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CRM für Einzel- und Kleinkanzleien

CRM für Einzel- und Kleinanwaltskanzleien mit einem spezifischen Workflow

Eine Anfrage einer Anwaltskanzlei muss geprüft werden, bevor sie zu einem akzeptierten Auftrag werden kann. Diese Seite zeigt, wie Anwälte und kleine Anwaltskanzleien die Aufnahme in Workspace369 durchführen, von der ersten Anfrage bis zum unterzeichneten Auftrag. Mit Kundenakten, Gesprächen und Terminplanung kann ein Bediener eingehende Anfragen prüfen, bevor er sich zu einem Projekt verpflichtet, und öffentliche Aufnahmeformulare (Anfragen, von Voyager) erfassen neue Anfragen, die zu Kundenakten werden. Angebote mit E-Signatur, Projekte, Dateien und Rechnungen führen jeden Auftrag von dort aus weiter.

Kostenlose Testversion starten Mit dem Vertrieb sprechen
Kundedie Beziehung und der vereinbarte Brief
ArbeitAufgaben mit einer verantwortlichen Person
AbrechnungRechnungen und kommerzieller Kontext
Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt

Wichtige Fakten

Das CRM für Einzel- und Kleinkanzleien von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.

Der Workflow läuft in 5 Schritten ab, von "Erfassung der anfänglichen Anfrage" bis "Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung".

Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.

Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.

Das Problem

Operative Engpässe bei der Mandantenaufnahme in kleinen Anwaltskanzleien

Nicht geprüfte Kundenanfragen

Erste Anfragen kommen oft ohne Vorabprüfung an, wodurch die Aufnahme-Warteschlange mit unpassenden Fällen gefüllt wird. Ohne eine klare Methode zur Protokollierung von Gesprächen und zur Überprüfung von Kundenakten verbringen die Mitarbeiter Stunden damit, Details manuell zu analysieren. Dieser Verwaltungsaufwand verzögert die Antworten an geeignete Interessenten. Bediener benötigen eine strukturierte Möglichkeit, die erste Kontaktaufnahme zu dokumentieren und vorläufige Bewertungen zu planen, bevor ein formelles Projekt erstellt oder Angebote versendet werden.

Verstreute Intake-Kommunikation

Wenn potenzielle Kundenanfragen über separate Konten verteilt sind, wird die Verfolgung der frühen Historie einer Anfrage schwierig. Gespräche, anfängliche Dateien und Terminplanungshinweise bleiben mit dem primären Kundendatensatz verknüpft. Eine Person muss manuell überprüfen, ob eine Anfrage geprüft wurde oder ob ein Angebot gesendet wurde. Dieser Mangel an administrativer Organisation führt zu wiederholten Fragen und langsamen Reaktionszeiten während der Aufnahme.

Getrennte Projektverfolgung

Der Übergang von einer akzeptierten Anfrage zur Projektausführung führt oft zu betrieblichen Reibereien. Aufgaben, zugehörige Dateien und Kundenakten werden häufig an verschiedenen Orten gespeichert. Ein Teammitglied muss Aufgaben manuell in einem weiteren Tool neu erstellen. Ohne die direkte Verknüpfung von Projekten mit dem ursprünglichen Kundenkonto erfordert die Verfolgung des Fortschritts und die Koordination interner Aufgaben übermäßige manuelle Abgleiche.

Isolierte Abrechnungsverwaltung

Die Abrechnung von Erstberatungen oder Meilensteinen eines Auftrags ist ineffizient, wenn sie außerhalb des Hauptkundensystems erfolgt. Die Erstellung von Rechnungen erfordert die manuelle Eingabe von Daten aus separaten Terminprotokollen und Kundenakten. Wenn Rechnungen von Kundengesprächen und Projektdateien getrennt sind, wird die Verfolgung offener Salden zu einer manuellen Aufgabe, die kleine Anwaltskanzleien zwingt, zusätzliche Zeit für die Überprüfung des Zahlungsstatus aufzuwenden.

Das Produkt

Erleben Sie den Workspace, den Ihre Kunden spüren.

01

Ein Portal, das Kunden tatsächlich aufrufen

Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.

Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt
02

Jeder Kanal in einer Inbox

E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.

Workspace369 geteilte Inbox, die E-Mail-, SMS- und Anrufliste neben einem Kundenprofil anzeigt
03

Kundenarbeit, organisiert als Projekte

Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.

Workspace369 Projektboard, das Kundenarbeit in Phasen mit Verantwortlichen und Status organisiert anzeigt
04

Von Angeboten bis zu bezahlten Rechnungen

Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.

Workspace369 Rechnungeneditor, der Posten, Zahlungsbedingungen und Kundendetails anzeigt

Arbeitsablauf

Der Intake and Screening Workflow

01

Die erste Anfrage protokollieren

Eine Person erhält eine eingehende Anfrage und gibt die Details in die Kundenakten ein oder wandelt eine eingereichte Aufnahmeanfrage in eine Kundenakte um. Der Bediener vermerkt die Kontaktinformationen des Interessenten und erfasst die Kernanfrage als Eintrag in der Zusammenfassung. Dieser Schritt beginnt mit der Nachverfolgung, bevor eine Überprüfung stattfindet. Das Team verwendet diesen Eintrag, um nachfolgende Gespräche und Dateien zu speichern und frühe Kontaktpunkte mit einem bestimmten Interessenten zu verknüpfen.

