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CRM für Med-Spas

CRM für Medizinisches Kosmetikstudios mit einem Workflow für die Nachverfolgung von Beratungsgesprächen

Med-Spa-Betreiber benötigen eine klare Trennung zwischen administrativen Aufgaben und klinischen Daten. Workspace369 verwaltet die geschäftliche Seite jeder Kundenbeziehung. Mit Kundenakten, Terminplanung für Beratungen, Angeboten und Rechnungen an einem Ort koordiniert Ihr Team jede Anfrage und Nachverfolgung. Jeder Schritt, von der ersten Nachricht bis zur bezahlten Beratung, bleibt in einer Akte.

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Kundedie Beziehung und der vereinbarte Brief
ArbeitAufgaben mit einer verantwortlichen Person
AbrechnungRechnungen und kommerzieller Kontext
Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt

Wichtige Fakten

Das CRM für Med-Spas von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.

Der Workflow läuft in 5 Schritten ab, von "Erfassung anfänglicher Kundenanfragen" bis "Ausstellung von Beratungshonoraren".

Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.

Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.

Das Problem

Administrative Friction in Med Spa Client Management

Verstreute Aufzeichnungen vor der Beratung

Bevor ein Kunde überhaupt zu einer klinischen Untersuchung sitzt, tauscht er administrative Details bezüglich Verfügbarkeit, allgemeinen Zielen und Preisfragen aus. Medizinsche Kosmetikstudios verlieren diese anfänglichen Anfragen oft über nicht verknüpfte Systeme. Ohne eine strukturierte Möglichkeit, nicht-medizinische Kundenakten und erste Gespräche zu protokollieren, kämpft das administrative Personal damit, genaue Angebote zu erstellen oder Folgegespräche oder Aufgaben zu planen, was dazu führt, dass Anfragen abgelehnt werden, bevor überhaupt eine formelle Beratung stattfindet.

Getrennte Buchungs- und Rechnungsstellung

Administrative teams frequently schedule consultations in one tool and issue billing invoices through another entirely separate program. This disconnect requires manual verification to check if a client paid their consultation deposit before blocking out staff calendar slots. When scheduling and invoices operate in isolation, administrative staff spend hours cross-referencing records, leading to booking conflicts and delayed follow-ups for non-clinical inquiries.

Unstrukturierte Nachfasskoordination

Nach einer ersten Anfrage muss das Personal einer Medizintechnik-Praxis spezifische administrative Aufgaben ausführen, wie z. B. das Versenden von Preisvorschlägen und die Verfolgung von Kundenreaktionen. Wenn diese Aufgaben über Notizen auf Papier oder generische Tabellenkalkulationen verwaltet werden, geht die Verantwortlichkeit verloren. Das Personal kann nicht leicht erkennen, wer eine Nachbesprechung benötigt oder welche Dateien gesendet wurden, was zu Verzögerungen führt, die warme administrative Leads aufgrund mangelnder Koordination zu verlorenen Geschäftsmöglichkeiten machen.

Verwechslung von administrativen und klinischen Grenzen

Die Vermischung von nicht-klinischem Kundenmanagement mit medizinischer Dokumentation führt zu betrieblicher Verwirrung beim Empfangspersonal. Wenn administrative Dateien, Terminplanung und Abrechnung in ein starres klinisches System gezwungen werden, verlangsamen sich grundlegende Geschäftsabläufe. Das Personal benötigt einen geschäftlichen Arbeitsbereich für Kundenakten, Angebote und Terminplanung, um die Geschäftspipeline effizient zu verwalten, ohne sensible Krankenakten oder Behandlungsplanungsdetails zu berühren.

Das Produkt

Erleben Sie den Workspace, den Ihre Kunden spüren.

01

Ein Portal, das Kunden tatsächlich aufrufen

Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.

Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt
02

Jeder Kanal in einer Inbox

E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.

Workspace369 geteilte Inbox, die E-Mail-, SMS- und Anrufliste neben einem Kundenprofil anzeigt
03

Kundenarbeit, organisiert als Projekte

Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.

Workspace369 Projektboard, das Kundenarbeit in Phasen mit Verantwortlichen und Status organisiert anzeigt
04

Von Angeboten bis zu bezahlten Rechnungen

Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.

Workspace369 Rechnungeneditor, der Posten, Zahlungsbedingungen und Kundendetails anzeigt

Arbeitsablauf

Der Med Spa Consultation Follow-Up Workflow

01

Erste Kundenanfragen protokollieren

Der Workflow beginnt, wenn ein Interessent Informationen zu ästhetischen Optionen anfordert. Mitarbeiter erstellen nicht-klinische Kundenstammdaten, um grundlegende Kontaktinformationen und allgemeine Präferenzen zu erfassen. Mitarbeiter können anfängliche Gespräche direkt in der Zusammenfassung festhalten, um sicherzustellen, dass das Empfangsteam sofortigen Einblick in die Historie des Kunden ab der ersten Nachricht hat.

02

Terminplanung für Beratungen

Mitarbeiter nutzen die Terminplanungsfunktion, um eine erste nicht-klinische Beratung zu buchen. Dieses Treffen konzentriert sich ausschließlich auf die Erörterung allgemeiner Programmoptionen, Zeitpläne und operativer Richtlinien. Mitarbeiter können die Kalenderverfügbarkeit von administrativen Beratern innerhalb des Systems koordinieren, sodass das Team den Termin bestätigen und relevante allgemeine Informationsdateien für den Kunden anhängen kann, damit dieser sie vor seiner Sitzung überprüfen kann.

