CRM для індивідуальних та малих юридичних фірм

CRM для індивідуальних та малих юридичних фірм зі специфічним робочим процесом

Запит від юридичної фірми потребує перевірки, перш ніж він може стати прийнятим зобов'язанням. Ця сторінка показує, як сольні та малі юридичні фірми проводять прийом у Workspace369, від першого запиту до підписаного зобов'язання. За допомогою записів клієнтів, розмов та планування оператор може переглядати вхідні запити перед тим, як брати зобов'язання щодо проєкту, а публічні форми прийому (Запити, від Voyager) збирають нові запити, які перетворюються на записи клієнтів. Пропозиції з електронним підписом, проєкти, файли та рахунки ведуть кожне зобов'язання далі.

Клієнтвідносини та узгоджений брифінг
Роботазавдання з відповідальною особою
Виставлення рахунківрахунки-фактури та комерційний контекст
Картка клієнта Workspace369, що показує історію, файли, комунікацію та рахунки-фактури в одному профілі

Ключові факти

CRM для індивідуальних та малих юридичних фірм від Workspace369 охоплює 9 сфер, включаючи картки клієнтів, пропозиції, проєкти та завдання.

Робочий процес складається з 5 кроків: від "реєстрації початкового запиту" до "відстеження рахунків та платежів".

Workspace369 коштує від 29 доларів США на місяць за 1 місце, а план Commander включає 20 місць, 500 ГБ сховища та 120 000 токенів ШІ на місяць за 299 доларів США на місяць.

Додаткові місця коштують 10 доларів США кожне, а додаткове сховище обсягом 100 ГБ коштує 15 доларів США; повний прайс-лист є загальнодоступним на Сторінка цін Workspace369.

Проблема

Операційні вузькі місця при первинному прийомі в невеликих юридичних фірмах

Неперевірені запити клієнтів

Початкові запити часто надходять без попереднього відбору, заповнюючи чергу прийому невідповідними випадками. Без чіткого методу реєстрації розмов та перегляду записів клієнтів, персонал витрачає години на ручне розбирання деталей. Ці адміністративні накладні витрати затримують відповіді для перспективних клієнтів. Операторам потрібен структурований спосіб документування початкового контакту та планування попередніх оцінок перед створенням формального проєкту або надсиланням пропозицій.

Розрізнена комунікація під час прийому

Коли повідомлення від потенційних клієнтів розкидані по окремих облікових записах, відстежувати ранню історію запиту стає складно. Розмови, початкові файли та нотатки щодо планування залишаються непов'язаними з основним записом клієнта. Необхідно вручну перевіряти, чи був запит перевірений, чи була надіслана пропозиція. Ця відсутність адміністративної організації призводить до повторних запитань та повільного часу відгуку під час прийому.

Розрізнене відстеження проєкту

Перехід від прийнятого запиту до виконання проєкту часто створює операційні проблеми. Завдання, пов'язані файли та записи клієнтів часто зберігаються в різних місцях. Член команди повинен вручну відтворити завдання в іншому інструменті. Без прив'язки проєктів безпосередньо до початкового запису клієнта, відстеження прогресу та координація внутрішніх завдань вимагає надмірного ручного перехресного перевіряння.

Ізольоване управління виставленням рахунків

Виставлення рахунків за початкові консультації або етапи залучення є неефективним, коли воно здійснюється поза основною клієнтською системою. Створення рахунків-фактур вимагає ручного введення даних з окремих журналів планування та клієнтських записів. Коли рахунки-фактури відірвані від розмов з клієнтами та файлів проєкту, відстеження непогашених залишків стає рутинним завданням, змушуючи малі юридичні фірми витрачати додатковий час на перевірку статусів оплати.

Продукт

Побачте робочий простір, який відчувають ваші клієнти.

01

Портал, який клієнти дійсно перевіряють

Клієнти відстежують прогрес, файли та рахунки-фактури в брендованому порталі замість того, щоб запитувати оновлення у вашої команди.

Картка клієнта Workspace369, що показує історію, файли, комунікацію та рахунки-фактури в одному профілі
02

Кожен канал в одній скриньці

Електронні листи, SMS, дзвінки та голосові повідомлення відображаються поруч із карткою клієнта — з підсумками від ШІ, щоб будь-хто з команди міг відповісти з повним контекстом.

Спільна скринька Workspace369, що показує історію електронних листів, SMS та дзвінків поруч із карткою клієнта
03

Робота з клієнтами, організована як проєкти

Завдання, файли та статус для кожного зобов'язання — видимі для команди та, через портал клієнта, для клієнта.

Дошка проєктів Workspace369, що показує роботу з клієнтами, організовану за етапами з відповідальними та статусом
04

Від пропозицій до оплачених рахунків

Надсилайте пропозиції, виставляйте рахунки за етапи або за підпискою, і дозвольте автоматизованим нагадуванням відстежувати все, що залишилося.

Редактор рахунків Workspace369, що показує позиції, умови оплати та деталі клієнта

Робочий процес

Робочий процес прийому та скринінгу

01

Ведення початкового запиту

Особа отримує вхідний запит і вводить деталі до записів клієнтів або перетворює надісланий запит на реєстрацію в запис клієнта. Оператор зазначає контактну інформацію потенційного клієнта та записує основний запит як запис у бриф. Цей крок починає відстеження ще до будь-якої перевірки. Команда використовує цей запис для зберігання подальших розмов та файлів, пов'язуючи початкові точки контакту з одним конкретним записом потенційного клієнта.

02

Відбір та попереднє планування

Оператор переглядає записи клієнтів, щоб визначити, чи відповідає запит критеріям прийому фірми. Потім людина використовує інструмент планування для налаштування дзвінка для прийому. Під час цього дзвінка адміністратор документує деталі розмови безпосередньо в файлі запиту. Цей етап скринінгу дозволяє фірмі оцінити обсяг запиту перед переходом до офіційної взаємодії або проєкту.

