Miglior CRM per Assistenti Virtuali nel 2026: retainer, ore, attività

Cos'è un CRM per assistenti virtuali (e cosa non è)

Un CRM per assistenti virtuali è il lato commerciale del lavoro di un assistente: chi è il cliente, quali ore o attività sono state concordate ogni mese, chi del loro team può richiedere lavoro, cosa hai registrato e cosa è ancora non pagato. Non è un sostituto della casella di posta, un vault di password o uno strumento di progetto per il team del cliente. Conserva i login dei clienti in un gestore di password, non nelle note. Se uno strumento memorizza contatti ma lascia tempo e fatturazione ad altre app, l'accordo orario vive in un thread di email e un secondo richiedente può silenziosamente superare il limite del mese.

Come abbiamo confrontato questi strumenti

Abbiamo confrontato ogni strumento secondo gli stessi cinque punti, utilizzando solo le pagine di prezzi e prodotti del fornitore:

1. Prezzo di ingresso per una persona, mensile e fatturata annualmente, come indicato il 25 ottobre 2026.
2. Copertura contratti ricorrenti e ore su quel piano: monitoraggio del tempo, fatture ricorrenti o contratti ricorrenti, e trasformazione delle ore registrate in fattura.
3. Elementi rivolti al cliente: portale clienti, proposte o contratti, e attività o progetti.
4. Limiti rigidi sul piano di ingresso: clienti attivi, progetti, utenti o moduli di lead.
5. Termini di prova: durata e se il fornitore dichiara che è necessaria una carta.

Non abbiamo testato velocità, supporto, affidabilità o app mobili, e non abbiamo utilizzato valutazioni di terze parti. L'ordine riflette l'idoneità per un VA che fattura contratti ricorrenti e pacchetti orari. HubSpot e Harvest sono strumenti parziali e sono posizionati per ultimi.

Il miglior CRM per assistenti virtuali nel 2026

1. Workspace369, ideale per VA che fatturano retainer e pacchetti orari

Workspace369 mette il record del cliente, un proposta il cliente approva online, un mandato con un monte ore mensile, attività, monitoraggio del tempo con fogli presenze, un portale clienti privato e fatture in un unico posto. Cadet costa 29$ al mese per una persona (23,25$ fatturato annualmente) e include retainer, fatture ricorrenti, depositi, tempo fatturabile che si trasforma in righe di fattura e un'automazione di follow-up dei pagamenti sul piano. Le automazioni via email sono incluse, con fino a 3 flussi di lavoro attivi. Lo screenshot è un record demo, non un risultato del cliente.

Limitazioni: Cadet consente 5 progetti attivi e un utente, quindi un VA con molti piccoli clienti può raggiungere il limite; Voyager ($74 al mese, due utenti, chiamate e messaggi, casella di posta condivisa) lo aumenta, e utenti aggiuntivi costano $10 al mese da Voyager. La prenotazione online, le spese e i piani di pagamento iniziano da Specialist ($149 al mese). Non impone un limite orario per te, quindi scrivi il limite nella proposta. La prova di 14 giorni richiede una carta.

Ideale per: VA individuali con fino a cinque progetti cliente attivi, o piccole agenzie VA su Voyager, che vendono contratti ricorrenti mensili e desiderano tempo, attività, portale e fatture senza app aggiuntive.

2. Moxie, ideale per il prezzo più basso verificato

Moxie elenca una pagina di assistenti virtuali sul suo sito. Starter costa $12 al mese, o $10 al mese fatturato annualmente, e la sua pagina dei prezzi elenca gestione clienti e progetti, fatturazione e pagamenti, proposte, preventivi e contratti, monitoraggio del tempo, una pipeline di vendita, un generatore di moduli e pianificatori di riunioni. La prova dura 14 giorni e la homepage di Moxie afferma che non è richiesta alcuna carta di credito. Se esegui il test qui sotto, ogni passaggio fino alla fattura è elencato su Starter. Pro costa $25 al mese ($20 fatturato annualmente) e aggiunge il portale clienti white-label, il dominio personalizzato e le automazioni del flusso di lavoro.

Limitazioni: nessun portale white-label o automazioni su Starter, quindi promemoria e aggiornamenti ai clienti rimangono manuali fino a Pro. La pagina dei prezzi non indica la fatturazione ricorrente, ma il centro assistenza di Moxie documenta fatture ricorrenti e piani di pagamento senza un limite di piano dichiarato, quindi confermali su Starter prima di pianificare un contratto.

Ideale per: nuovi VA che desiderano proposte, tempo e fatture a basso costo e possono inseguire gli aggiornamenti manualmente.

