כיצד להמיר שעות ניתנות לחיוב לחשבונית (מבלי להפסיד כסף)

הפער בין גיליון זמנים גמור לחשבונית משולמת הוא המקום שבו עסקי שירות מאבדים הכנסות בשקט: שעות שלא נכללו, תעריפים שיושמו באופן לא עקבי, פריטים מעורפלים מכדי לאשר. זוהי זרימת העבודה הנקייה לסגירת הפער הזה – בין אם אתה משתמש בתוכנה שממירה זמן אוטומטית או בגיליון אלקטרוני שאתה מנהל ידנית.

תשובה מהירה

בדוק את גיליון השעות לתקופת החיוב, סמן מה ניתן לחיוב, הכפל שעות בתעריף המוסכם עבור כל תפקיד, הוסף הוצאות, ציין את מדיניות העיגול ותנאי התשלום בחשבונית, שלח אותה, ועקוב עד שהיא משולמת. כל הלופ אמור לקחת דקות ללקוח, לא אחר צהריים.

שלב 1: עקוב אחר זמן כדי שיוכל לעמוד בבדיקה

ההמרה מתחילה בלכידה. כל רשומת זמן דורשת שלושה דברים מעבר למשך: הלקוח או הפרויקט אליו היא שייכת, המשימה או הפעילות, והערה קצרה שנכתבה לקורא עתידי — הלקוח — לא לעצמכם. "שיחה" לא אומרת כלום בעוד שלושה שבועות. "שיחה: רצף אונבורדינג מחודש לאחר משוב קיקאוף" מאשר את עצמו.

טיימרים עדיפים על זיכרון. שחזור שעות של יום שישי ביום שני הוא הדרך שבה משימות של 20 דקות נעלמות, ואלו נעלמות מההכנסות שלך, לא מהחשבון של הלקוח.

שלב 2: סקור את גיליון הזמנים לפני כל חיוב

לעולם אל תחייבו זמן גולמי. לפני סגירת תקופת החיוב, בצעו מעבר עבור:

• רשומות חסרות פרויקט, משימה או הערה
• עבודה שאינה ניתנת לחיוב שחלקה — פגישות פנימיות, תיקונים שנגרמו מטעויות שלכם
• כפילויות מטיימר שנותר פועל
• רשומות השייכות לתקופה אחרת או ללקוח אחר

בצוות, סקירה זו היא שלב האישור של המנהל. במשרד סולו, זה ההבדל בין חשבונית שאתה יכול להגן עליה שורה אחר שורה לבין אחת שאתה מקווה שאף אחד לא ישאל עליה.

שלב 3: החל את השיעורים המוסכמים, לפי תפקיד

תעריף חיוב × שעות תוך שימוש בתעריף עבור האדם או התפקיד שביצע את העבודה — לא מספר מעורב אחד, אלא אם הלקוח הסכים למעורב. בכיר ב-150$ וזוטר ב-85$ באותו פרויקט צריכים להופיע כשתי קבוצות שורות, כי זה מה שהלקוח התקשר עליו.

אם אתה קובע או בוחן מחדש את התעריפים שלך, ה מחשבון תעריף שעתי עובד לאחור מהכנסת היעד שלך ומיכולת החיוב למספר שאתה צריך לגבות.

החליטו גם כאן על מדיניות העיגול שלכם, וכתבו אותה: מרווחים של 6 או 15 דקות נפוצים. המדיניות עצמה היא לעתים רחוקות הבעיה במחלוקת — יישומה באופן בלתי נראה הוא הבעיה.

שלב 4: הוסף הוצאות וכל דבר במחיר קבוע

עלויות ניתנות להחזר מתות בפער שבין הקבלה לחשבונית. משוך את ההוצאות של התקופה עבור הלקוח — נסיעות, חומרים, תוכנות שנרכשו מטעמו — לחשבונית כשורות מפורטות עם סכומים ותאריכים, לא גוש "הוצאות" אחד. אם הפרויקט משלב עבודה לפי שעה עם שלב במחיר קבוע, שמור אותם כחלקים מופרדים בבירור כדי שהלקוח יוכל להתאים כל אחד להסכם.

שלב 5: קבע תנאים שהלקוח יכול לפעול לפיהם

חשבונית ללא תנאים מפורשים מתקבלת לתשלום כאשר הלקוח מוצא זמן לכך. ציינו את תאריך היעד, חלון התשלום וכל מדיניות עמלת איחור במסמך עצמו. אם אתם מחליטים על חלון זמן, המדריך שלנו ל תנאי תשלום נטו 30 מכסה מתי החודש הסטנדרטי מתאים ומתי תקופות קצרות יותר מגנות על תזרים המזומנים. לאחר מכן הפכו את התשלום לחלק: אפשרות "שלם עכשיו" מקוונת עדיפה על העברה בנקאית שאף אחד לא מתזמן.

