CRM dành cho Trợ lý ảo

CRM cho Trợ lý ảo Quản lý Phân bổ các Bên liên quan

Các trợ lý ảo thường hoạt động theo thỏa thuận giờ hàng tháng cố định trong khi nhận các chỉ thị hoạt động mâu thuẫn từ nhiều bên liên quan trong một tổ chức khách hàng duy nhất. Workspace369 chạy công việc đó trong một hệ thống: hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án và tác vụ, theo dõi thời gian từ Voyager, tin nhắn khách hàng và hóa đơn. Người vận hành ghi lại từng phân bổ công việc và ghi lại thời gian có thể tính phí, để mọi người có thể thấy bao nhiêu phần của thỏa thuận hàng tháng đã được sử dụng trước khi các yêu cầu mới bắt đầu.

Khách hàngmối quan hệ và bản tóm tắt đã thỏa thuận
Công việccác tác vụ với người chịu trách nhiệm
Lập hóa đơnhóa đơn và bối cảnh thương mại
Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ

Các điểm chính

CRM dành cho Trợ lý ảo của Workspace369 bao gồm 9 lĩnh vực, bao gồm hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án và nhiệm vụ.

Quy trình hoạt động gồm 5 bước, từ "thiết lập hồ sơ khách hàng và giới hạn giờ" đến "triển khai cổng thông tin khách hàng và xuất hóa đơn".

Workspace369 bắt đầu từ 29 đô la/tháng cho 1 chỗ ngồi, và gói Commander bao gồm 20 chỗ ngồi, 500 GB dung lượng lưu trữ và 120.000 mã thông báo AI mỗi tháng với giá 299 đô la/tháng.

Các chỗ ngồi bổ sung có giá 10 đô la mỗi chỗ và 100 GB dung lượng lưu trữ bổ sung có giá 15 đô la; bảng giá đầy đủ được công khai trên Trang giá Workspace369.

Vấn đề

Rủi ro hoạt động trong hỗ trợ ảo đa bên liên quan

Các chỉ thị mâu thuẫn của các bên liên quan

Khi hai người quản lý từ cùng một công ty khách hàng giao nhiệm vụ đồng thời, trợ lý ảo sẽ đối mặt với các ưu tiên hoạt động xung đột. Nếu không có tài liệu rõ ràng trong hồ sơ khách hàng, thời gian sẽ bị tiêu tốn vào các nhiệm vụ có giá trị thấp trước khi chủ sở hữu chính có thể can thiệp. Sự cản trở hành chính này dẫn đến việc vượt quá giờ thanh toán, bỏ lỡ các mục tiêu giao hàng và vi phạm thỏa thuận. Người vận hành cần một phương pháp rõ ràng để ghi lại nhiệm vụ và sắp xếp trình tự ưu tiên trước khi thực hiện các chỉ định.

Vượt quá Thỏa thuận Giờ Hàng tháng

Hoạt động theo thỏa thuận giờ hàng tháng cố định đòi hỏi phải theo dõi liên tục các nhiệm vụ đã hoàn thành và các dự án đang chờ xử lý. Khi nhiều bên liên quan gửi công việc một cách độc lập, giới hạn đã thỏa thuận thường bị vượt quá trước khi diễn ra xem xét giữa tháng. Trợ lý ảo không thể dựa vào trí nhớ để thực thi các giới hạn. Họ cần một định dạng có cấu trúc để liên kết các nhiệm vụ đang diễn ra trực tiếp với thỏa thuận hàng tháng đang hoạt động, ngăn chặn việc bắt đầu công việc trái phép.

Tiết lộ Thông tin xác thực trong Ghi chú Dự án

Các trợ lý ảo yêu cầu quyền truy cập vào hệ thống khách hàng nhưng thường lưu trữ thông tin đăng nhập không chính xác. Đặt mật khẩu hoặc khóa API vào mô tả tác vụ CRM tiêu chuẩn hoặc tệp dự án vi phạm các ranh giới bảo mật dữ liệu cơ bản. Khi nhiều người vận hành nội bộ hoặc bên ngoài truy cập hệ thống, thông tin nhạy cảm này sẽ bị lộ. Các công cụ làm việc với khách hàng phải tách biệt việc theo dõi khỏi việc lưu trữ thông tin đăng nhập, giữ mật khẩu được giới hạn nghiêm ngặt cho trình quản lý mật khẩu của bên thứ ba chuyên dụng.

