CRM для членских сообществ

CRM для членских сообществ с рабочими процессами администрирования

Управление сообществом по членству требует четкого отслеживания записей клиентов, счетов и обсуждений участников. Когда биллинг осуществляется отдельно от платформы сообщества, операторы должны проверять статус доступа. Workspace369 управляет взаимоотношениями с участниками в одной системе: записи клиентов, предложения, счета с онлайн-оплатой картой, проекты по онбордингу и сообщения клиентов. Операторы отслеживают этапы членства и решают проблемы с доступом с помощью четких шагов проверки по каждой записи участника.

Клиентотношения и согласованное описание
Работазадачи с ответственным лицом
Выставление счетовсчета и коммерческий контекст
Запись клиента Workspace369, показывающая историю, файлы, коммуникации и счета в одном профиле

Ключевые факты

CRM для членских сообществ от Workspace369 охватывает 9 областей, включая карточки клиентов, предложения, проекты и задачи.

Рабочий процесс выполняется в 5 шагов: от «создания записи клиента» до «проверки продления».

Workspace369 начинается с 29 долларов США в месяц за 1 место, а план Commander включает 20 мест, 500 ГБ хранилища и 120 000 токенов ИИ в месяц за 299 долларов США в месяц.

Дополнительные места стоят по 10 долларов США каждое, а 100 ГБ дополнительного хранилища — 15 долларов США; полные цены общедоступны на Страница цен Workspace369.

Проблема

Операционные трения в управлении сообществом

Неподтвержденные расхождения в доступе к продлению

Когда участник сообщества завершает платеж за продление, транзакция может не активировать доступ внутри портала сообщества. Без шага ручной валидации в записях ваших клиентов операторы остаются в неведении, что оплативший участник заблокирован. Это создает трудности, когда участники пытаются получить доступ к эксклюзивным файлам или присоединиться к запланированным обсуждениям, требуя немедленного ручного вмешательства для проверки счетов и обновления задач.

Разрозненная история коммуникаций с участниками

Разговоры о проблемах с продлением и доступом к сообществу часто происходят по разрозненным каналам. Если эти взаимодействия не регистрируются непосредственно в клиентских записях, группы поддержки не могут видеть исторический контекст. Операторы тратят время на поиск прошлых сообщений, чтобы определить, была ли проблема с доступом участника ранее решена или остается нерешенной.

Разрозненные системы выставления счетов и задач

Выставление счетов независимо от управления задачами сообщества приводит к пробелам в отслеживании. Операторы не могут легко увидеть, какие просроченные членства требуют последующих задач. Когда платежные данные не соответствуют активным проектам напрямую, члены команды должны перекрестно проверять несколько списков, увеличивая риск того, что просроченный аккаунт останется активным или оплаченный аккаунт будет случайно проигнорирован.

Непрозрачный статус онбординга для новых участников

Новые участники часто должны предоставлять вводные файлы или ознакомиться с правилами сообщества. Без структурированной структуры проекта операторы не могут отслеживать, какие участники завершили задачи по онбордингу. Отсутствие прозрачности означает, что участники могут пропустить критические этапы онбординга, что снижает их общую вовлеченность и долгосрочное удержание.

Продукт

Увидьте рабочее пространство, которое чувствуют ваши клиенты.

01

Портал, который клиенты действительно проверяют

Клиенты отслеживают прогресс, файлы и счета в брендированном портале вместо того, чтобы запрашивать обновления у вашей команды.

Запись клиента Workspace369, показывающая историю, файлы, коммуникации и счета в одном профиле
02

Все каналы в одном почтовом ящике

Электронные письма, SMS, звонки и голосовая почта попадают рядом с записью клиента — с ИИ-резюме, поэтому любой член команды может ответить с полным контекстом.

Общий почтовый ящик Workspace369, показывающий историю электронной почты, SMS и звонков рядом с записью клиента
03

Работа с клиентами, организованная как проекты

Задачи, файлы и статус для каждого взаимодействия — видимые команде и, через клиентский портал, клиенту.

Доска проектов Workspace369, показывающая работу с клиентами, организованную по этапам с указанием ответственных и статуса
04

От предложений до оплаченных счетов

Отправляйте предложения, выставляйте счета за этапы или по подписке, и пусть автоматические напоминания отслеживают все неоплаченное.

Редактор счетов Workspace369, показывающий позиции, условия оплаты и данные клиента

Рабочий процесс

Рабочий процесс проверки и онбординга

01

Создание записи клиента

Оператор создает новую запись в клиентских данных после подачи заявки сообщества. Эта запись содержит профиль участника и историю разговоров. Храня эти данные участника в одном месте, команда может просмотреть статус участника перед выдачей первоначальных предложений, гарантируя, что ни одно предыдущее взаимодействие не будет упущено.