3. Plutio, ideale per un piano individuale tutto incluso

Plutio elenca progetti, fatture, contratti, scheduler e moduli come funzionalità principali su ogni piano. Core costa $19 al mese ($190 fatturato annualmente) e include 100 GB di spazio di archiviazione; la pagina afferma che progetti, fatture, contratti, scheduler, moduli e monitoraggio del tempo sono inclusi in ogni piano. La prova dura 7 giorni e la pagina afferma che non è richiesta alcuna carta. Il limite è il tetto: Core consente 9 clienti attivi e nessun collaboratore, e la prova consente 3 clienti attivi. Conta i clienti che servi attivamente prima di iniziare; un decimo ti sposta a Pro a $49 al mese.

Limitazioni: solo per individuali su Core, 500 azioni di workflow al mese, e il white-label è un add-on. Un'agenzia VA in crescita con alcuni assistenti la supera rapidamente.

Ideale per: un VA individuale con un elenco fisso e ridotto che desidera tutti i moduli fin dal primo giorno.

4. Bonsai, ideale per fatturazione oraria a prezzo per utente

Bonsai ha prezzi per utente. Basic costa $15 al mese ($9 fatturato annualmente) con tracciamento del tempo, attività, progetti illimitati e un CRM. Essentials, a $25 al mese ($19 fatturato annualmente), aggiunge fatture e pagamenti, fatture ricorrenti e di abbonamento, proposte e contratti, moduli, pianificazione, portale clienti e tracciamento delle spese. La prova dura 7 giorni, poi Bonsai chiede i dettagli della carta per continuare. Prova Essentials, non Basic, perché Basic non può inviare la fattura. Elite costa $49 al mese fatturato annualmente ($59 mensilmente) con un minimo di tre utenti, quindi ha senso solo una volta che assumi.

Limitazioni: fatture e il portale non sono inclusi in Basic, e campi personalizzati e attività e messaggistica clienti partono da Premium ($39 al mese, $29 fatturato annualmente).

Ideale per: VA che fatturano a ore e aggiungono collaboratori un posto alla volta.

5. HoneyBook, ideale per servizi VA a pacchetto

HoneyBook Starter costa $29 al mese fatturato annualmente e offre clienti e progetti illimitati, fatture e pagamenti, proposte e contratti, un calendario, un portale clienti e report di base. La sua FAQ offre una prova gratuita di 30 giorni senza richiesta di carta di credito. Se vendi pacchetti fissi come una configurazione di gestione della posta in arrivo, il flusso dall'indagine al pagamento si adatta bene. La pagina dei prezzi elenca anche una garanzia di rimborso di 60 giorni, che riduce il rischio di testarlo su lavori reali. Starter costa $29 al mese fatturato annualmente; il prezzo mensile di Starter è Vedi sito.

Limitazioni: Starter consente fino a 2 moduli lead attivi. La pagina dei prezzi non elenca il monitoraggio del tempo o il suo piano, sebbene il centro assistenza di HoneyBook descriva un Time Tracker che inserisce le ore fatturabili nelle fatture, quindi confermalo nella prova prima di fare affidamento su di esso per un limite di ore. Essentials ($49 al mese fatturato annualmente, $59 mensile) aggiunge uno scheduler, automazioni, fino a 10 moduli lead e fino a 2 membri del team oltre al proprietario dell'account.

Ideale per: VA che vendono pacchetti fissi anziché ore registrate.

6. Dubsado, ideale per onboarding basato su moduli

Dubsado Starter costa $335 all'anno e Premier costa $525 all'anno; i prezzi mensili sono da vedere sul sito. La prova dura 21 giorni con accesso completo a Premier e nessuna carta richiesta. Entrambi i piani elencano clienti e progetti illimitati, fatturazione e piani di pagamento, portali clienti, modelli di moduli e email; tre utenti aggiuntivi sono gratuiti. Starter ha un modulo di acquisizione lead attivo, e proposte pubbliche, pianificazione, flussi di lavoro automatizzati e l'integrazione di contabilità richiedono Premier.

Limitazioni: la pagina dei prezzi non elenca il monitoraggio del tempo, ma il centro assistenza di Dubsado afferma che il monitoraggio del tempo è una funzionalità Premier che applica le voci alle fatture, quindi Starter necessita di un altro strumento per le ore. Il prezzo mensile è Vedi sito, quindi controllalo se preferisci non pagare annualmente.

Marchi aggiuntivi costano $10 al mese ciascuno, il che aiuta se gestisci un secondo marchio VA, e gli utenti oltre i tre gratuiti sono prezzati a fasce sulla pagina.

Ideale per: VA con un questionario di onboarding ripetibile che costruiranno i moduli una volta.

