CRM для компаній з оренди вечірок та заходів
Операції з оренди вечірок та заходів потребують єдиного запису для комунікації з клієнтами, пропозицій та координації проєктів. Коли замовлення на оренду змінюються після прийняття, адміністратори повинні вручну коригувати документацію. Workspace369 керує записами клієнтів, пропозиціями, проєктами та рахунками-фактурами в одній системі, тому прийняте замовлення та кожна його зміна залишаються разом. Від Specialist, відстеження запасів та коригування запасів також охоплюють ваші орендні запаси.
Ключові факти
CRM для компаній з оренди вечірок та заходів від Workspace369 охоплює 9 сфер, включаючи картки клієнтів, пропозиції, проєкти та завдання.
Робочий процес складається з 5 кроків: від «початкового прийому клієнта» до «перевірки та завершення роботи з клієнтом».
Workspace369 коштує від 29 доларів США на місяць за 1 місце, а план Commander включає 20 місць, 500 ГБ сховища та 120 000 токенів ШІ на місяць за 299 доларів США на місяць.
Додаткові місця коштують 10 доларів США кожне, а додаткове сховище обсягом 100 ГБ коштує 15 доларів США; повний прайс-лист є загальнодоступним на Сторінка цін Workspace369.
Проблема
Коли клієнт змінює кількість наметів або сидінь після підписання, адміністративна команда часто забуває оновити основний запис. Без ручного втручання для оновлення файлів та рахунків-фактур офісний персонал виставляє старий рахунок. Workspace369 зберігає записи клієнтів, пропозиції та рахунки-фактури в одному робочому просторі та перетворює переглянуту пропозицію на оновлений рахунок-фактуру.
Організатори заходів надсилають оновлення обладнання через текстові повідомлення, електронні листи та телефонні дзвінки. Якщо ці розмови не документуються в єдиній адміністративній нитці, складський персонал пакує неправильні предмети. Workspace369 пов'язує розмови та файли безпосередньо із записами клієнтів, тому команда переглядає останні запити перед зміною завдань проєкту.
Зміна списку обладнання вимагає ручного перерахунку остаточного рахунку-фактури. Якщо співробітники з виставлення рахунків оновлюють пропозицію, але не генерують переглянутий рахунок-фактуру, компанія втрачає дохід або завищує ціну клієнту. Workspace369 дозволяє адміністраторам видавати оновлені рахунки-фактури, приймати депозити та розділяти платежі, а також бачити, що ще належить, запобігаючи невідповідностям у виставленні рахунків після зміни замовлення на оренду обладнання.
Доставка орендованого обладнання вимагає суворої координації часу з менеджерами об'єктів. Коли замовлення змінюється, вікна доставки часто зсуваються, викликаючи конфлікти в розкладі транспортних засобів. Workspace369 включає командний календар та завдання, щоб адміністратори могли планувати дати доставки та призначати завдання персоналу, тоді як маршрутизація вантажівок залишається у вашому інструменті автопарку.
Продукт
Клієнти відстежують прогрес, файли та рахунки-фактури в брендованому порталі замість того, щоб запитувати оновлення у вашої команди.
Електронні листи, SMS, дзвінки та голосові повідомлення відображаються поруч із карткою клієнта — з підсумками від ШІ, щоб будь-хто з команди міг відповісти з повним контекстом.
Завдання, файли та статус для кожного зобов'язання — видимі для команди та, через портал клієнта, для клієнта.
Надсилайте пропозиції, виставляйте рахунки за етапи або за підпискою, і дозвольте автоматизованим нагадуванням відстежувати все, що залишилося.
Робочий процес
Робочий процес починається, коли планувальник подій запитує цінову пропозицію на намети, столи або сценічне обладнання. Адміністратор створює новий запис у картці клієнта та реєструє початкові деталі місця проведення. Співробітники використовують функцію спілкування для уточнення точок доступу для доставки та часових обмежень, забезпечуючи збереження всіх базових нотаток проекту перед генерацією будь-якої офіційної документації з ціноутворення.
Адміністратор складає детальну пропозицію, що містить перелік запитаних предметів оренди та пов'язаних з ними платіж за послуги. Клієнт отримує її через клієнтський портал та публічне посилання для затвердження та електронного підпису. Клієнт може переглянути детальний розбиття та повідомити про необхідні зміни безпосередньо через портал, що дозволяє команді вести чіткий запис переговорів до прийняття.
Коли список обладнання замовлення на оренду заходу змінюється після прийняття пропозиції, команда оновлює замовлення в одному місці. Адміністратор переглядає запит клієнта в журналі розмов, змінює елементи, перелічені у файлі проєкту, та оновлює завдання. Потім співробітник підтверджує з командою складу наявність предметів.
Після коригування обладнання адміністратор оновлює відповідний рахунок, щоб відобразити нові суми оренди. Потім адміністратор коригує календар планування, щоб врахувати будь-які зміни в доставці або тривалості налаштування, спричинені зміненим списком обладнання. Персонал використовує завдання, щоб гарантувати, що етапи виставлення рахунків відповідають переглянутим параметрам заходу.
Адміністратор завантажує переглянуту документацію проєкту та оновлені рахунки-фактури на клієнтський портал. Адміністратор надсилає повідомлення з проханням до клієнта увійти та підтвердити зміни. Після того, як клієнт підтвердить деталі через спілкування, персонал позначить завдання підготовки як виконані, готуючи проєкт до виконання на складі.
Охоплення продукту
Оцінено в App Store
Нарешті відчувається спокійПеремикалася між трьома-чотирма універсальними інструментами і завжди опинялася в хаосі вкладок. Це перший, який здається спокійним. Налаштувала клієнтські проєкти за десять хвилин.
Безболісне впровадження для командиМи впровадили його для нашої команди з восьми осіб, і адаптація пройшла безболісно — інтуїтивно та відшліфовано. Я б хотів більше інтеграцій, але вони продовжують випускати оновлення.
Щогодини заощаджені тижніЯ використовувала окремі інструменти для нотаток, завдань, документів та оновлень. Консолідація в одному місці справді заощадила мені години щотижня. Підтримка також швидко реагує.
Почати роботу
Часті запитання
Workspace369 включає відстеження запасів, коригування запасів та сповіщення про низькі запаси з плану Specialist. Налаштуйте одиниці реальних продуктів та протестуйте розподіл та коригування на зразках запасів; підключіть склад або торгову точку через вебхуки та API.
Оновіть пропозицію, перетворіть її на переглянутий рахунок та налаштуйте завдання проєкту, все в одному записі клієнта. Автоматизація робочого процесу може сповіщати відповідальних осіб, а з Specialist, відстеження запасів записує коригування запасів. Тестуйте змінене замовлення на оренду з тестовими записами перед запуском.
Так. Клієнти можуть отримати доступ до клієнтського порталу для перегляду своїх записів клієнтів, прийнятих пропозицій та оновлених рахунків. Коли замовлення змінюється, адміністратор ділиться переглянутими файлами та надсилає клієнту повідомлення для їх перегляду на порталі.
Зберігайте маршрутизацію вантажівок та технічне обслуговування транспортних засобів у вашому інструменті для управління автопарком. Workspace369 зберігає дати доставки, завдання та розклад проєкту, відстежує орендований запас від Specialist та з того ж плану підключається до вашого інструменту для управління автопарком через вебхуки та API.
Готові, коли ви будете готові
Почніть з модулів, які вам потрібні сьогодні, а потім увімкніть ШІ, автоматизацію, бухгалтерський облік, інвентаризацію, запити та звітність у міру зростання операцій.
