Google Workspace faturalandırma: şablonlar ve faturalandırma yazılımı

Her hizmet işletmesi ilk faturasını bir şablondan gönderir. Google Dokümanlar veya E-tablolar ücretsiz, tanıdık ve zaten açıktır.

Soru, bir şablonun fatura üretebilip üretemeyeceği değildir. Üretebilir. Soru, şablonun ne kadar süreyle sistem olarak kalacağıdır — çünkü faturalandırma bir belge değil, bir iş akışıdır.

Hızlı cevap

Kullan bir Google Dokümanlar veya E-tablolar fatura şablonu ara sıra, tek seferlik faturalandırma için. Geçin faturalandırma yazılımı faturaların numaralandırılmış ve izlenebilir kalması gerektiğinde, ödeme durumu, hatırlatma dizileri, giderler ve raporlama eklenmiş olarak.

Şablonlar ve faturalandırma yazılımı

Bir şablonun aslında iyi yaptığı şey

Bir Dokümanlar veya E-tablolar şablonu, sınırlarını dürüstçe belirtir ve bunlar içinde kullanışlıdır:

• Hızlı bir şekilde sunulabilir bir fatura belgesi üretir
• Ücretsizdir ve müşterinin zaten sahip olduğu araçlarda yaşar
• İlk birkaç fatura için çalışır

Başarısızlıklar kozmetik değil, yapısal:

• Numaralandırma kaymaları — fatura 26-4, birisi yanlış dosyayı kopyaladığı için iki kez mevcut
• Durum yok — "ödediler mi?" e-postayı ve banka uygulamasını aramayı gerektirir
• Hatırlatıcı yok — takip, hatırlayan kişiye bağlıdır
• Ödeme adımı yok — müşteri nasıl ödeme yapacağını sorar ve cevap bir konuşma dizisidir
• Raporlama yok — alacaklar, gelirler ve giderler başka bir sayfada yeniden oluşturulur

Faturalandırma yazılımı ne ekler

Faturalandırma yazılımı, faturayı müşteri işi kaydının içinde tutar:

• Sıralı numaralandırma ve toplamlarla ayrıntılı satırlar
• Ödeme bağlantıları, böylece ödeme yapmak kolay bir sonraki adımdır
• Otomatik olarak güncellenen durum — ödenmiş, açık, vadesi geçmiş
• Birisi hatırlasa da hatırlamasa da çalışan hatırlatma dizileri
• Faturanın yanında müşteri kayıtları, dosyaları, giderleri ve iletişimi
• Alacaklar, gelir ve müşteri değeri hakkında raporlama

Workspace369 bu modeli çalıştırır: teklifler, Ödeme Yap bağlantılı faturalar haline gelir, müşteri ödeme yaptığında durum güncellenir ve takip otomatik bir dizi olarak çalışabilir.

İkisi arasında kalırsanız, bizim ücretsiz fatura oluşturucu sayfada temiz numaralı bir fatura üretir, kayıt gerekmez — ve bir şablonun nerede durduğunu tam olarak gösterir.

Fatura Belgelerden çıktığında iş akışı nasıl görünür

Yukarıdaki şablon hataları - numaralandırma, durum, ödeme, takip - bir sistemin varsayılan olarak işlediği parçalardır. Workspace369'da bir fatura açın ve numara zaten atanmış, müşterinin fatura ayrıntıları madde işaretli satırların yanında oturur ve canlı önizleme, durum rozeti, hala vadesi gelen tutar ve Şimdi Öde düğmesi dahil olmak üzere müşterinin aldığı tam olarak şeyi gösterir.

O Şimdi Öde adımı, e-posta iş parçacığının bittiği yerdir. "Nasıl ödeme yaparım?" sorusuna yanıt vermek yerine, fatura şununla gönderilir: dahili ödeme, ve para geldiğinde kendi kendine durum güncellemeleri - ödenmiş, açık veya vadesi geçmiş, banka uygulamasını aramaya gerek kalmadan görünür. Kısmi ödemeler de aynı şekilde takip edilir: yukarıdaki fatura, toplam tutara karşı bugüne kadar 600 ABD Doları ödendiğini gösteriyor.

Takip de bu şekilde çalışır. Vadesi geçmiş bir faturaya yapılan bir dürtme otomatik bir iş akışı olarak çalışır bir sonraki iş başladığında, hafızaya bağlı olmak yerine işi kazanan teklif yeniden yazılmak yerine fatura haline gelir. Resim telefonda da tutulur - fatura listesi müşteri başına durumu ve toplamları taşır ve giderler yanına oturur, böylece alacaklar ikinci bir elektronik tablodan çıkmayı bırakır.

Nihai tavsiye

İlk fatura için şablonu kullanın. Faturalandırma düzenli hale gelir gelmez faturalandırma yazılımını kullanın — numaralandırma, durum, hatırlatmalar ve raporlamanın belgeden daha önemli hale geldiği an.

İnceleyin faturalar özelliği operasyonel model, Faturalandırma merkezli CRM bağlantılı iş akışı için veya Excel Fatura Şablonu Alternatifi e-tablo tarafı karşılaştırması için.