02

Screening und vorläufige Terminplanung

Der Betreiber prüft die Kundenakten, um festzustellen, ob die Anfrage die Aufnahme-Kriterien der Kanzlei erfüllt. Eine Person nutzt dann das Terminplanungstool, um einen Intake-Anruf zu vereinbaren. Während dieses Anrufs dokumentiert der Administrator die Gesprächsdetails direkt in der Anfragedatei. Dieser Screening-Schritt ermöglicht es der Kanzlei, den Umfang der Anfrage zu bewerten, bevor sie mit einer formellen Beauftragung oder einem Projekt fortfährt.

03

Erstellung des Engagement-Angebots

Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, erstellt ein Teammitglied einen Vorschlag, der den Umfang des Engagements, die geschätzten Zeitpläne und die Gebührenbedingungen umreißt. Der Betreiber lädt relevante Dateien in den Vorschlagsdatensatz hoch und sendet ihn an den Interessenten. Der Interessent prüft, genehmigt und unterzeichnet den Vorschlag über seinen öffentlichen Link. Dieser Schritt hält die Gebühren vor der Projektaktivierung klar.

04

Aktivierung des Engagement-Projekts

Nachdem der Interessent das Angebot angenommen hat, erstellt der Bediener ein Projekt zur Verwaltung der Engagement-Aufgaben. Das Team legt spezifische Aufgaben fest, weist operative Fristen zu und plant Follow-up-Aktionen. Alle Gespräche und Dateien im Zusammenhang mit dem Onboarding-Prozess werden innerhalb dieses Projekts gespeichert. Diese Struktur ermöglicht es der Firma, Meilensteine und Fortschritte für jedes Engagement an einem Ort zu verfolgen.

05

Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung

Nach Erreichen vereinbarter Meilensteine wandelt der Betreiber die akzeptierten Angebote in Rechnungen zu den vereinbarten Konditionen um. Der Betreiber verknüpft diese Rechnungen mit den Kundenkonten und Projektdateien. Der Administrator verfolgt den Zahlungsstatus und koordiniert notwendige Nachfassaktionen über das Kundenportal oder direkte Gespräche. Dies schließt den Kreislauf ab und hält die Abrechnungsunterlagen neben der vollständigen Projekthistorie organisiert.

Produktabdeckung

Kundenverwaltung für Einzel- und Kleinkanzleien

  • Der Betreiber muss erfolgreich eine Testanfrage in den Kundenakten protokollieren, eine Screening-Notiz als Eintrag im Briefing hinzufügen und überprüfen, ob die Notiz korrekt gespeichert wird.
  • Ein Teammitglied muss eine Intake-Veranstaltung planen, sie mit dem Kundenkonto verknüpfen und bestätigen, dass das Konversationsprotokoll die geplante Zeit korrekt anzeigt.
  • Der Administrator muss eine Testrechnung aus der Projektansicht erstellen, sie an das Kundenportal senden und überprüfen, ob der Kunde auf die Datei zugreifen kann.
Kundenakten
Angebote
Projekte und Aufgaben
Dateien
Gespräche
Terminplanung
Rechnungen
Kundenportal
Workflow-Automatisierungen

Geliebt im App Store

Bewertet von den Leuten, die ihre Kundenarbeit damit erledigen.

★★★★★
Endlich fühlt es sich ruhig an

Ich bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.

Justin R. · Alleingründer · App Store-Bewertung
★★★★★
Reibungslose Teameinführung

Wir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-Bewertung
★★★★★
Stunden pro Woche zurückgewonnen

Ich habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.

Alicia N. · Gründerin einer Agentur · App Store-Bewertung
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FAQ

Bewertungs- und Abnahmekriterien

Wo passen Konfliktprüfungen und Treuhandbuchhaltung?

Bewahren Sie Treuhandbuchhaltung und Interessenkonfliktprüfungen in Ihrer Anwaltssoftware auf, die für die Regeln Ihrer Anwaltskammer eingerichtet ist. Workspace369 verwaltet Intake, Kundenakten, Angebote, Terminplanung, Kundenmitteilungen und Rechnungen, mit grundlegender Buchhaltung von Specialist.

Wie funktioniert das Kundenportal während des Screening-Prozesses?

Das Kundenportal ermöglicht es potenziellen Kunden, freigegebene Dateien abzurufen und vom Unternehmen gesendete Vorschläge einzusehen. Eine Person kann sich anmelden, um zu überprüfen, ob der erforderliche Zugriff korrekt funktioniert. Das Portal ist der Ort, an dem Interessenten mit dem Unternehmen kommunizieren und Dokumente einsehen können, getrennt vom internen Aufgabenmanagement.

Können wir Vertriebspipelines ähnlich wie bei traditionellen CRM-Plattformen verwalten?

Ja. Verfolgen Sie Anfragen in Kundenakten mit Lead-Quellen und führen Sie akzeptierte Aufträge als Projekte mit Phasen und Kanban-Boards durch. Wenn Ihr Unternehmen ein reines Vertriebspipeline-Tool wünscht, konzentriert sich Pipedrive speziell auf das Management der Vertriebs-Opportunity-Pipeline. Workspace369 verwaltet den gesamten Kundenlebenszyklus, von der Aufnahme über Angebote, Planung, Aufgaben bis hin zur Rechnungsstellung.

Wie werden Dateien und Konversationen für eine neue Anfrage organisiert?

Gespräche und hochgeladene Dateien können vom Bediener direkt den entsprechenden Kundenakten oder Projekteinträgen zugeordnet werden. Wenn eine Person neue Informationen erhält, protokolliert sie diese im Briefing, um eine organisierte Historie zu pflegen. Dies ermöglicht es jedem, der die Anfrage prüft, den aufgezeichneten Zeitplan einzusehen, vom ersten Screening-Gespräch bis zur endgültigen Rechnungsstellung.

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