Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Workspace ως CRM (και πού αποτυγχάνει)

Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Google Workspace ως CRM — για περίπου δώδεκα πελάτες.

Κάθε μικρή ομάδα το δοκιμάζει πρώτα: ένα Sheet για επαφές, Gmail για συνομιλίες, Επαφές για λεπτομέρειες, ίσως μια λίστα Εργασιών για παρακολούθηση. Εδώ είναι πώς να κάνετε αυτήν τη ρύθμιση να λειτουργεί όσο το δυνατόν περισσότερο — και το ακριβές σημείο όπου σταματά να λειτουργεί. Για την ευρύτερη ανάγνωση του αν η λύση παράκαμψης έχει νόημα γενικά, δείτε το Οδηγός Google Workspace CRM.

Γρήγορη απάντηση

Μπορείτε να αυτοσχεδιάσετε ένα CRM με Google Sheets, Gmail και Επαφές: ένα φύλλο ως λίστα πελατών, στήλες για κατάσταση και επόμενο βήμα, και αυστηρή πειθαρχία. Σπάει στην κοινή ιστορία, την παρακολούθηση και οτιδήποτε πέρα από το στάδιο επαφής — χωρίς αιτήματα, έργα, τιμολόγια ή υπενθυμίσεις. Ένα σύστημα εργασίας με πελάτη όπως το Workspace369 αναλαμβάνει όταν η σχέση συνεχίζεται στην παράδοση και τη χρέωση — το CRM που λειτουργεί παράλληλα με το Google Workspace είναι η έκδοση που δημιουργήθηκε για ομάδες που παραμένουν στη στοίβα της Google.

Η ρύθμιση που λειτουργεί (για λίγο)

• Ένα Φύλλο ως λίστα πελατών — όνομα, εταιρεία, email, τηλέφωνο, κατάσταση, επόμενο βήμα, τελευταία επαφή
• Ετικέτες στο Gmail — μία ετικέτα ανά πελάτη ή στάδιο ώστε τα νήματα να είναι ανιχνεύσιμα
• Επαφές για λεπτομέρειες — η κανονική εγγραφή email και τηλεφώνου
• Μια εβδομαδιαία ανασκόπηση — κάθε Παρασκευή, ενημέρωσε το φύλλο και όρισε κάθε επόμενο βήμα

Η πειθαρχία είναι το σύστημα. Τη στιγμή που το φύλλο γίνεται ξεπερασμένο, όλα τα επόμενα ακολουθούν.

Πού αποτυγχάνει το αυτοσχέδιο CRM

• Χωρίς κοινό ιστορικό — η εγγραφή ζει στα εισερχόμενα ανά άτομο· ένας συνάδελφος δεν μπορεί να δει τι ειπώθηκε
• Χωρίς σύστημα παρακολούθησης — "επόμενο βήμα" είναι ένα κελί που κάποιος πρέπει να θυμάται να διαβάζει
• Τίποτα πέρα από την επαφή — κανένα αίτημα, έργο, πρόταση, τιμολόγιο ή κατάσταση πληρωμής
• Χωρίς υπενθυμίσεις — καθυστερημένες παρακολουθήσεις και απλήρωτα τιμολόγια εμφανίζονται τυχαία
• Χωρίς αναφορές — έσοδα, ανοιχτή εργασία και αξία πελάτη χρειάζονται χειροκίνητη συναρμολόγηση κάθε φορά

Τι προσθέτει ένα πραγματικό σύστημα εργασίας πελάτη

Ένα σωστό σύστημα διατηρεί την εγγραφή ζωντανή μετά την επαφή: εισαγωγή και αιτήματα, έργα και αρχεία, κάθε email και SMS σε ένα εισερχόμενο, προτάσεις, τιμολόγια, πληρωμές, υπενθυμίσεις και αναφορές. Αυτό είναι το Workspace369 — το κόμβος CRM Workspace δείχνει το μοντέλο λεπτομερώς.

Πότε να κάνετε τη μετακίνηση

Μετακινηθείτε όταν οποιοδήποτε από τα παρακάτω γίνεται καθημερινό: οι παρακολουθήσεις εξαρτώνται από τη μνήμη, δύο άτομα δίνουν διαφορετικές απαντήσεις σε έναν πελάτη, η κατάσταση τιμολογίου απαιτεί ερωτήσεις, ή ένα φωνητικό μήνυμα πελάτη γίνεται σημείωμα. Οι περισσότερες ομάδες φτάνουν σε αυτό μέσα στους πρώτους δώδεκα ενεργούς πελάτες τους.

Τελική σύσταση

Χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση Φύλλων σκόπιμα όσο διαρκεί — μία λίστα, εβδομαδιαία αναθεώρηση, χωρίς εξαιρέσεις. Όταν η πειθαρχία αρχίζει να κοστίζει περισσότερο από το λογισμικό, μετακινηθείτε σε ένα σύστημα που διατηρεί την εγγραφή. Ξεκινήστε με το κόμβος λογισμικού CRM Workspace ή το καλύτερο CRM για το Google Workspace σύγκριση.