Komunikasyon sa kliyente.

Bawat channel na ginagamit ng iyong mga kliyente — email, SMS, tawag, at ang shared inbox na nagpapanatili sa buong team na may konteksto.

Ang mabuting komunikasyon sa kliyente ay nangangahulugang alam ng bawat kliyente kung saan ka nila maaabot, gaano kabilis aasahan ang sagot, at kung ano ang susunod na mangyayari, at makikita ng iyong koponan ang buong pag-uusap. Ang maikling sagot ay ang pag-agree ng isang channel at ritmo sa unang araw, panatilihin ang bawat mensahe sa record ng kliyente, at gawing routine ang follow-up sa halip na alaala. Ang mga gabay sa ibaba ay sumasaklaw sa shared inbox, mga text at tawag, at mga client portal.

Shared inbox

Shared inbox ng Google WorkspaceAng setup na gumagana, at kung kailan mo ito nalampasan.Mga halimbawa ng out of office messageMga copy-ready na template na nagpapanatiling may kaalaman sa mga kliyente.Mga halimbawa ng client follow-up emailMaikling template para sa bawat yugto ng trabaho.Shared inbox softwareIsang inbox para sa buong relasyon sa kliyente.SMS inbox para sa client workMga text sa tabi ng tala ng kliyente.SMS inbox para sa negosyoPag-text sa mga kliyente nang hindi nawawala ang usapan.

SMS, tawag at voicemail

Mga halimbawa ng teksto ng paalala sa appointmentMga mensahe na nakakabawas ng no-shows.Mga halimbawa ng business voicemail greetingMga pagbati na parang tunay na kumpanya.Software sa transcription ng voicemailBasahin ang mga voicemail sa halip na i-play ang mga ito.Software ng buod ng tawag sa AIBawat tawag, binubuod sa tala.

Mga Client Portal

Mga pinakamahusay na kasanayan sa komunikasyon sa kliyenteAng mga gawi na napapansin talaga ng mga kliyente.Client portal software para sa mga ahensyaMga pag-apruba, pagsingil, at follow-up sa isang portal.Gabay sa client portal softwareAno ang hahanapin bago ka bumili.

Komunikasyon ng kliyente sa limang hakbang

Itakda ang channel at ang ritmo sa unang arawSabihin sa bawat kliyente kung saan ka nila mahahanap at kung gaano kabilis sila makakaasa ng tugon. Pinipigilan ng malinaw na mga inaasahan ang karamihan sa mga balisang mensahe sa pag-check-in.
Panatilihin ang isang thread bawat kliyenteAng mga email, text at tala ng tawag ay dapat na katabi ng record ng kliyente, upang ang sinuman sa koponan ay maaaring sumunod sa isang pag-uusap nang hindi kinakailangang hilingin sa kliyente na ulitin ang kanilang sarili.
Sumagot na may kontekstoBuksan ang history bago ka sumagot. Ang isang tugon na tumutukoy sa huling desisyon o sa bukas na invoice ay nagpapakita sa kliyente na ikaw ay nakikinig.
Kumpirmahin ang mga desisyon nang nakasulatPagkatapos ng isang tawag o pagpupulong, magpadala ng maikling tala na may kung ano ang napagkasunduan, kung sino ang gumagawa ng ano, at kung kailan. Karamihan sa mga argumento tungkol sa saklaw ay nagsisimula sa isang hindi nakasulat na desisyon.
Gawing regular ang follow-upMag-follow up pagkatapos ng isang proposal, pagkatapos ng delivery at kapag tahimik ang isang invoice. Ang mga maikling mensahe na nagtatanong ng isang tanong at ginagawang madali ang pagsagot ay nasasagot.

Mga pangunahing termino

Shared inbox: Isang inbox na pinagtatrabahuhan ng buong team, kaya walang mensahe ang nakadepende sa isang tao lang na online.
Client portal: Isang page kung saan sinusuri ng kliyente ang mga pag-apruba, invoice, at update nang hindi naghahanap sa kanilang email.
Response time: Ang window na ipinapangako mo para sa isang tugon, tulad ng isang business day, na nakasaad sa simula at napanatili.
Out-of-office message: Isang awtomatikong tugon na nagtatakda ng mga inaasahan habang ikaw ay wala at nagbibigay ng pangalan kung sino ang kokontakin.

Mga karaniwang tanong

Ano ang pinakamahusay na paraan upang makipag-usap sa mga kliyente?

Gamitin ang channel na mas gusto na ng kliyente at napagkasunduan mo, pagkatapos ay panatilihin ang isang talaan nito. Ang isang shared inbox para sa email at mga text, at isang portal para sa mga pag-apruba at invoice, ay nagpapanatili ng mga pag-uusap sa isang lugar sa halip na nakakalat sa mga personal na inbox at telepono.

Gaano kabilis ako dapat sumagot sa isang kliyente?

Pumili ng isang window na maaari mong laging makamit, tulad ng pareho o susunod na business day, at sabihin sa mga kliyente kung ano ito. Ang isang mabilis na pagkilala na nagsasabi kung kailan darating ang kumpletong sagot ay mas mabuti kaysa sa katahimikan habang naghahanda ka ng isang perpektong tugon.

Paano ako mag-follow up nang hindi nanggugulo?

Panatilihin ang bawat follow-up sa ilang pangungusap, sumangguni sa partikular na proposal, delivery o invoice, at magtanong ng isang tanong. Iskedyul ang cadence nang maaga upang ito ay neutral at routine, hindi isang reaksyon sa pakiramdam na hindi pinapansin.

Tingnan kung saan akma ang Workspace369 sa iyong daloy ng trabaho ng kliyente.

Magsimula sa mga module na kailangan mo ngayon, pagkatapos ay i-on ang AI, mga automation, accounting, imbentaryo, mga kahilingan, at pag-uulat habang lumalaki ang operasyon.

Magsimula libre Humiling ng demo

14-araw na libreng pagsubok. Kailangan ng card. Pagkatapos ng pagsubok: mula sa $29/buwan. Awtomatikong nagre-renew bawat buwan hanggang sa iyong pagkansela. Maaaring kanselahin anumang oras sa Mga Setting → Pagsingil.