Google Workspace -projektinhallinta: vaihtoehdot ja vaihtoehdot
Vertaa Google Sheetsiä, Tehtäviä ja Keepiä projektiseurantaan erikoistuneiden projektinhallintaohjelmistojen kanssa – aikajanat, kapasiteetti, asiakaskonteksti ja raportointi.
Nopea vastaus
- Google Workspacella ei ole erikoistunutta projektinhallintasovellusta – tiimit keksivät ratkaisuja Sheetsin, Tasksien ja Keepin avulla.
- Improvisoitu asetus toimii yksinkertaisille jaetuille listoille, mutta pettää aikajanoissa, kapasiteetissa, asiakaskontekstissa ja kaikessa asiakaspuolen toiminnassa.
- Erikoistunut projektinhallinta yhdistää tehtävät aikajanoihin, kapasiteettiin, asiakastietoon ja raportointiin.
Google Workspacella ei ole projektinhallintasovellusta. Joten jokainen tiimi keksii ratkaisuja: Sheets tehtäville, Tasks henkilökohtaisille tehtäville, Keep muistiinpanoille.
Tuo asetus toimii pidempään kuin useimmat ihmiset odottavat. Tässä, missä se kestää, missä se pettää ja milloin erikoistunut projektinhallinta ottaa vallan.
Nopea vastaus
Käyttö Sheets, Tasks ja Keep yksinkertaisiin jaettuihin listoihin ja henkilökohtaisiin tehtäviin. Siirry erikoistunut projektinhallintaohjelmisto kun työhön on liitettävä aikajanat, riippuvuudet, kapasiteetti, asiakastieto, laskut ja raportointi.
Improvisoidut Google-työkalut vs. projektinhallintaohjelmisto
| Lähestymistapa | Paras | Tärkeä kompromissi |
|---|---|---|
| Sheets, Tasks, Keep | Jaetut tehtävälistat ja henkilökohtaiset tehtävät | Ei aikajanoja, riippuvuuksia, kapasiteettia, muistutuksia tai asiakaskontekstia |
| Kalenterin virstanpylväät | Päivämääräpohjainen työ, jossa on vähän liikkuvia osia | Tapahtumat eivät ole tehtäviä – ei omistajia, tiloja tai riippuvuuksia |
| Erikoistunut PM-ohjelmisto | Asiakasprojektit aikajanoilla, kapasiteetilla, toimituksella ja laskutuskontekstilla | Lisää alustan – ellei se myös yhdistä ympäröivää asiakastyötä |
Missä improvisoitu asetus toimii
- Jaettu taulukko tehtävällä, omistajalla ja määräpäivällä
- Tasks henkilökohtaisiin tehtävälistoihin
- Keep nopeisiin muistiinpanoihin, jotka eivät liity mihinkään
- Viikoittainen tarkistus, jotta taulukko pysyy totuudenmukaisena
Se kattaa yksinkertaisen sisäisen koordinoinnin. Se pysähtyy siihen.
Missä se pettää
- Ei todellista aikajanaa — ei Gantt-kaaviota, ei riippuvuuksia, ei kriittistä polkua päivämäärien siirtyessä
- Ei kapasiteettinäkymää — kuka on ylikuormitettu, on arvaus, ei numero
- Ei asiakaskontekstia — projekti ei tiedä asiakkaasta, tarjouksesta tai avoimesta laskusta
- Ei muistutuksia — määräajat umpeutuvat hiljaa
- Ei toimitusketjua — tiedostot, hyväksynnät, viestintä ja laskutus sijaitsevat muissa välilehdissä
Mitä erikoistunut projektinhallinta lisää
Erikoistunut projektinhallinta yhdistää työn kaikkeen ympäröivään:
- Projektit, tehtävät, ala-tehtävät, kanban, aikajanat ja riippuvuudet
- Kalenterit, aikataulutus ja tiimin kapasiteetti
- Asiakastieto – toimeksianto, tiedostot, hyväksynnät ja historia työn vieressä
- Viestintä yhdessä postilaatikossa, projekti näkyvissä
- Laskut ja maksutila yhdistettynä virstanpylväisiin
- Raportointi projektin tilasta, työkuormasta ja kannattavuudesta
Workspace369 pyörittää tuota mallia: projektit ja aikataulutus CRM:n, postilaatikon, tiedostojen, tarjousten, laskujen, maksujen ja raportoinnin vieressä – Google Calendar -integraatiolla, joka pitää molemmat kalenterit synkronoituna.
Lopullinen suositus
Pidä Sheets yksinkertaisille jaetuille listoille. Ota käyttöön erikoistunut projektinhallinta, kun työ vaatii aikajanoja, kapasiteettia ja asiakastietoa – tai kun "kuka tekee mitä milloinhin mennessä" ei enää saa luotettavaa vastausta.
Tarkista projektit ja aikataulutusominaisuus, toimiston projektinhallintaohjelmistokeskus, tai CRM vs. projektinhallinta sitä, missä kukin järjestelmä pysähtyy.
Hoida asiakasseuranta yhdessä työtilassa.
CRM, postilaatikko, puhelin, laskutus, maksut, projektit, tiedostot, tekoäly ja työnkulun automaatiot — yhdistettynä, ei vietyinä.