CRM cho các công ty môi giới bất động sản

CRM cho các Công ty Môi giới Bất động sản với Quy trình làm việc Cụ thể

Các công ty môi giới bất động sản yêu cầu cấu trúc hành chính rõ ràng để quản lý hồ sơ khách hàng, tệp và lịch trình mà không ảnh hưởng đến hệ thống MLS bên ngoài. Workspace369 quản lý báo giá, dự án, nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và hóa đơn cho toàn bộ công ty môi giới trong một hệ thống. Nhân viên ghi lại mỗi lần chuyển giao khách hàng tiềm năng trong một trường chủ sở hữu tùy chỉnh, và vai trò cùng quyền hạn kiểm soát những gì mỗi đại lý nhìn thấy. Với các bản ghi kiểm toán và lịch sử trò chuyện đầy đủ, các công ty môi giới theo dõi nhiệm vụ và tương tác của khách hàng cùng với nền tảng quản lý giao dịch của họ.

Khách hàngmối quan hệ và bản tóm tắt đã thỏa thuận
Công việccác tác vụ với người chịu trách nhiệm
Lập hóa đơnhóa đơn và bối cảnh thương mại
Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ

Các điểm chính

CRM cho các công ty môi giới bất động sản tại Workspace369 bao gồm 9 lĩnh vực, bao gồm hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án và nhiệm vụ.

Quy trình hoạt động gồm 5 bước, từ "thiết lập hồ sơ khách hàng cốt lõi" đến "xuất hóa đơn hành chính và lưu trữ tệp".

Workspace369 bắt đầu từ 29 đô la/tháng cho 1 chỗ ngồi, và gói Commander bao gồm 20 chỗ ngồi, 500 GB dung lượng lưu trữ và 120.000 mã thông báo AI mỗi tháng với giá 299 đô la/tháng.

Các chỗ ngồi bổ sung có giá 10 đô la mỗi chỗ và 100 GB dung lượng lưu trữ bổ sung có giá 15 đô la; bảng giá đầy đủ được công khai trên Trang giá Workspace369.

Vấn đề

Ma sát Hành chính trong Hoạt động Môi giới

Quyền sở hữu khách hàng tiềm năng không rõ ràng trong quá trình chuyển giao đại lý

Khi một khách hàng tiềm năng chuyển đổi giữa các đại lý, tệp hành chính thường mất đi chỉ định người giám sát rõ ràng. Nếu không có chủ sở hữu rõ ràng được ghi lại trong bản tóm tắt, các nhiệm vụ và cuộc họp đã lên lịch sẽ xung đột. Sự thiếu trách nhiệm giải trình này gây ra việc bỏ lỡ các cuộc trò chuyện với khách hàng và các đề xuất trùng lặp. Các công ty môi giới yêu cầu hồ sơ hành chính nghiêm ngặt để theo dõi đại lý nào sở hữu hồ sơ khách hàng tại bất kỳ thời điểm nào, giúp nhân viên quản lý sự cọ xát nội bộ và các tệp chưa được phân công.

Đề xuất bất động sản và tệp khách hàng phân tán

Nhân viên hành chính thường phân phối các tệp bất động sản, thỏa thuận khách hàng và đề xuất ban đầu trên các chuỗi email riêng biệt. Sự phân mảnh này gây khó khăn cho việc xác minh các tài liệu dự án mới nhất trước khi lên lịch xem. Khi các cuộc trò chuyện và tệp nằm trong các silo riêng biệt, việc xác minh hồ sơ khách hàng đòi hỏi phải tìm kiếm thủ công. Một khuôn khổ hành chính thống nhất giữ cho các nhiệm vụ dự án, hồ sơ khách hàng và tệp được liên kết với nhau để có khả năng hiển thị hoạt động rõ ràng.

Lập lịch và Cuộc trò chuyện Khách hàng Rời rạc

Việc điều phối các buổi tư vấn bất động sản và xem xét hành chính thường thất bại khi các công cụ lên lịch hoạt động độc lập với các cuộc trò chuyện của khách hàng. Nhân viên lên lịch các cuộc hẹn mà không xem hồ sơ khách hàng lịch sử hoặc các tác vụ đang hoạt động. Khoảng trống này dẫn đến việc bỏ lỡ ngày tháng và các đề xuất chưa được xác nhận. Các công ty môi giới cần một phương pháp để liên kết việc lên lịch trực tiếp với hồ sơ khách hàng, để các cuộc trò chuyện liên quan đến ngày tháng có thể được hiển thị cho nhóm hành chính.

Hóa đơn không được theo dõi và các nhiệm vụ dự án hành chính

Phí hành chính và hóa đơn khách hàng thường nằm ngoài phạm vi theo dõi dự án tiêu chuẩn. Khi nhân viên xuất hóa đơn mà không liên kết chúng với hồ sơ hoặc nhiệm vụ khách hàng cụ thể, việc theo dõi thanh toán trở thành một công việc thủ công. Các công ty môi giới cần một hệ thống nơi hóa đơn hành chính, đề xuất và dự án được gắn với hồ sơ khách hàng. Điều này giúp mọi nhiệm vụ hoàn thành khớp với hồ sơ tài chính tương ứng một cách chính xác khi được ghi lại đúng cách.

