Guide för beräkning av projektlönsamhet

Projektlönsamhet mäter vad som återstår efter att intäkterna från ett projekt jämförs med kostnaderna för att leverera det. Byråer upptäcker ofta marginalproblem för sent eftersom förslag, tid, underleverantörsfakturor, mjukvarukostnader, utgifter, kundändringar, fakturor och betalningar finns i separata system. För spårningsarbetsflödet kring dessa formler – vem som granskar vad, och när – se hur man spårar lönsamhet i byråer, och byråns lönsamhetsgrunder för den operativa disciplinen under.

Kärnformler för projektlönsamhet

Projektvinst = redovisade projektintäkter - direkta projektkostnader

Projektmarginalprocent = projektvinst / projektintäkter x 100

Exempel:

Bestäm vilken intäktssiffra som ska användas

Signerat kontraktsvärde, fakturerat belopp, redovisad intäkt och insamlad likvid är inte utbytbara. För leveransbeslut kan redovisad intäkt vara lämplig. För granskning av likviditetsrisk, jämför även fakturor och inkassering. Märk metoden tydligt så att teamet inte jämför inkonsekventa rapporter.

Beräkna arbetskostnad istället för att använda fakturerbar taxa

Klientens faktureringsgrad är intäkter, inte arbetskostnad. Uppskatta den interna kostnaden för leverans med hjälp av lön eller entreprenörskostnad plus arbetsgivaravgifter och den allokeringsmetod som ditt ekonomiteam anser vara lämplig. Konsekvens är viktigare än att låtsas att en modell passar alla byråer.

Inkludera direkta leveranskostnader

Beroende på uppdraget kan direkta kostnader inkludera:

• Anställdas arbete
• Entreprenörer och frilansare
• Projektspecifik mjukvara eller data
• Resor och logi
• Utskrift, produkter, material eller uppfyllnad
• Betalnings- eller transaktionskostnader
• Godkända avskrivningar och krediter
• Andra kostnader som inte skulle finnas utan projektet

Använd en arbetsflöde för spårning av fakturerbara utgifter för att skilja kostnader som återkrävs från kunden från kostnader som absorberas av byrån.

Granska omfattning och marginal tillsammans

En låg marginal är ofta ett problem med omfattningshantering innan det blir ett finansproblem. Jämför det ursprungliga förslaget och budgeten med nya förfrågningar, möten, revisioner, uppgifter, tid och leveransdatum. Det gör det lättare att bestämma om man ska omfatta, ändra personal, utfärda en ändringsorder eller revidera framtida prissättning.

Spåra ledande indikatorer före avslut

Användbara ledande signaler inkluderar:

• Budget förbrukad kontra leveransframsteg
• Planerade kontra faktiska timmar
• Effektiv realiserad taxa
• Ogodkända omfångsändringar
• Entreprenörs- och kostnadsavvikelser
• Obetalda timmar och utgifter
• Fakturaåldring och betalningsfördröjning
• Teamets arbetsbelastning och leveransrisk

Mjukvara för projektlönsamhet för byråer bör koppla dessa signaler medan teamet fortfarande kan agera, inte bara samla dem efter månadsslutet.