Recibir pagos
Una factura solicita el pago; un recibo lo confirma. Mismas partes, a menudo los mismos artículos — pero viven en lados opuestos de la transacción, y mezclarlos confunde a los clientes, contadores y la temporada de impuestos.
Revisado
En resumen
Una factura es una solicitud de pago emitida antes de que el cliente pague: enumera lo que se entregó, cuánto cuesta y cómo pagar. Un recibo es prueba de pago emitido después: confirma lo que se pagó, cuándo y cómo. Envía la factura cuando se entrega el trabajo y el recibo cuando llega el dinero. El software de facturación emite ambos desde el mismo registro, manteniendo los números, artículos y referencia del cliente idénticos en cada uno.
Misma transacción, lados opuestos:
Comparten la mayoría de los campos, con diferente énfasis:
El recibo debe hacer referencia a la factura que liquida — eso es lo que permite a un cliente (o a su contador) relacionar el pago con la solicitud sin un hilo de correo electrónico. En Workspace369, los recibos se emiten a partir de la factura pagada, por lo que la referencia, los elementos de línea y los montos siempre coinciden.
Preguntas frecuentes
No. Una factura solicita el pago antes de que ocurra; un recibo confirma el pago después. Llevan información similar pero sirven a propósitos opuestos en la transacción.
Después de que el cliente pague. Para pagos con tarjeta en línea, envíela automáticamente al confirmar el pago. Para transferencias bancarias o cheques, emítala una vez que el dinero se haya liquidado.
El nombre y los detalles de contacto de su empresa, el cliente, un número de recibo, el número de factura que liquida, la fecha de pago, el monto recibido, el método de pago y cualquier saldo pendiente. Si cobra impuestos, muestre el impuesto incluido en el pago.
Sí, siempre que el recibo esté claramente marcado como recibo (o la factura esté marcada como "Pagada") y muestre la fecha, el monto y el método de pago. Mantenga la factura original sin cambios; el recibo es un registro separado del pago.
Necesita la factura para mostrar lo que facturó y el recibo o registro de pago para mostrar lo que cobró. Juntos concilian sus libros; los recibos faltantes son lo que hacen de la temporada de impuestos un proyecto de reconstrucción.
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