7. HubSpot CRM e Harvest, ideali come strumenti parziali

Il CRM gratuito di HubSpot afferma di essere gratuito per un massimo di 2 utenti, con 1.000 contatti e nessun limite di tempo e nessuna carta richiesta. La pagina elenca contatti, pipeline di vendita, attività e azioni, e reportistica, ma nessun tracciamento del tempo, portale clienti o fatturazione ricorrente, quindi copre contatti e una pipeline. Harvest ha un piano gratuito con 1 utente e 2 progetti, inclusi tracciamento del tempo, fatturazione e tracciamento delle spese, e Teams parte da $9 per utente al mese fatturato annualmente ($11 mensilmente) con una prova gratuita di 30 giorni. Harvest afferma che non è richiesta alcuna carta di credito per una prova gratuita.

Limitazioni: nessuno dei due elenca un portale clienti, proposte o fatturazione ricorrente su abbonamento sui piani descritti.

Ideale per: un VA che necessita solo di un elenco di contatti gratuito (HubSpot) o solo di monitoraggio orario e fatture (Harvest). Entrambi possono affiancare uno strumento più leggero, ma poi l'accordo orario, le attività e la fattura vivono in tre posti, che è la deriva che questa guida sta cercando di evitare.

Confronto affiancato

Quale strumento si adatta alla tua attività di VA?

Workspace369 in azione per un cliente con contratto continuativo mensile

Ecco come appare il test del limite di ore sottostante in Workspace369. Entrambi gli screenshot provengono da un'area di lavoro demo con dati di esempio (un'attività di detailing auto nel piano Commander), non da un account VA e non da un risultato di un cliente.

La bacheca mostra 10 progetti attivi in colonne di fase, ogni scheda con una barra di avanzamento, budget e giorni rimanenti. La barra laterale elenca Clienti, Richieste, Progetti, Calendario, Attività, Promemoria, Monitoraggio Tempo, Proposte e Fatture. Un VA terrebbe un progetto per cliente in retainer: le attività di ogni richiedente vanno sul progetto, e monitoraggio del tempo timer e fogli presenze registrano contro di esso. Cadet consente 5 progetti attivi; questa demo è su Commander.

L'editor di fatture mostra i dettagli a sinistra e un'anteprima visibile al cliente a destra, con un pagamento parziale già applicato. A fine mese trasformi le ore registrate in righe di fattura, e una anticipo ripete la stessa fattura ogni mese. Il cliente vede il progetto, i messaggi e la fattura nel portale cliente piuttosto che in un thread di posta elettronica. La scheda Piano di Pagamento in questo screenshot richiede Specialist o superiore.

Imposta il cliente come un anticipo a ore e il contatore delle ore mostra le ore approvate, le ore in attesa di approvazione e ciò che rimane, con avvisi all'80% e al 100% delle ore del mese. I conti a ore per anticipo sono inclusi in ogni piano.

Cosa non fa per un VA: non interrompe il lavoro al raggiungimento del limite, quindi concorda nella proposta cosa succede alle ore extra. Non è un archivio di password. Le prenotazioni online iniziano su Specialist.

Esegui un test di superamento del limite di ore durante la prova gratuita

Prendi un cliente fittizio attraverso un mese in ogni strumento che selezioni:

1. Registra le ore mensili concordate e le attività incluse, e invialo come proposta o brief che il cliente approva.
2. Crea un progetto con attività da due diversi richiedenti presso il cliente.
3. Registra il tempo su entrambi con il timer, quindi modifica una voce nel foglio presenze.
4. Supera il mese oltre il limite, quindi scrivi al cliente un messaggio al riguardo e allega il riepilogo delle ore.
5. Trasforma le ore registrate in fattura e imposta la fattura del contratto ricorrente del mese successivo.
6. Esporta i record del cliente e controlla cosa viene fuori.

Se esegui il test, il miglior strumento mantiene attività, tempo, messaggi e fattura su un unico record cliente, e il totale della fattura corrisponde al tuo foglio presenze. Qualsiasi discrepanza è la perdita che questo test è progettato per trovare. Prezza le ore extra prima con il gratuito generatore di richieste di modifica dell'ambito e imposta la tua tariffa con il calcolatore tariffa oraria.

Quando mantenere le cose semplici

Se hai due o tre clienti fissi, un elenco di attività condiviso, un'app timer e un modello di fattura possono esserti molto utili. Passa a uno strumento per il lavoro con i clienti quando due richiedenti sono in conflitto, quando non riesci a dire quali ore sono state concordate tre mesi fa, o quando insegui i pagamenti in ritardo manualmente. Il pagina prodotto assistenti virtuali mostra come Workspace369 gestisce proposte, Comunicazioni e fatture, e il pagina prezzi ha piani attuali. Workspace369 supporta anche Automazioni del flusso di lavoro per promemoria e follow-up, con automazioni via email su ogni piano.

Prima di importare clienti reali, esegui un mese completo su dati demo e verifica che i tuoi record possano essere esportati.