03

Виставлення пропозиції про залучення

Після завершення скринінгу член команди генерує пропозицію, що окреслює обсяг залучення, орієнтовні терміни та умови оплати. Оператор завантажує відповідні файли до запису пропозиції та надсилає її потенційному клієнту. Потенційний клієнт переглядає, затверджує та підписує електронним підписом пропозицію через її публічне посилання. Цей крок забезпечує чіткість оплати до активації проєкту.

04

Активація проекту замовлення

Після того, як потенційний клієнт приймає пропозицію, оператор створює проект для управління завданнями замовлення. Команда окреслює конкретні завдання, призначає операційні терміни та планує подальші дії. Усі розмови та файли, пов'язані з процесом онбордингу, зберігаються в межах цього проекту. Ця структура дозволяє фірмі відстежувати етапи та прогрес кожного замовлення в одному місці.

05

Виставлення рахунків та відстеження платежів

Після досягнення узгоджених етапів оператор перетворює прийняту пропозицію на рахунки-фактури на узгоджених умовах. Оператор пов'язує ці рахунки-фактури із записами клієнтів та файлами проєкту. Адміністратор відстежує статус оплати та координує будь-які необхідні подальші дії через клієнтський портал або прямі розмови. Це завершує цикл, зберігаючи білінгові записи організованими поряд із повною історією проєкту.

Охоплення продукту

Керування клієнтами для індивідуальних та малих юридичних фірм

  • Оператор повинен успішно зареєструвати тестовий запит у картці клієнта, додати примітку про скринінг як запис у бриффі та перевірити правильність збереження примітки.
  • Член команди повинен запланувати вступний захід, пов'язати його із записом клієнта та підтвердити, що журнал розмов точно відображає запланований час.
  • Адміністратор повинен згенерувати тестовий рахунок-фактуру з перегляду проєкту, надіслати його до клієнтського порталу та перевірити, чи клієнт може отримати доступ до файлу.
Облікові записи клієнтів
Пропозиції
Проекти та завдання
Файли
Розмови
Планування
Рахунки-фактури
Портал клієнта
Автоматизація робочих процесів

Оцінено в App Store

Оцінено людьми, які керують своєю клієнтською роботою за допомогою нього.

★★★★★
Нарешті відчувається спокій

Перемикалася між трьома-чотирма універсальними інструментами і завжди опинялася в хаосі вкладок. Це перший, який здається спокійним. Налаштувала клієнтські проєкти за десять хвилин.

Джастін Р. · Соло-засновник · Огляд App Store
★★★★★
Безболісне впровадження для команди

Ми впровадили його для нашої команди з восьми осіб, і адаптація пройшла безболісно — інтуїтивно та відшліфовано. Я б хотів більше інтеграцій, але вони продовжують випускати оновлення.

Саманта Д. · Керівниця операційного відділу · Огляд App Store
★★★★★
Щогодини заощаджені тижні

Я використовувала окремі інструменти для нотаток, завдань, документів та оновлень. Консолідація в одному місці справді заощадила мені години щотижня. Підтримка також швидко реагує.

Алісія Н. · Засновниця агентства · Огляд App Store

Почати роботу

Перегляньте Workspace369 у своїй роботі з клієнтами.

Розпочніть безкоштовну пробну версію або поговоріть із відділом продажів — у будь-якому випадку ви побачите повний цикл: вхідні, проєкти, портал та виставлення рахунків.

Часті запитання

Критерії оцінки та прийняття

Де вписуються перевірки конфліктів та довірчий облік?

Зберігайте облік довірчих коштів та перевірку на конфлікти у вашому програмному забезпеченні для управління юридичною практикою, налаштованому відповідно до правил вашої колегії адвокатів. Workspace369 керує прийомом, записами клієнтів, пропозиціями, плануванням, повідомленнями клієнтів та рахунками-фактурами, з базовим обліком від Specialist.

Як клієнтський портал функціонує під час процесу скринінгу?

Клієнтський портал дозволяє потенційним клієнтам отримувати доступ до спільних файлів та переглядати пропозиції, надіслані фірмою. Особа може увійти, щоб перевірити, чи функціонує необхідний доступ належним чином. Портал — це місце, де потенційні клієнти надсилають повідомлення фірмі та переглядають документи, окремо від внутрішнього управління завданнями.

Чи можемо ми керувати конвеєрами продажів подібно до традиційних платформ CRM?

Так. Відстежуйте запити в записах клієнтів із зазначенням джерел лідів та керуйте прийнятими зобов'язаннями як проєктами зі стадіями та дошками Kanban. Якщо ваша фірма бажає інструмент виключно для конвеєра продажів, Pipedrive спеціалізується на управлінні конвеєром можливостей продажів. Workspace369 керує повним життєвим циклом клієнта, від прийому до комерційних пропозицій, планування, завдань та виставлення рахунків.

Як організовуються файли та розмови для нового запиту?

Розмови та завантажені файли можуть бути безпосередньо пов'язані з відповідними записами клієнтів або проєктними записами оператором. Коли особа отримує нову інформацію, вона записує її в бриф для підтримки організованої історії. Це дозволяє будь-кому, хто переглядає запит, бачити записану часову шкалу, від початкового скринінгового дзвінка до остаточного виставлення рахунків.

Готові, коли ви будете готові

Дивіться, де Workspace369 вписується у ваш робочий процес з клієнтами.

Почніть з модулів, які вам потрібні сьогодні, а потім увімкніть ШІ, автоматизацію, бухгалтерський облік, інвентаризацію, запити та звітність у міру зростання операцій.