E-Mail-Automatisierung
Senden Sie eine vorbereitete E-Mail, wenn ein unterstütztes Ereignis eintritt, wobei Datensatzvariablen den Kundenkontext in der Nachricht beibehalten.
Workflow-Automatisierungen für Kundenarbeit
Automatisieren Sie wiederkehrende E-Mail- und SMS-Nachfassaktionen, Aufgabenerstellung, Erinnerungen und Teambenachrichtigungen mit Workflows, die getestet, protokolliert und überwacht werden können.
Simulieren Sie jeden Workflow, bevor eine Live-E-Mail oder SMS einen Kunden erreichen kann.
- E-Mail- und SMS-Automatisierungen für Kunden- und Betriebs-Workflows ausführen.
- Aufgaben, Erinnerungen und interne Benachrichtigungen für ein Team oder einzelne Mitglieder erstellen.
- Unbegrenzte Schritte mit Filtern und Regeln für Ihre eigenen Prozesse verketten.
- AuslöserBereitRechnungsaktivität
Beginnt, wenn ein Rechnungsereignis im Workspace auftritt.
- BedingungBereitDen richtigen Kunden zuordnen
Nur Kunden, die dem Filter entsprechen, werden fortgesetzt.
- AktionTestlaufE-Mail und SMS zur Nachfassaktion senden
- + Schritt hinzufügen
Unbegrenzte Schritte mit Filtern und Regeln.
Vor der Aktivierung prüfenKeine Live-Nachricht wird während einer Simulation gesendet.
Workflow-Automatisierungssoftware
Was ist Workflow-Automatisierungssoftware?
Workflow-Automatisierungssoftware führt wiederholbare Aktionen aus, wenn definierte Geschäftsereignisse auftreten. Workspace369 Workflow-Automatisierungen umfassen E-Mail- und SMS-Automatisierung, Aufgabenerstellung, Erinnerungen und interne Benachrichtigungen für Teams oder einzelne Mitglieder – mit unbegrenzten Schritten, Filtern und Regeln, getestet in Simulation und überprüft in Ausführungsprotokollen im Kontext der Kundenarbeit.
Produktreferenz
Überprüft am 17. Juli 2026 vom Workspace369-Produktteam. Die Verfügbarkeit kann je nach Plan, Region und Workspace-Konfiguration variieren.
Automatisierungsdokumentation lesenWie es funktioniert
Die fünf Teile jedes Workflows.
Sobald diese Bausteine vertraut sind, liest sich jede Automatisierung – eine, die Sie schreiben, oder eine aus einer Vorlage – gleich.
- 01
Auslöser
Das Ereignis, das den Workflow startet – etwas, das bereits in Workspace369 geschieht, wie z. B. das Senden einer Rechnung oder die Zuweisung eines neuen Leads.
- 02
Bedingung
Ein Filter, der entscheidet, welche Datensätze weiterlaufen. Nur übereinstimmende Datensätze – zum Beispiel eine noch unbezahlte Rechnung – gelangen zum nächsten Schritt.
- 03
Warten
Eine zeitgesteuerte Pause zwischen den Schritten, von Minuten bis zu Tagen, damit die Nachverfolgung dann ankommt, wenn sie soll, anstatt alles auf einmal.
- 04
Aktion
Was der Workflow als Nächstes tut: eine E-Mail oder SMS senden, eine Aufgabe erstellen, eine Erinnerung einstellen oder eine interne Benachrichtigung posten.
- 05
Ausführen
Eine Ausführung des Workflows für einen Datensatz. Jeder Durchlauf wird mit seinem Status, den Empfängern, dem Timing und dem Trigger-Kontext protokolliert, sodass Sie überprüfen können, was tatsächlich passiert ist.
Automatisierungsaktionen
Ein Trigger, fünf Wege, die Arbeit zu bewegen.
Jede Workflow-Automatisierung kann diese Aktionen zu unbegrenzten Schritten verketten, mit Filtern und Regeln für individuelle Anpassung. E-Mail- und SMS-Automatisierungen kümmern sich um kundenorientierte Nachfassaktionen; Aufgaben, Erinnerungen und interne Benachrichtigungen bewegen das Team innerhalb des Workspaces. E-Mail- und SMS-Automatisierungen kümmern sich um kundenorientierte Nachfassaktionen; Aufgaben, Erinnerungen und interne Benachrichtigungen bewegen das Team innerhalb des Workspaces.
SMS-Automatisierung
Senden Sie eine Textnachricht zur Nachfassaktion oder Erinnerung über denselben Workflow, neben dem E-Mail-Pfad.
Aufgabenerstellung
Eine Aufgabe im Workspace mit angehängtem Datensatzkontext erstellen, damit Nachfassaktionen zu einer verfolgbaren Aufgabe werden, nicht zu einer mentalen Notiz.