שלב 6: שלח, ואז עקוב – תמיד

השליחה אינה סוף זרימת העבודה; התשלום הוא. עקוב אחר סטטוס החשבונית, ותן לתזכורות לצאת לפי לוח זמנים במקום מזיכרון: תזכורת לפני תאריך היעד, אחת ביום שבו הוא עובר, אחת שבוע לאחר מכן. מעקב המקושר לאותה רשומת לקוח כמו העבודה שומר על השיחה עובדתית — החשבונית, התקופה, פריטי השורה — במקום שרשור אימייל מביך שנבנה מזיכרון.

מה לקוחות מצפים לראות בחשבונית

שים את עצמך בצד המאשר של השולחן. האדם שמשלם רוצה לאמת, לא לחקור:

• תקופת חיוב — טווח התאריכים המדויק שהשעות מכסות
• סיכום פעילות — תיאורים קצרים וספציפיים לכל שורת פריט, מקובצים לפי שלב פרויקט או אדם
• פירוט תעריף — שעות × תעריף עבור כל תפקיד, בהתאם להסכם
• הוצאות — מפורט, עם תאריכים
• מדיניות עיגול — המרווח המיושם, מצוין בבירור
• תנאים וסכום כולל — תאריך יעד, חלון תשלום וסכום מצטבר שמתעדכן ללא מחשבון

חשבונית שעונה על אלו בעצמה מאושרת ללא פגישה. חשבונית שלא, מייצרת את הפגישה.

הטעויות שעולות כסף אמיתי

שני דפוסים מעוררים את רוב מחלוקות החיוב. הראשון הוא עיגול ללא מדיניות מוצהרת: המתמטיקה של הלקוח עצמו אומרת 37.2 שעות, החשבונית שלך אומרת 39, ועכשיו כל המסמך מפוקפק — גם אם העיגול שלך היה כן. השני הוא שורות פריט מעורפלות.: "ייעוץ — 14 שעות — 2,100 דולר" מזמין אתגר ש"14 שעות בפגישת פתיחה, ביקורת וסדנת ממצאים, 1-12 בספטמבר" לא. קרוב מאחור: ערבוב שני מחזורי חיוב בחשבונית אחת, וחיוב זמן שאף אחד לא בדק.

הנתיב של Workspace369.

ב-Workspace369 השרשרת שלמעלה היא מערכת אחת במקום העברה. טיימרים, גיליונות זמן ומעקב זמן ניתן לחיוב זמינים בכל התוכניות; אתה סוקר את התקופה בגיליון הזמן, מסמן פריטים ניתנים לחיוב, והמרת זמן לחשבונית הופכת אותם ל חשבונית שורות פריטים עם הקשר הפרויקט מצורף — בכל תוכנית, החל מקדט ב-$29 לחודש עבור מושב אחד. ה- תוכנת מעקב זמן וחיוב העמוד מציג את הלולאה המלאה, ושלנו מעקב זמן הטוב ביותר עם חיוב הרשימה הקצרה משווה אותו עם גששים ייעודיים.

הנתיב הידני, שנעשה כראוי

גיליון אלקטרוני יכול לשאת את תהליך העבודה הזה אם תיתן לו את המשמעת שתוכנה אוכפת כברירת מחדל. שורה אחת לכל רשומת זמן עם תאריך, לקוח, פרויקט, הערת פעילות, משך זמן, ניתן לחיוב כן/לא, ותעריף. סקירה שבועית קבועה — יום שישי, לפני שתשכח את השבוע. ציר או מסנן לכל לקוח בזמן החיוב שהופך לפריטי השורה. וכלל קשה: ברגע שתקופה חויבה, נעל אותה. עריכת גיליון זמנים לאחר שהחשבונית יצאה היא הדרך שבה שתי הרשומות אינן מסכימות מאוחר יותר.

היכן שהמסלול הידני נשבר הוא מעקב והוכחות: אין סטטוס תשלום, אין תזכורות, ואין קישור בין השורה בפירוט לבין הרשומות הבסיסיות כאשר לקוח מטיל ספק בחשבון בחודש השלישי. אם אתה מחייב לפי שעה כל שבוע, זה בדרך כלל כאשר תוכנה מרוויחה את דמי המנוי שלה.

המלצה סופית

בכל כלי שלא יהיה, השרשרת לא משתנה: מעקב עם הערות, סקירה לפני חיוב, תעריף × שעות לפי תפקיד, פירוט הוצאות, ציון מדיניות עיגול ותנאים, שליחה, מעקב. עשה זאת שבועי והחשבונית כותבת את עצמה; עשה זאת חודשי מהזיכרון והיא מורידה את ההכנסות שלך.

אם אתה רוצה שההעברה תהיה אוטומטית, התחל ניסיון חינם של 14 יום ב-Workspace369 — זמן-לחשבונית קיים בכל חבילה החל מ-29 דולר לחודש — או השווה חבילות ב דף תמחור.