CRM party- és rendezvénykölcsönző cégeknek
A rendezvény- és esküvőfelszerelés-kölcsönző cégeknek egyetlen nyilvántartásra van szükségük az ügyfélkommunikációhoz, az ajánlatokhoz és a projektkoordinációhoz. Amikor a kölcsönzési megrendelések elfogadás után változnak, az adminisztrátoroknak manuálisan kell módosítaniuk a dokumentációt. A Workspace369 egy rendszerben kezeli az ügyféladatokat, az ajánlatokat, a projekteket és a számlákat, így az elfogadott megrendelés és minden módosítása együtt marad. A Specialist segítségével a készletnyilvántartás és a raktárkészlet-kiigazítások is fedezik a kölcsönzési készletét.
Főbb tudnivalók
A Workspace369 CRM-je party- és rendezvénykölcsönző cégeknek 9 területet fed le, beleértve az ügyféladatokat, ajánlatokat, projekteket és feladatokat.
A munkafolyamat 5 lépésből áll, az "első ügyfélfelvételtől" a "ügyfél-ellenőrzésig és véglegesítésig".
A Workspace369 29 dollár/hó áron indul 1 felhasználóra, a Commander csomag pedig 20 felhasználót, 500 GB tárhelyet és 120 000 AI tokent tartalmaz havonta 299 dollárért/hó.
További felhasználók 10 dollárba kerülnek, és 100 GB további tárhely 15 dollárba kerül; a teljes árlista nyilvános a Workspace369 árazási oldal.
A probléma
Amikor egy ügyfél az aláírás után megváltoztatja a sátor- vagy ülőhelyszámát, az adminisztrációs csapat gyakran elfelejti frissíteni a fő nyilvántartást. A fájlok és számlák frissítésére irányuló manuális beavatkozás nélkül az irodai személyzet a régi összeget számlázza ki. A Workspace369 egy helyen tartja az ügyféladatokat, az árajánlatokat és a számlákat, és a felülvizsgált árajánlatot frissített számlává alakítja.
A rendezvényszervezők berendezésfrissítéseket küldenek szöveges üzenetekben, e-mailekben és telefonhívásokban. Ha ezek a beszélgetések nincsenek dokumentálva egyetlen adminisztratív szálban, a raktári személyzet rossz tételeket csomagol be. A Workspace369 közvetlenül az ügyfélrekordhoz kapcsolja a beszélgetéseket és a fájlokat, így a csapat a projektfeladatok módosítása előtt áttekinti a legfrissebb kéréseket.
A berendezési lista módosítása a végszámla manuális újraszámítását igényli. Ha a számlázási munkatársak frissítik az ajánlatot, de elmulasztják az átdolgozott számla kiállítását, a cég bevételt veszít, vagy túlszámlázza az ügyfelet. A Workspace369 lehetővé teszi az adminisztrátorok számára, hogy frissített számlákat állítsanak ki, előlegeket vegyenek fel és részletfizetéseket osszanak meg, valamint lássák, mi a még esedékes, megelőzve a számlázási eltéréseket egy rendezvénykölcsönzési megrendelés változása után.
A bérleti kiszállítások szigorú időzítési koordinációt igényelnek a helyszínvezetőkkel. Amikor egy rendelés megváltozik, a kiszállítási ablakok gyakran eltolódnak, ami ütemezési konfliktusokat okoz a szállítójárművek számára. A Workspace369 tartalmaz egy csapatnaptárat és feladatokat, így az adminisztrátorok megtervezhetik a kiszállítási dátumokat és feladatokat oszthatnak ki a munkatársaknak, míg a teherautó-útvonalak a flottakezelő eszközében maradnak.
A termék
Az ügyfelek a portálon keresztül figyelik az előrehaladást, a fájlokat és a számlákat, ahelyett, hogy a csapatodtól kérnének frissítéseket.
Az e-mailek, SMS-ek, hívások és hangposták az ügyfélrekord mellett landolnak – AI-s összefoglalókkal, így a csapat bármely tagja teljes kontextussal válaszolhat.
Feladatok, fájlok és státusz minden megbízáshoz – látható a csapat számára, és az ügyfélportálon keresztül az ügyfél számára is.
Küldj árajánlatokat, számlázz mérföldköveket vagy megbízási díjakat, és hagyd, hogy az automatizált emlékeztetők behajtsák a még nem rendezett tételeket.
Munkafolyamat
A munkafolyamat akkor kezdődik, amikor egy rendezvényszervező árajánlatot kér sátrakra, asztalokra vagy színpadokra. Az adminisztrátor új bejegyzést hoz létre az ügyfélrekordokban, és rögzíti a kezdeti helyszín részleteit. A munkatársak a beszélgetések funkciót használják a szállítási hozzáférési pontok és az időbeli korlátozások tisztázására, biztosítva, hogy minden alapvető projektjegyzet megmaradjon, mielőtt bármilyen hivatalos árajánlati dokumentációt generálnának.
