CRM für Steuerberater
Steuerberater benötigen eine klare Nachverfolgung jedes Auftrags, vom Beratungsvertrag bis zur Endrechnung. Workspace369 verwaltet diesen Teil der Praxis in einem System: Kundenakten, Angeboten mit elektronischer Signatur, Aufgaben, Dateien, Kundenmitteilungen und Rechnungen. Steuerkanzleien behalten auch in geschäftigen Zeiten den Überblick, sodass die Dokumentensammlung und Nachverfolgung abgeschlossen sind, bevor die Daten in die Ablagesysteme gelangen.
Wichtige Fakten
Das CRM für Steuerberater von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.
Der Workflow läuft in 5 Schritten, von "Kundenangebote initiieren" bis "Rechnungen finalisieren und Projektabschluss".
Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.
Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.
Das Problem
Steuerberater-Kunden reichen häufig unvollständige Unterlagen kurz vor kritischen Steuerfristen ein. Ohne einen ausgewiesenen Bereich für die administrative Nachverfolgung verbringen Steuerberater Stunden damit, einzelne Dateien zu überprüfen, um festzustellen, was fehlt. Dies verzögert die Initiierung von Projekten und verursacht administrative Engpässe, die die Kapazität der gesamten Kanzlei verlangsamen.
Die Kommunikation bezüglich fehlender W-2- oder 1099-Formulare erstreckt sich oft über mehrere persönliche Textnachrichten und fragmentierte E-Mail-Threads. Steuerberater verlieren wertvolle Zeit mit der Suche nach historischen Gesprächen, um spezifische Anweisungen oder Klärungen des Kunden zu finden, was zu Fehlern in der ursprünglichen administrativen Aufzeichnung vor Beginn der Einreichung führt.
Wenn ein Steuerkunde kurz vor der Abgabefrist ein unvollständiges Dokumentenpaket sendet, werden manuelle Nachfassaufgaben leicht vergessen. Ohne klare Aufgabenlisten, die direkt mit den Kundenakten verknüpft sind, wissen die Teammitglieder nicht, wer für die Anforderung der restlichen Dokumente verantwortlich ist, was zu verpassten Meilensteinen und verzögerten Steuererklärungen führt.
Das Versenden von Beauftragungsschreiben und das Sammeln erster administrativer Details erfolgt oft über getrennte Dokumente. Steuerberater haben Schwierigkeiten, erste Angebote mit aktiven Projekten zu verknüpfen, was zu Verwirrung über den Arbeitsumfang führt und die Einziehung erster Vorauszahlungsrechnungen vor Beginn der eigentlichen Steuererstellung verzögert.
Das Produkt
Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.
E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.
Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.
Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.
Arbeitsablauf
Beginnen Sie die Beauftragung mit der Erstellung klarer Angebote im System, um den Umfang der Steuerberatungsdienste darzulegen. Der Kunde prüft die Angebotsdetails im Kundenportal. Sobald der Kunde die Bedingungen genehmigt und elektronisch unterzeichnet hat, wandelt die Kanzlei das genehmigte Angebot in die Vorauszahlungsrechnung um und eröffnet den Auftrag im Kundenkonto.
Nutzen Sie die Planungsfunktionen, um bei Bedarf erste Beratungsgespräche zu vereinbaren oder sofort ein dediziertes Projekt für das Steuerjahr anzulegen. Innerhalb der Kundenkonten listet der Steuerberater die erforderlichen Steuerdokumente auf. Der menschliche Bediener weist den Kunden an, seinen ersten Dokumentensatz direkt in den Portal-Dateien-Bereich hochzuladen.
Wenn ein Steuerkunde kurz vor der Abgabefrist ein unvollständiges Dokumentenpaket sendet, prüft der Steuerberater die hochgeladenen Dateien anhand der erforderlichen Liste. Der Sachbearbeiter erfasst die fehlenden Elemente im Briefing und eröffnet einen speziellen Gesprächsfaden mit dem Kunden im Portal, wodurch explizite Aufgaben für die fehlenden Dokumente erstellt werden.
Der Vorbereiter verwaltet die Aufgaben, die erforderlich sind, um alle notwendigen Elemente zu sammeln. Teammitglieder aktualisieren den Aufgabenstatus, sobald die Elemente eintreffen. Alle Kunden-Gespräche bleiben an die Kundenakte gebunden, sodass jedes Teammitglied bestätigen kann, dass die Datei bereit ist, bevor die Daten in das genehmigte Steuererklärungssystem übertragen werden.
Nachdem die Checkliste vollständig ist und die Steuererklärung in Ihrer Steuersoftware eingereicht wurde, stellt der Bediener die endgültigen Rechnungen über Workspace369 aus. Der Kunde bezahlt die Rechnung online über das Kundenportal, und das Projekt wird als abgeschlossen markiert, wodurch die vollständige Kundengeschichte für zukünftige Jahre erhalten bleibt.
Produktabdeckung
Geliebt im App Store
Endlich fühlt es sich ruhig anIch bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.
Reibungslose TeameinführungWir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.
Stunden pro Woche zurückgewonnenIch habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.
Loslegen
FAQ
Behalten Sie Steuererklärungen, staatliche Identifikatoren und offizielle Einreichungen in Ihrer genehmigten Steuersoftware bei. Workspace369 übernimmt die Praxis darum herum: Kundenakten, Auftragsangebote, Dokumentensammlung, Aufgaben, Dateien, Kundenmitteilungen und Rechnungen.
Ein Bediener prüft die im Portal hochgeladenen Dateien, protokolliert die fehlenden Elemente in der Beschreibung und erstellt spezifische Aufgaben für die Nachverfolgung. Sie können einen Konversationsfaden mit dem Kunden im Portal initiieren, um die spezifischen fehlenden Steuerformulare anzufordern, bevor Sie Daten in Ablagesysteme übertragen.
Workflow-Automatisierungen erstellen Aufgaben, senden E-Mails oder SMS, geben Erinnerungen aus und benachrichtigen Teammitglieder mithilfe von neun Auslösertypen, Bedingungen und zeitgesteuerten Wartezeiten. E-Mail-Automatisierungen beginnen bei Cadet, SMS-Schritte bei Voyager und KI-gestützte Workflows bei Commander; Anrufauslöser sind ab Specialist mit Sprachanrufen erhältlich. Überprüfen Sie den genauen Auslöser, den Eigentümer und den Überprüfungsschritt mit einem simulierten Testlauf, bevor Sie den Workflow aktivieren.
Ja. Senden Sie Beratungsvereinbarungen als Angebote mit E-Signatur und wandeln Sie sie in Rechnungen um. Kunden überprüfen Angebote und bezahlen ihre Rechnungen im Kundenportal, sodass Ihre Firma Finanzmeilensteine neben aktiven Projekten und Aufgaben verfolgt.
Bereit, wenn Sie es sind
Beginnen Sie mit den Modulen, die Sie heute benötigen, und aktivieren Sie dann KI, Automatisierungen, Buchhaltung, Inventar, Anfragen und Berichterstattung, wenn der Betrieb wächst.
