CRM для податкових консультантів
Податковим консультантам потрібне чітке відстеження кожного зобов'язання, від листа про зобов'язання до остаточного рахунку-фактури. Workspace369 керує цією стороною практики в одній системі: записи клієнтів, пропозиції щодо зобов'язань з електронним підписом, завдання, файли, повідомлення клієнтів та рахунки-фактури. Податкові фірми підтримують порядок під час напружених сезонів, тому збір документів та подальші дії завершуються до того, як дані потраплять до систем подання звітності.
Ключові факти
CRM для податкових консультантів від Workspace369 охоплює 9 сфер, включаючи картки клієнтів, пропозиції, проєкти та завдання.
Робочий процес складається з 5 кроків: від «ініціювання пропозицій для клієнтів» до «завершення виставлення рахунків та закриття проєкту».
Workspace369 коштує від 29 доларів США на місяць за 1 місце, а план Commander включає 20 місць, 500 ГБ сховища та 120 000 токенів ШІ на місяць за 299 доларів США на місяць.
Додаткові місця коштують 10 доларів США кожне, а додаткове сховище обсягом 100 ГБ коштує 15 доларів США; повний прайс-лист є загальнодоступним на Сторінка цін Workspace369.
Проблема
Податкові клієнти часто подають часткову документацію безпосередньо перед критичними податковими термінами. Без виділеної зони адміністративного відстеження податкові консультанти витрачають години на перевірку окремих файлів, щоб переконатися, що відсутнє. Це затримує ініціалізацію проєктів і спричиняє адміністративні вузькі місця, які сповільнюють потужність усієї фірми.
Комунікація щодо відсутніх форм W-2 або 1099 часто охоплює кілька особистих текстових повідомлень та фрагментованих ланцюжків електронних листів. Податкові консультанти витрачають цінний час на пошук історичних розмов, щоб знайти конкретні інструкції або роз'яснення, надані клієнтом, що призводить до помилок у початковому адміністративному записі перед початком подання звітності.
Коли клієнт з податкових питань надсилає неповний пакет документів напередодні терміну подання, ручні завдання для подальших дій легко забуваються. Без чітких списків завдань, безпосередньо пов'язаних із записами клієнтів, члени команди не знають, хто відповідає за запит решти документів, що призводить до пропущених етапів та затримок у підготовці податків.
Надсилання листів про залучення та збір початкових адміністративних даних часто відбувається за допомогою окремих документів. Податкові консультанти намагаються пов'язати початкові пропозиції з активними проектами, що викликає плутанину щодо обсягу робіт та затримує збір початкових авансових рахунків до початку офіційної роботи з підготовки податків.
Продукт
Клієнти відстежують прогрес, файли та рахунки-фактури в брендованому порталі замість того, щоб запитувати оновлення у вашої команди.
Електронні листи, SMS, дзвінки та голосові повідомлення відображаються поруч із карткою клієнта — з підсумками від ШІ, щоб будь-хто з команди міг відповісти з повним контекстом.
Завдання, файли та статус для кожного зобов'язання — видимі для команди та, через портал клієнта, для клієнта.
Надсилайте пропозиції, виставляйте рахунки за етапи або за підпискою, і дозвольте автоматизованим нагадуванням відстежувати все, що залишилося.
Робочий процес
Розпочніть взаємодію, створивши чіткі пропозиції в системі, щоб окреслити обсяг послуг з підготовки податкової звітності. Клієнт переглядає деталі пропозиції на клієнтському порталі. Після того, як клієнт схвалить та підпише терміни електронним підписом, фірма перетворює схвалену пропозицію на початковий рахунок-фактуру та відкриває взаємодію в записі клієнта.
Використовуйте функції планування для налаштування початкових консультаційних зустрічей, якщо це необхідно, або негайно створіть виділений проєкт для податкового року. В облікових записах клієнтів податковий консультант перелічує необхідні податкові документи. Оператор доручає клієнту завантажити початковий набір документів безпосередньо до розділу файлів порталу.
Коли клієнт з податкових питань надсилає неповний пакет документів напередодні терміну подання, податковий консультант переглядає завантажені файли порівняно з необхідним списком. Оператор записує відсутні елементи в бриф та відкриває окремий ланцюжок обговорень з клієнтом у порталі, створюючи чіткі завдання для відсутніх документів.
Підготовлювач керує завданнями, необхідними для збору всіх необхідних елементів. Члени команди оновлюють статуси завдань по мірі надходження елементів. Усі розмови з клієнтами залишаються прив'язаними до запису клієнта, тому будь-який член команди може підтвердити готовність файлу перед тим, як дані будуть передані до затвердженої системи подання податкових декларацій.
Після завершення контрольного списку та подання декларації у вашому податковому програмному забезпеченні оператор виставляє остаточні рахунки-фактури через Workspace369. Клієнт оплачує рахунок-фактуру онлайн через клієнтський портал, і проект позначається як закритий, зберігаючи повну історію клієнта на майбутні роки.
Охоплення продукту
Оцінено в App Store
Нарешті відчувається спокійПеремикалася між трьома-чотирма універсальними інструментами і завжди опинялася в хаосі вкладок. Це перший, який здається спокійним. Налаштувала клієнтські проєкти за десять хвилин.
Безболісне впровадження для командиМи впровадили його для нашої команди з восьми осіб, і адаптація пройшла безболісно — інтуїтивно та відшліфовано. Я б хотів більше інтеграцій, але вони продовжують випускати оновлення.
Щогодини заощаджені тижніЯ використовувала окремі інструменти для нотаток, завдань, документів та оновлень. Консолідація в одному місці справді заощадила мені години щотижня. Підтримка також швидко реагує.
Почати роботу
Часті запитання
Зберігайте податкові декларації, державні ідентифікатори та офіційні подання у вашому затвердженому податковому програмному забезпеченні. Workspace369 керує практикою навколо них: записи клієнтів, пропозиції щодо залучення, збір документів, завдання, файли, повідомлення клієнтів та рахунки-фактури.
Оператор переглядає файли, завантажені на портал, записує відсутні елементи в бриф та створює конкретні завдання для подальшого відстеження. Ви можете розпочати гілку розмови з клієнтом у порталі, щоб запросити конкретні відсутні податкові форми перед переміщенням даних до систем зберігання.
Автоматизації робочих процесів створюють завдання, надсилають електронні листи або SMS, видають нагадування та сповіщають членів команди, використовуючи дев'ять типів тригерів, умови та часові затримки. Автоматизація електронної пошти починається з плану Cadet, кроки SMS – з Voyager, а робочі процеси, створені ШІ – з Commander; тригери викликів доступні з функцією голосу від плану Specialist. Перевірте точний тригер, власника та крок перевірки за допомогою симульованого тестового запуску перед активацією робочого процесу.
Так. Надсилайте листи про залучення як комерційні пропозиції з електронним підписом та перетворюйте їх на рахунки. Клієнти переглядають комерційні пропозиції та оплачують свої рахунки через клієнтський портал, тому ваша фірма відстежує фінансові етапи разом з активними проєктами та завданнями.
Готові, коли ви будете готові
Почніть з модулів, які вам потрібні сьогодні, а потім увімкніть ШІ, автоматизацію, бухгалтерський облік, інвентаризацію, запити та звітність у міру зростання операцій.