03

Beratungsangebote erstellen

Nach der Erstberatung erstellen die Mitarbeiter Angebote, die die besprochenen geschätzten Kosten, Zeitpläne und Paketoptionen detailliert beschreiben. Diese Angebote legen die Geschäftsbedingungen klar dar. Der Kunde kann das Dokument über das Kundenportal einsehen und erhält so einen transparenten Überblick über die Vereinbarung und die Preisstruktur, bevor klinische Verpflichtungen oder medizinische Untersuchungen geplant werden.

04

Nachfassaufgaben verfolgen

Sobald ein Angebot versendet wurde, können Mitarbeiter spezifische Aufgaben für das Empfangsteam erstellen, um die Reaktionszeiten zu überwachen. Mitarbeiter aktualisieren Aufgaben, während die Gespräche fortgesetzt werden, um sicherzustellen, dass kein Kunde ohne Nachverfolgung bleibt. Dateien mit Standardverwaltungsrichtlinien werden über das Kundenportal geteilt, wodurch alle nicht-medizinischen Dokumentationen organisiert und sowohl für das Personal als auch für den Kunden zugänglich bleiben.

05

Beratungsrechnungen erstellen

Wenn der Kunde das Angebot annimmt, erstellen und versenden die Mitarbeiter Rechnungen für die Beratungsgebühr. Kunden bezahlen online per Karte über das Portal, und die Mitarbeiter sehen die abgeschlossene Zahlung auf der Rechnung. Dies schließt das Onboarding ab und bereitet den Kunden vollständig auf seine klinische Aufnahme in Ihrer medizinischen Software vor.

Produktabdeckung

Kundenverwaltung für Medical Spas

  • Eine einzelne Mitarbeiterin muss in der Lage sein, eine neue Kundenakte anzulegen, eine Beratung zu planen und ein Paketangebot innerhalb von fünf Minuten auszustellen, ohne das System zu verlassen.
  • Das Kundenportal muss einem Testbenutzer erfolgreich gesendete Angebote und ausstehende nicht-klinische Rechnungen anzeigen und ihm ermöglichen, Dokumente anzuzeigen, ohne dass er Zugang zu klinischen Charting-Systemen hat.
  • Das Empfangsteam kann drei aufeinanderfolgende Folgeaufgaben verfolgen und abschließen, wobei jedes aufgezeichnete Gespräch auf geschäftliche Details beschränkt bleibt.
Kundenakten
Angebote
Projekte und Aufgaben
Dateien
Gespräche
Terminplanung
Rechnungen
Kundenportal
Workflow-Automatisierungen

Geliebt im App Store

Bewertet von den Leuten, die ihre Kundenarbeit damit erledigen.

★★★★★
Endlich fühlt es sich ruhig an

Ich bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.

Justin R. · Alleingründer · App Store-Bewertung
★★★★★
Reibungslose Teameinführung

Wir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-Bewertung
★★★★★
Stunden pro Woche zurückgewonnen

Ich habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.

Alicia N. · Gründerin einer Agentur · App Store-Bewertung
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FAQ

Kriterien für die Bewertung von Beratungs-Workflows

Können wir dieses CRM zur Speicherung von Krankenakten oder Behandlungsplänen nutzen?

Behalten Sie klinische Dokumentation, Verschreibungen, Behandlungspläne und sensible Krankengeschichten in Ihrer speziellen elektronischen Gesundheitsakten-Software. Workspace369 verwaltet die geschäftliche Seite: Kundenakten, Beratungstermine, Angebote, Gespräche und Rechnungen.

Wie hilft das Kundenportal unserem Verwaltungsteam für medizinische Spas?

Das Kundenportal ermöglicht es Ihren Kunden, Vorschläge einzusehen, vereinbarte Termine zu prüfen, auf allgemeine Geschäftsrichtlinien zuzugreifen und Rechnungen für Beratungen zu bezahlen. Dies reduziert das Telefonaufkommen an der Rezeption, indem es den Kunden eine direkte, self-service Möglichkeit bietet, ihre Geschäftsinteraktionen mit Ihrem Med Spa zu verwalten.

Können wir Verkaufsgespräche verfolgen, bevor ein Kunde eine Behandlung bucht?

Ja. Sie können alle anfänglichen Anfragen und nicht-klinischen Gespräche in den Kundenakten protokollieren. Dies hilft Ihrem Team, Folgeaufgaben zu koordinieren und Angebote effektiv zu verwalten. Phasen und Kanban-Boards zeigen jede offene Anfrage auf einen Blick; Teams, die eine eigenständige Vertriebspipeline wünschen, können auch Pipedrive vergleichen.

Kann dieses System automatisch Folgeaufgaben an bestimmte Mitarbeiter zuweisen?

Workflow-Automatisierungen können Aufgaben erstellen, E-Mails oder SMS senden, Erinnerungen ausgeben und Teammitglieder benachrichtigen, indem sie unterstützte Auslöser, Bedingungen und zeitgesteuerte Wartezeiten verwenden. E-Mail-Automatisierungen beginnen bei Cadet und SMS-Schritte bei Voyager; KI-gestützte Workflows beginnen bei Commander. Testen Sie das erforderliche Ereignis, den Besitzer und den Überprüfungsschritt, bevor Sie den Workflow aktivieren. Anrufauslöser erfordern einen Plan mit Spracherkennung. Simulierte Testläufe und Ausführungsprotokolle zeigen genau, was der Workflow mit einer Beispielanfrage tun wird.

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