Erinnerungen
Eine Erinnerung erstellen, die an den Datensatz gebunden ist, damit zeitkritische Nachfassaktionen nicht in Vergessenheit geraten.
Interne Benachrichtigungen
Eine interne Benachrichtigung für das gesamte Team oder ein einzelnes Teammitglied posten, wenn der Workflow ausgeführt wird.
Wer was erhält
Zwei Zielgruppen, ein Workflow.
Jede Aktion, die ein Workflow ausführt, landet an einem von zwei Orten – beim Kunden oder in Ihrem Workspace.
Was Kunden erhalten
Von Ihnen vorbereitete kundenorientierte Nachrichten, immer aus Vorlagen, die Ihr Team kontrolliert.
- E-Mails für Nachverfolgung, Erinnerungen und mehrstufige Sequenzen
- SMS für zeitkritische Hinweise und Bestätigungen
Was Ihr Team sieht
Interne Arbeit, die vom selben Durchlauf erstellt wird, für das gesamte Team oder ein einzelnes Mitglied.
- Aufgaben mit angehängtem Datensatzkontext
- An den Datensatz gebundene Erinnerungen
- Interne Benachrichtigungen für das Team oder ein Mitglied
In den Betriebsablauf integriert
Erstellen Sie den Pfad, testen Sie die Logik und überprüfen Sie jeden Durchlauf.
Automatisierungen verbinden sich mit Kunden, Posteingängen, Kampagnen, Anfragen, Rechnungen und Team-Workflows.
- 01
Wählen Sie einen unterstützten Auslöser
Beginnen Sie mit der Planung, dem Kunden, der Rechnung, der Zahlung, dem Angebot, der Aufgabe, dem Lead, dem Anruf oder der geplanten Zeitaktivität, die bereits in Workspace369 stattfindet.
- 02
Bedingungen und Aktionen hinzufügen
Empfänger definieren, dann unbegrenzte Schritte mit Filtern und Regeln für individuelle Anpassung verketten, wobei jede Aktion vor der Aktivierung in einer klaren, überprüfbaren Reihenfolge gehalten wird.
- 03
Testen und inspizieren Sie das Ergebnis
Führen Sie eine Simulation durch, ohne eine Live-Nachricht zu senden. Nutzen Sie dann die Ausführungsdetails, um Empfänger, Status, Timing und Auslöserkontext zu überprüfen.
Unterstützte Trigger
Beginnen Sie mit Ereignissen, die bereits stattfinden.
Jeder Workflow beginnt mit einem unterstützten Trigger. Der Builder prüft die Trigger-Unterstützung vor der Aktivierung, sodass ein Workflow niemals von etwas gestartet werden kann, das der Workspace nicht sehen kann.
Terminplanung
Terminaktivität – eine Buchung wird geplant oder ein Meeting steht bevor.
Kunde
Kundenaktivität, wie ein neuer Kunde, der in den Workspace eintritt.
Rechnung
Rechnungsaktivität, wie z. B. eine Rechnung, die an einen Kunden gesendet wird.
Zahlung
Zahlungsaktivität auf einer Rechnung im Workspace.
Angebot
Angebotsaktivität, wie z. B. die Annahme eines Angebots.
Aufgabe
Aufgabenaktivität in Ihren Projekten.
Lead
Lead-Aktivität, wie z. B. die Zuweisung eines neuen Leads.
Anruf
Anrufaktivität, wie ein Anruf, der mit einem Ergebnis endet, das eine Nachverfolgung erfordert.
Geplante Zeit
Eine von Ihnen gewählte Zeit – starten Sie den Workflow nach einem Zeitplan anstatt nach einem Ereignis.
Innerhalb von Workspace369
Verstehen Sie den Workflow vor und nach der Ausführung.
Der Builder, die Simulationssteuerung und der Ausführungsverlauf sind als eine Betriebsschleife konzipiert, sodass Automatisierung niemals eine Blackbox wird.Workflow-Builder
Den genauen Auslöser, Filter und die Aktionsreihenfolge zuordnen.
Überprüfen Sie den Workflow-Pfad vom auslösenden Ereignis bis zu jeder Bedingung und jedem Folge-Schritt, bevor er gespeichert wird.
- Unterstützte Auslöser bleiben vor der Aktivierung sichtbar.
- Empfänger und Nachrichtenaktionen bleiben Teil derselben Überprüfung.
- Workflows können unbegrenzte Schritte mit benutzerdefinierten Filtern und Regeln enthalten.
- AuslöserBereitAngebot angenommen
- BedingungBereitKunde hat ein offenes Projekt
- Aktion3 AktionenOnboarding-E-Mail senden, Setup-Aufgabe erstellen, Team benachrichtigen
- + Schritt hinzufügen
Unbegrenzte Schritte mit Filtern und Regeln.