Sản phẩm

Xem không gian làm việc mà khách hàng của bạn cảm nhận.

01

Cổng thông tin mà khách hàng thực sự kiểm tra

Khách hàng theo dõi tiến độ, tệp và hóa đơn trong cổng thông tin thương hiệu thay vì yêu cầu nhóm của bạn cập nhật.

Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ
02

Mọi kênh trong một hộp thư đến

Email, SMS, cuộc gọi và thư thoại xuất hiện bên cạnh hồ sơ khách hàng — với tóm tắt AI, để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể trả lời với ngữ cảnh đầy đủ.

Hộp thư đến chia sẻ Workspace369 hiển thị lịch sử email, SMS và cuộc gọi bên cạnh hồ sơ khách hàng
03

Công việc của khách hàng, được tổ chức thành các dự án

Nhiệm vụ, tệp và trạng thái cho mọi cam kết — hiển thị cho nhóm và, thông qua cổng thông tin khách hàng, cho khách hàng.

Bảng dự án Workspace369 hiển thị công việc của khách hàng được tổ chức thành các giai đoạn với người phụ trách và trạng thái
04

Từ báo giá đến hóa đơn đã thanh toán

Gửi báo giá, thanh toán theo các mốc hoặc hợp đồng định kỳ, và để lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào chưa thanh toán.

Trình chỉnh sửa hóa đơn Workspace369 hiển thị các mục theo dòng, điều khoản thanh toán và chi tiết khách hàng

Quy trình làm việc

Quy trình làm việc khách hàng môi giới

01

Thiết lập Hồ sơ Khách hàng Cốt lõi

Quy trình làm việc bắt đầu bằng việc nhập người mua hoặc người bán tiềm năng vào cơ sở dữ liệu hồ sơ khách hàng. Nhân viên hành chính ghi lại các thông số yêu cầu ban đầu và chỉ định một chủ sở hữu đại lý rõ ràng trong một trường chủ sở hữu tùy chỉnh. Hồ sơ này đóng vai trò là tệp khách hàng chính, neo tất cả các đề xuất, nhiệm vụ và lập lịch trong tương lai. Nhân viên kiểm tra xem chi tiết liên hệ đã đầy đủ trước khi bắt đầu bất kỳ giai đoạn dự án hoặc nhiệm vụ hành chính nào khác.

02

Soạn thảo và Phân phối Đề xuất Hành chính

Sau khi hồ sơ khách hàng được thiết lập, nhân viên sẽ tạo và gửi các đề xuất chính thức. Các tài liệu này nêu rõ các điều khoản dịch vụ môi giới và lịch trình tư vấn ban đầu. Đề xuất được chia sẻ trực tiếp với khách hàng thông qua cổng thông tin khách hàng, cho phép xem xét minh bạch. Nhân viên ghi lại tất cả các cuộc trò chuyện liên quan đến khách hàng trong nền tảng để theo dõi phản hồi, sửa đổi và ngày phê duyệt trước khi chuyển sang các dự án đang hoạt động.

03

Khởi tạo danh sách dự án và nhiệm vụ bất động sản

Sau khi đề xuất được chấp nhận, nhân viên chuyển đổi tệp thành một dự án đang hoạt động. Dự án này chứa các danh sách nhiệm vụ cụ thể để thu thập tài liệu, xác minh lý lịch và chuẩn bị hiển thị. Mỗi nhiệm vụ được gán một thời hạn và một người điều hành cụ thể. Chủ sở hữu đại lý rõ ràng vẫn được ghi lại trong hồ sơ khách hàng, để bất kỳ cập nhật nhiệm vụ hoặc tải lên tệp nào cũng có thể được xem bởi đại lý chịu trách nhiệm.

04

Điều phối Lên lịch và Trò chuyện Khách hàng

Nhân viên hành chính sử dụng tính năng lập lịch để sắp xếp các buổi tư vấn bất động sản và các buổi ký tài liệu. Các sự kiện lịch này liên kết trực tiếp trở lại hồ sơ khách hàng chính và dự án đang hoạt động. Các thay đổi đối với lịch trình có thể được cập nhật trong cổng thông tin khách hàng bởi nhân viên. Các cuộc trò chuyện liên quan đến việc điều chỉnh lịch được ghi lại trong nhật ký liên lạc chung, duy trì một dòng thời gian rõ ràng về tất cả các tương tác trong vòng đời giao dịch.

05

Phát hành Hóa đơn Hành chính và Lưu trữ Tệp

Sau khi hoàn thành các cột mốc dự án, công ty môi giới sẽ phát hành hóa đơn cho các dịch vụ hành chính hoặc tư vấn. Nhân viên tạo hóa đơn trong nền tảng, liên kết nó với hồ sơ khách hàng và các tác vụ đã hoàn thành. Sau khi thanh toán, tất cả các tệp, đề xuất và cuộc trò chuyện liên quan sẽ được lưu trữ trong hồ sơ khách hàng. Điều này giữ cho lịch sử rõ ràng của toàn bộ cam kết có thể truy cập được đối với công ty môi giới.

