та записи планування, щоб запобігти прибуттю учасників гурту з неправильними даними. Без структурованого місця для планування та розмов виникають помилки під час налаштування живих виступів.
Виконавці часто розповсюджують пропозиції, які не відображають остаточні технічні вимоги або тривалість виступів, запитані менеджером майданчика. Якщо початкова пропозиція не пов'язана безпосередньо з активними файлами проєкту та завданнями, адміністративна команда не може перевірити, що було обіцяно. Перехресне посилання файлів та записів клієнтів допомагає запобігти розбіжностям перед виставленням рахунків.
Комунікація щодо розмірів сцени, часу виступів та вимог до гостинності зазвичай охоплює кілька текстових гілок та особистих телефонних дзвінків. Коли контакт у місці проведення несподівано змінюється, новий координатор не має контексту. Відстеження цих розмов разом із записами клієнтів гарантує, що будь-який оператор зможе переглянути історію записаних обговорень та оновити відповідні завдання.
Розваги наживо вимагають чіткої узгодженості між початковим депозитом, запланованими датами та остаточними рахунками-фактурами. Коли проект виступу зазнає змін в останню хвилину, наприклад, додавання додаткового сету, адміністративна команда може скоригувати рахунок-фактуру. Без чіткого відстеження завдань і файлів помилки в виставленні рахунків можуть затримати необхідні збори за заходи.
Продукт
Клієнти відстежують прогрес, файли та рахунки-фактури в брендованому порталі замість того, щоб запитувати оновлення у вашої команди.
Електронні листи, SMS, дзвінки та голосові повідомлення відображаються поруч із карткою клієнта — з підсумками від ШІ, щоб будь-хто з команди міг відповісти з повним контекстом.
Завдання, файли та статус для кожного зобов'язання — видимі для команди та, через портал клієнта, для клієнта.
Надсилайте пропозиції, виставляйте рахунки за етапи або за підпискою, і дозвольте автоматизованим нагадуванням відстежувати все, що залишилося.
Робочий процес
Менеджер з бронювання створює новий запис у картках клієнтів, як тільки надходить запит на розваги. Цей запис зберігає початкову дату події, деталі місця проведення та контактну інформацію клієнта. Менеджер прикріплює всі початкові файли запиту та розпочинає потік спілкування для документування конкретних обмежень виступу, забезпечуючи доступність усіх базових даних для наступного кроку бронювання.
Оператор створює детальну пропозицію, що окреслює тривалість виконання, встановлені показники та базові комісії. Ця пропозиція надсилається клієнту через клієнтський портал для перегляду. Менеджер відстежує статус пропозиції, забезпечуючи, щоб будь-які запитані коригування структури виконання були зафіксовані в бриффі перед переходом до створення проєкту.
Після прийняття пропозиції оператор створює активний проєкт для бронювання. Команда створює завдання для перевірки обладнання, підтвердження сет-листа та координації закладу. Усі відповідні технічні файли та сценічні плани завантажуються безпосередньо до проєкту, дозволяючи адміністративному персоналу відстежувати дати виконання завдань відповідно до основного календаря планування.
Коли клієнт додає ще один сет та змінює контактну особу місця проведення незадовго до події, оператор може оновити завдання проєкту, календар планування та записи клієнта. Менеджер залишає детальну примітку в журналі розмов та оновлює сховище файлів новим планом місця проведення, гарантуючи, що гурт прочитає оновлений бриф.
Менеджер з бронювання перевіряє всі записи планування відповідно до виконаних завдань проєкту. Після підтвердження додаткових деталей набору оператор генерує остаточний рахунок-фактуру, що відображає оновлені збори. Рахунок надсилається через клієнтський портал, а менеджер позначає проєкт як завершений після запису підтвердження оплати в системі.
Охоплення продукту
Оцінено в App Store
Нарешті відчувається спокійПеремикалася між трьома-чотирма універсальними інструментами і завжди опинялася в хаосі вкладок. Це перший, який здається спокійним. Налаштувала клієнтські проєкти за десять хвилин.
Безболісне впровадження для командиМи впровадили його для нашої команди з восьми осіб, і адаптація пройшла безболісно — інтуїтивно та відшліфовано. Я б хотів більше інтеграцій, але вони продовжують випускати оновлення.
Щогодини заощаджені тижніЯ використовувала окремі інструменти для нотаток, завдань, документів та оновлень. Консолідація в одному місці справді заощадила мені години щотижня. Підтримка також швидко реагує.
Почати роботу
Часті запитання
Зберігайте виробництво, ліцензування та домовленості про виплати артистам в інструментах, створених для них. Workspace369 керує бізнесом бронювання навколо них: записи клієнтів, пропозиції, проєкти, завдання, файли, розмови, планування, рахунки-фактури з онлайн-оплатою та портал клієнта.
Коли контакт постачальника змінюється незадовго до виступу, менеджер з бронювання може відкрити записи клієнта та оновити поле контакту. Потім оператор повинен оновити активний журнал обговорень та завдання проєкту, щоб адміністративна команда негайно побачила нові контактні дані.
Автоматизація робочих процесів може створювати завдання, надсилати електронні листи або SMS, видавати нагадування та сповіщати членів команди, використовуючи підтримувані тригери, умови та часові затримки. Автоматизація електронної пошти починається на рівні Cadet, а SMS - на рівні Voyager; робочі процеси, створені ШІ, починаються на рівні Commander. Протестуйте необхідну подію, власника та крок перегляду перед увімкненням робочого процесу. Тригери виклику вимагають плану з голосовим зв'язком. Симульовані тестові запуски та журнали виконання показують, що саме зробить робочий процес із зразком бронювання.
Клієнти можуть отримати доступ до своїх документів, увійшовши до клієнтського порталу. Коли адміністратор оновлює пропозицію або рахунок-фактуру, щоб відобразити додатковий набір, зміни стають видимими в порталі. Оператор може надіслати клієнту повідомлення, яке вказує на оновлені документи.
Готові, коли ви будете готові
Почніть з модулів, які вам потрібні сьогодні, а потім увімкніть ШІ, автоматизацію, бухгалтерський облік, інвентаризацію, запити та звітність у міру зростання операцій.