Sicheres Testen
Simulieren Sie einen Lauf, ohne die echte Nachricht zu senden.
Testläufe ermöglichen es dem Team, Variablen, Empfänger und die Workflow-Bereitschaft zu inspizieren, bevor eine Live-E-Mail oder SMS einen Kunden erreicht.
- Simulierte Läufe werden getrennt von Live-Ausführungen identifiziert.
- Bereitschaftsprüfungen decken nicht unterstützte oder unvollständige Setups auf.
Ausführungsverlauf
Sehen Sie, was ausgeführt wurde, wen es betraf und was überprüft werden muss.
Workflow Runs trennt Ausführungen von Testläufen und hält Status, Empfänger, Automatisierung und detaillierten Auslöserkontext zur Überprüfung bereit.
- Live-Ausführungen und simulierte Läufe filtern.
- Öffnen Sie einen Lauf, um seine gespeicherten Details und Ergebnisse zu inspizieren.
Vorgefertigte Vorlagen
Starten Sie mit Sequenzen, die bereits funktionieren.
Vorgefertigte Workflow-Vorlagen decken verschiedene Branchen und gängige Strategien ab – verwenden Sie eine als Vorlage oder passen Sie jeden Schritt an. Jede Automatisierung ist eine Sequenz von Triggern, zeitgesteuerten Wartezeiten, Bedingungen und Aktionen, und jeder Schritt bleibt editierbar, testbar und überprüfbar.
Neue Lead-Nachfasssequenz
- 1Trigger: Neuer Lead zugewiesen
- 25 Minuten warten
- 3SMS senden: Willkommensvorlage
- 41 Stunde warten
- 5Wenn keine Antwort → E-Mail-Nachfassaktion senden
- 624 Stunden warten
- 7Rückruf-Ticket erstellen
Rechnung-Zahlungs-Nachfassaktion
- 1Trigger: Rechnung gesendet
- 23 Tage warten
- 3Wenn unbezahlt → E-Mail senden: Zahlungserinnerung
- 44 Tage warten
- 5Wenn unbezahlt → SMS-Erinnerung senden
- 67 Tage warten
- 7Inkasso-Aufgabe erstellen
Terminerinnerungssequenz
- 1Trigger: Termin geplant
- 2E-Mail senden: Buchungsbestätigung
- 3Bis 24 Stunden vorher warten
- 4SMS senden: Vorlagenerinnerung
- 5Bis 1 Stunde vorher warten
- 6SMS senden: Erinnerung am selben Tag
- 7Nachfassaufgabe erstellen
Ein Durchlauf, Schritt für Schritt
Verfolgen Sie einen Durchlauf von Trigger bis Aufgabe.
Hier sehen Sie, was die Vorlage „New Lead Follow-Up“ tatsächlich tut, sobald sie aktiv ist – was der Kunde erhält und was Ihr Team im Workspace sieht.
- Der Moment, in dem ein Lead zugewiesen wird
Der Trigger wird ausgelöst und ein Durchlauf für diesen Lead gestartet. Der Workflow übernimmt von da an – niemand muss sich an die Nachverfolgung erinnern.
- Fünf Minuten später
Der Kunde erhält die von Ihrem Team vorbereitete Willkommens-SMS mit seinen aus dem Datensatz eingefügten Details.
- Eine Stunde später
Der Workflow prüft auf eine Antwort. Wenn der Kunde nicht geantwortet hat, sendet er die E-Mail-Nachverfolgung; wenn er geantwortet hat, wird dieser Zweig übersprungen.
- Am nächsten Tag
Immer noch keine Antwort? Der Workflow erstellt eine Rückrufaufgabe mit dem Kontext des Leads, sodass eine Person sich darum kümmert.
- Jederzeit nach
Öffnen Sie Workflow-Durchläufe und sehen Sie genau, was passiert ist: jeder Schritt, sein Status, sein Timing und der Trigger, der ihn gestartet hat.
Gängige Betriebsszenarien
Automatisieren Sie wiederholte Nachfassaktionen, ohne die Logik zu verbergen.
Diese Beispiele beschreiben, wie die Funktion in die vernetzte Kundenarbeit passt. Es handelt sich um Produkt-Workflows, nicht um zugesicherte Geschäftsergebnisse.
Nachfassen nach einem Kundenereignis
Unterstützte Kunden-, Termin-, Rechnungs-, Zahlungs-, Angebots-, Aufgaben-, Lead-, Anruf- oder zeitgesteuerte Aktivitäten nutzen, um einen gezielten E-Mail- oder SMS-Workflow zu starten.
Testen Sie, bevor eine Nachricht live geht
Führen Sie eine Simulation durch, um Variablen, Empfänger, Trigger-Unterstützung und Workflow-Bereitschaft zu überprüfen, ohne die Produktions-E-Mail oder SMS-Aktion zu senden.