Phạm vi sản phẩm

Quản lý khách hàng cho các công ty môi giới bất động sản

  • Khi một hồ sơ khách hàng được chuyển giao, trường chủ sở hữu tùy chỉnh hiển thị đại lý mới trước khi bất kỳ nhiệm vụ nào được giao lại.
  • Cổng thông tin khách hàng phải hiển thị chính xác các đề xuất được chia sẻ và ngày lên lịch cho khách hàng mà không làm lộ danh sách nhiệm vụ nội bộ của đại lý hoặc các cuộc trò chuyện riêng tư.
  • Nhân viên có thể tạo hóa đơn liên kết trực tiếp với nhiệm vụ dự án đã hoàn thành và xem nó trên hồ sơ khách hàng.
Hồ sơ Khách hàng
Đề xuất
Các dự án và nhiệm vụ
Tệp
Các cuộc trò chuyện
Lên lịch
Hóa đơn
Cổng thông tin khách hàng
Tự động hóa quy trình làm việc

Được yêu thích trên App Store

Được đánh giá bởi những người điều hành công việc khách hàng của họ trên đó.

★★★★★
Cuối cùng cũng cảm thấy dễ chịu

Tôi đã dùng thử ba hoặc bốn công cụ tất cả trong một và luôn kết thúc với một mớ tab lộn xộn. Đây là công cụ đầu tiên mang lại cảm giác dễ chịu. Tôi đã thiết lập các dự án của khách hàng chỉ trong mười phút.

Justin R. · Người sáng lập độc lập · đánh giá trên App Store
★★★★★
Triển khai cho nhóm một cách dễ dàng

Chúng tôi đã triển khai cho đội ngũ tám người của mình và việc áp dụng thật dễ dàng — trực quan và hoàn thiện. Tôi mong muốn có nhiều tích hợp hơn, nhưng họ vẫn tiếp tục phát hành.

Samantha D. · Trưởng bộ phận vận hành · đánh giá trên App Store
★★★★★
Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần

Tôi đã phải xoay sở với các công cụ riêng biệt cho ghi chú, nhiệm vụ, tài liệu và cập nhật. Việc hợp nhất vào một nơi thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Hỗ trợ cũng phản hồi nhanh.

Alicia N. · Người sáng lập Agency · đánh giá trên App Store

Bắt đầu

Xem Workspace369 trên công việc khách hàng của riêng bạn.

Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc nói chuyện với bộ phận bán hàng — dù bằng cách nào, bạn sẽ thấy toàn bộ quy trình: hộp thư đến, dự án, cổng thông tin và thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Tiêu chí Đánh giá cho Sở hữu và Quản lý Khách hàng Tiềm năng

Hệ thống xử lý hoa hồng đại lý và danh sách MLS như thế nào?

Lưu trữ danh sách MLS và tính toán hoa hồng trong hệ thống môi giới của bạn. Workspace369 điều hành khía cạnh khách hàng, từ hồ sơ khách hàng và đề xuất đến lên lịch và hóa đơn, đồng thời kết nối với các hệ thống khác thông qua webhook và API từ Specialist.

Chúng ta có thể theo dõi sự thay đổi quyền sở hữu khách hàng tiềm năng khi một đại lý nghỉ việc không?

Có. Nhân viên cập nhật trường chủ sở hữu tùy chỉnh khi một khách hàng tiềm năng di chuyển giữa các đại lý, và vai trò cùng quyền kiểm soát đại lý nào có thể xem hồ sơ. Công ty môi giới giữ trách nhiệm rõ ràng cho tất cả các dự án, nhiệm vụ và các buổi tư vấn đã lên lịch liên quan đến khách hàng cụ thể đó.

Những tệp nào có thể được lưu trữ trong hồ sơ khách hàng?

Các đề xuất đã ký được lưu trên hồ sơ từng khách hàng, và các công ty môi giới Specialist có thể đính kèm tệp và dàn ý lịch trình trực tiếp vào hồ sơ. Điều này giữ tất cả tài liệu cần thiết được kết nối với các dự án và nhiệm vụ đang hoạt động, vì vậy nhân viên tiếp theo có toàn bộ lịch sử khi khách hàng tiềm năng được chuyển giao.

Khách hàng tương tác với nhà môi giới thông qua nền tảng như thế nào?

Khách hàng truy cập công ty môi giới thông qua cổng khách hàng để xem lại đề xuất, kiểm tra ngày lên lịch và xem hóa đơn đã phát hành. Họ cũng có thể tham gia vào các cuộc trò chuyện liên quan đến các dự án đang hoạt động của họ. Nhiệm vụ nội bộ, phân công đại lý và các tệp nội bộ riêng tư vẫn ẩn khỏi cổng khách hàng để hỗ trợ quyền riêng tư hoạt động.

Sẵn sàng khi bạn muốn

Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.

Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.