02

Выставление предложений и счетов

Операторы отправляют официальные предложения о членстве с указанием преимуществ уровня и условий. После принятия предложение преобразуется в счет, связанный с клиентской записью. Члены оплачивают онлайн картой через Stripe, гарантируя, что финансовые обязательства четко документированы наряду с задачами, назначенными для предоставления доступа к платформе сообщества или доставки приглашений на портал.

03

Активация проекта онбординга

После подтверждения счета может быть инициирован выделенный проект по онбордингу. Этот проект содержит конкретные задачи для команды, такие как создание внешней учетной записи сообщества, загрузка необходимых приветственных файлов и планирование приветственного разговора, что позволяет операторам отслеживать каждый шаг пути участника.

04

Вовлеченность участников портала

Участник получает доступ к клиентскому порталу, где он может просматривать прошлые счета и свои задачи по проекту. Этот портал является домом участника для выставления счетов, файлов и сообщений, позволяя ему напрямую общаться с командой управления сообществом относительно условий его членства.

05

Проверка продления

Когда подходит срок выставления счета за продление, оператор назначает задачу для проверки того, что внешняя платформа сообщества отражает обновленный период членства. Если участник продлевает членство, но доступ не подтвержден, оператор открывает ветку разговора в записи клиента для разрешения несоответствия и записывает окончательное подтверждение доступа.

Охват продукта

Операционная деятельность для членских сообществ

  • Запись клиента точно отображает исторический журнал счетов и переписок, позволяя оператору проверить статус оплаты участника в течение двух минут.
  • Для каждого счета за продление назначается задача проверки, побуждающая оператора проверить и подтвердить внешний доступ к платформе сообщества перед закрытием проекта.
  • Клиентский портал позволяет участнику просматривать активные задачи и загружать необходимые файлы для онбординга без вмешательства команды, подтверждая сквозную работоспособность доступа к порталу.
Записи клиентов
Предложения
Проекты и задачи
Файлы
Разговоры
Планирование
Счета
Клиентский портал
Автоматизация рабочих процессов

Оценено в App Store

Оценено людьми, которые управляют своей клиентской работой на нем.

★★★★★
Наконец-то стало спокойно

Переключался между тремя или четырьмя универсальными инструментами и всегда оказывался в беспорядке из вкладок. Это первый инструмент, который кажется спокойным. Настроил клиентские проекты за десять минут.

Джастин Р. · Индивидуальный основатель · Отзыв в App Store
★★★★★
Безболезненное внедрение в команде

Мы внедрили его для нашей восьми человек команды, и адаптация прошла безболезненно — интуитивно понятно и отлажено. Я бы хотел больше интеграций, но они продолжают выпускать обновления.

Саманта Д. · Руководитель отдела операций · Отзыв в App Store
★★★★★
Экономия часов каждую неделю

Жонглировал отдельными инструментами для заметок, задач, документов и обновлений. Консолидация в одном месте действительно сэкономила мне часы каждую неделю. Поддержка также отзывчива.

Алисия Н. · Основатель агентства · Отзыв в App Store

Начать

Оцените Workspace369 на примере вашей клиентской работы.

Начните бесплатную пробную версию или свяжитесь с отделом продаж — в любом случае вы увидите весь цикл: почту, проекты, портал и выставление счетов.

Часто задаваемые вопросы

Оценка точности записей участников

Автоматически ли Workspace369 синхронизируется с внешними общедоступными платформами, такими как Kajabi?

Workspace369 подключается к другим системам через веб-хуки и свой API начиная с уровня Specialist. Сопоставьте нужные события и поля, установите разрешения и протестируйте обработку ошибок на образцах записей перед тем, как полагаться на синхронизацию.

Как нам справиться с участником, который продлевает членство, но теряет доступ к сообществу?

Для решения этой проблемы следует использовать задачи рабочего пространства и обсуждения. Когда счет оплачен, оператор проверяет внешнюю платформу. Если доступ не подтвержден, в записи клиента может быть зарегистрирована задача для отслеживания переписки с участником до тех пор, пока не будет устранено несоответствие доступа.

Могут ли участники обновлять свои профили сообщества через клиентский портал?

Профили сообщества находятся в вашей платформе сообщества, поэтому участники редактируют их там. Клиентский портал Workspace369 — это место, где участники просматривают счета, предложения, обмениваются файлами и отслеживают задачи по своим проектам.

Как управляются предложения о продлении членства в системе?

Операторы создают и отправляют предложения напрямую из клиентских записей до истечения срока действия членства. После того, как участник просмотрит и примет предложение через свой портал, оператор выставит соответствующий счет на продление и назначит необходимые задачи проверки, чтобы членство продолжалось без перерыва.

Готов, когда вы будете готовы

Узнайте, как Workspace369 вписывается в ваш рабочий процесс с клиентами.

Начните с нужных вам сегодня модулей, а затем включите ИИ, автоматизацию, бухгалтерский учет, инвентаризацию, запросы и отчетность по мере роста операций.