Überprüfen Sie, was passiert ist
Überprüfen Sie den Ausführungsstatus, den Empfänger, die Zeitplanung, die Automatisierung und den Trigger-Kontext, damit das Team Testläufe von Live-Workflow-Aktivitäten unterscheiden kann.
Gepaart mit Workspace AI
Beschreiben Sie den Anwendungsfall. KI entwirft den Workflow.
Fragen Sie Workspace AI, was Aufmerksamkeit erfordert – zum Beispiel, welche Rechnungen unbezahlt sind – und es antwortet aus dem realen Workspace-Kontext, mit dem sichersten nächsten Schritt für jede einzelne. Beschreiben Sie einen genauen Anwendungsfall, und KI bereitet den Workflow selbst vor: Trigger, Wartezeiten, Bedingungen und Aktionen, bereit zur Überprüfung.
Sie simulieren, passen an und aktivieren. Workflow-Automatisierungen erledigen dann die wiederholbare Arbeit – Senden, Aufgaben zuweisen, Erinnern – mit Testläufen und Ausführungsprotokollen, die jede Aktion überprüfbar machen.
Workspace AI erkunden
Wo es sich verbindet
Ein Datensatz kann die Arbeit voranbringen.
Automatisierungen verbinden sich mit Kunden, Posteingängen, Kampagnen, Anfragen, Rechnungen und Team-Workflows.
Häufig gestellte Fragen
Automatisierungsfragen
Welche Aktionen kann eine Workflow-Automatisierung ausführen?
Eine Workflow-Automatisierung kann eine E-Mail oder SMS senden, eine Aufgabe im Workspace erstellen, eine Erinnerung einstellen oder eine interne Benachrichtigung für das gesamte Team oder ein einzelnes Teammitglied posten. Jede Aktion bleibt in einer klaren, überprüfbaren Reihenfolge vor der Aktivierung.
Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Schritte, die ein Workflow enthalten kann?
Nein. Workflow-Automatisierungen können unbegrenzte Schritte enthalten, mit Komplexität, Filtern und Regeln für individuelle Anpassung. Simulationen und Ausführungsprotokolle halten auch lange Workflows testbar und überprüfbar.
Kann ein Workflow Wartezeiten und bedingte Schritte enthalten?
Ja. Ein Workflow kann zeitgesteuerte Wartezeiten mit bedingten Schritten mischen – zum Beispiel eine Stunde nach einer Willkommens-SMS warten und nur dann eine E-Mail-Nachverfolgung senden, wenn der Kunde nicht geantwortet hat.
Kann Workspace AI einen Workflow für mich erstellen?
Ja. Beschreiben Sie den genauen Anwendungsfall und Workspace AI hilft bei der Vorbereitung des Workflows – Auslöser, Wartezeiten, Bedingungen und Aktionen – zur Überprüfung. Sie können ihn simulieren, anpassen und aktivieren, wenn er bereit ist.
Gibt es vorgefertigte Workflow-Vorlagen?
Ja. Workspace369 enthält vorgefertigte Workflow-Vorlagen für verschiedene Branchen und gängige Strategien, wie z. B. Lead-Nachverfolgung, Rechnungserinnerungen und Terminsequenzen. Jeder Vorlagenschritt kann vor der Aktivierung angepasst werden.
Kann ein Workflow vor der Aktivierung getestet werden?
Ja. Workspace369 beinhaltet simulierte Testläufe, damit Teams einen Workflow inspizieren können, ohne die Live-E-Mail- oder SMS-Aktion zu senden.
Welche Ereignisse können eine Automatisierung starten?
Unterstützte Auslöser umfassen Planung, Kunde, Rechnung, Zahlung, Angebot, Aufgabe, Lead, Anruf und geplante Zeitaktivität. Der Builder prüft die Auslöserunterstützung vor der Aktivierung.
Was passiert, wenn ein Workflow nicht bereit zum Ausführen ist?
Der Builder prüft die Trigger-Unterstützung vor der Aktivierung, und Bereitschaftsprüfungen zeigen nicht unterstützte oder unvollständige Setups während der Simulation an – bevor eine Live-E-Mail oder SMS gesendet werden kann.
Können Teams überprüfen, was nach der Ausführung eines Workflows passiert ist?
Ja. Workflow Runs hält Live-Ausführungen und Testläufe mit Status, Empfänger, Timing und detailliertem Auslöserkontext bereit.
Arbeiten Sie von einem verbundenen System aus
Starten Sie noch heute Ihre erste Workflow-Automatisierung.
Starten Sie mit einer vorgefertigten Vorlage oder beschreiben Sie Ihren Anwendungsfall für Workspace AI. Simulieren Sie jeden Schritt, bevor ein Kunde eine Nachricht sieht.
Nichts geht live, bis Sie es aktivieren.