Az adminisztrátor részletes ajánlatot készít, amely felsorolja a kért bérleti tárgyakat és a kapcsolódó szolgáltatási díjakat. Az ügyfél ezt az ügyfélportálon és egy nyilvános jóváhagyási és e-aláírási linken keresztül kapja meg. Az ügyfél megtekintheti a tételes bontást, és közvetlenül a portálon keresztül kommunikálhatja a szükséges változtatásokat, lehetővé téve a csapat számára, hogy tiszta nyilvántartást vezessen az elfogadás előtti tárgyalásokról.
Amikor egy rendezvénykölcsönzési rendelés az ajánlat elfogadása után módosítja az eszközlistáját, a csapat egy helyen frissíti a rendelést. Az adminisztrátor áttekinti az ügyfél kérését a beszélgetési naplóban, módosítja a projektfájlban felsorolt tételeket, és frissíti a feladatokat. Ezt követően egy munkatárs megerősíti a raktári csapattal, hogy az elemek rendelkezésre állnak.
A berendezés módosítását követően az adminisztrátor frissíti a hozzá tartozó számlát, hogy az tükrözze az új bérleti összegeket. Az adminisztrátor ezután módosítja az ütemezési naptárat, hogy figyelembe vegye a módosított berendezéslista által okozott esetleges szállítási vagy beállítási időtartam-változásokat. A munkatársak feladatokat használnak annak biztosítására, hogy a számlázási mérföldkövek megfeleljenek a módosított eseményparamétereknek.
Az adminisztrátor feltölti a módosított projekt dokumentációt és a frissített számlákat az ügyfélportálra. Az adminisztrátor üzenetet küld, amelyben kéri az ügyfelet, hogy jelentkezzen be és erősítse meg a változtatásokat. Miután az ügyfél megerősítette a részleteket a beszélgetéseken keresztül, a személyzet befejezettnek jelöli az előkészítési feladatokat, készen állítva a projektet a raktári végrehajtásra.
Termék lefedettség
Imádott az App Store-ban
Végre nyugodtnak érződikHárom-négy mindentudó eszköz között ugráltam, és mindig egy rakás fül lett a vége. Ez az első, ami nyugodtnak érződik. Tíz perc alatt beállítottam az ügyfélprojektjeimet.
Fájdalommentes csapatbevezetésBevezettük nyolcfős csapatunknál, és az elfogadás zökkenőmentes volt – intuitív és kifinomult. Több integrációt szeretnék, de folyamatosan szállítanak.
Órákat nyertem vissza minden hétenKülön eszközöket használtam jegyzetekhez, feladatokhoz, dokumentumokhoz és frissítésekhez. Az egy helyre történő konszolidálás valóban órákat takarított meg hetente. Az ügyfélszolgálat is gyors.
Kezdés
GYIK
A Workspace369 a Specialist-tól tartalmaz készletnyilvántartást, készletmódosításokat és alacsony készletriasztásokat. Állítsa be a valós termékegységeket, és tesztelje az allokációt és a módosításokat mintakészlettel; csatlakoztasson egy raktárat vagy üzletet webhookokon és az API-n keresztül.
Frissítse az ajánlatot, alakítsa át felülvizsgált számlává, és módosítsa a projektfeladatokat, mindezt ugyanazon az ügyfélrekordon. Munkafolyamat-automatizálások értesíthetik a felelős személyeket, és a Specialist-ból a készletkövetés rögzíti a készletmódosítást. Tesztelje a megváltozott bérleti rendelést mintarekordokkal, mielőtt élőben megy.
Igen. Az ügyfelek hozzáférhetnek az ügyfélportálhoz ügyfélrekordjaik, elfogadott ajánlataik és frissített számláik megtekintéséhez. Amikor egy rendelés megváltozik, az adminisztrátor megosztja a módosított fájlokat, és üzenetet küld az ügyfélnek, hogy tekintse át őket a portálon.
Tartsa a teherautó-útvonaltervezést és a járműkarbantartást a flottakezelő eszközében. A Workspace369 kezeli a szállítási dátumokat, feladatokat és projektütemtervet, nyomon követi a bérleti készletet a Specialist-ból, és ugyanazon tervből webhookokon és az API-n keresztül csatlakozik a flottakezelő eszközéhez.
Amikor Ön készen áll
Kezdje azokkal a modulokkal, amelyekre ma van szüksége, majd kapcsolja be az AI-t, az automatizálásokat, a könyvelést, a készletet, a kéréseket és a jelentéseket, ahogy a vállalkozás növekszik.