Hồ sơ trò chuyện phân tán

Việc nhận chỉ dẫn qua email, tin nhắn và công cụ trò chuyện tạo ra các luồng liên lạc bị phân mảnh. Khi phát sinh tranh chấp về việc bên nào đã ủy quyền cho một dự án cụ thể, việc tìm kiếm trên nhiều nền tảng sẽ lãng phí hàng giờ có thể thanh toán. Trợ lý ảo cần hợp nhất các luồng này thành các cuộc trò chuyện có thể xác minh, liên kết trực tiếp với hồ sơ khách hàng. Nếu không có sự hợp nhất hành chính này, việc xác minh nguồn gốc của các chỉ dẫn mâu thuẫn sẽ trở nên khó khăn trong các đợt xem xét thanh toán hàng tháng.

Sản phẩm

Xem không gian làm việc mà khách hàng của bạn cảm nhận.

01

Cổng thông tin mà khách hàng thực sự kiểm tra

Khách hàng theo dõi tiến độ, tệp và hóa đơn trong cổng thông tin thương hiệu thay vì yêu cầu nhóm của bạn cập nhật.

Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ
02

Mọi kênh trong một hộp thư đến

Email, SMS, cuộc gọi và thư thoại xuất hiện bên cạnh hồ sơ khách hàng — với tóm tắt AI, để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể trả lời với ngữ cảnh đầy đủ.

Hộp thư đến chia sẻ Workspace369 hiển thị lịch sử email, SMS và cuộc gọi bên cạnh hồ sơ khách hàng
03

Công việc của khách hàng, được tổ chức thành các dự án

Nhiệm vụ, tệp và trạng thái cho mọi cam kết — hiển thị cho nhóm và, thông qua cổng thông tin khách hàng, cho khách hàng.

Bảng dự án Workspace369 hiển thị công việc của khách hàng được tổ chức thành các giai đoạn với người phụ trách và trạng thái
04

Từ báo giá đến hóa đơn đã thanh toán

Gửi báo giá, thanh toán theo các mốc hoặc hợp đồng định kỳ, và để lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào chưa thanh toán.

Trình chỉnh sửa hóa đơn Workspace369 hiển thị các mục theo dòng, điều khoản thanh toán và chi tiết khách hàng

Quy trình làm việc

Thiết lập từng bước để theo dõi giờ làm việc

01

Thiết lập Hồ sơ Khách hàng và Giới hạn Giờ làm việc

Bắt đầu bằng cách tạo hồ sơ khách hàng toàn diện cho mỗi tổ chức. Ghi lại chi tiết thỏa thuận giờ hàng tháng chính xác trực tiếp vào văn bản tóm tắt dự án. Tránh thêm bất kỳ mật khẩu nhạy cảm hoặc khóa truy cập nào ở đây, đảm bảo chúng vẫn nằm trong trình quản lý mật khẩu bên ngoài của bạn. Bước nền tảng này giúp bất kỳ ai xem xét tài khoản hiểu rõ các giới hạn hoạt động nghiêm ngặt và các bên liên quan được ủy quyền trước khi bất kỳ nhiệm vụ cá nhân nào được giao hoặc thực hiện.

02

Phát hành Đề xuất và Xác định Vai trò của các Bên liên quan

Tạo đề xuất chi tiết nêu rõ phạm vi công việc, giới hạn giờ hàng tháng và tên cụ thể của các bên liên quan được ủy quyền. Gửi các tài liệu này trực tiếp cho người liên hệ chính của khách hàng để xem xét. Sau khi khách hàng phê duyệt và ký điện tử phạm vi, hãy tạo một dự án đang hoạt động dựa trên đề xuất. Bước này neo giữ các thông số bàn giao và thiết lập các hướng dẫn chính thức để giải quyết mọi xung đột ưu tiên trong tương lai giữa các nhà quản lý khác nhau.

03

Cấu hình Dự án và Danh sách Nhiệm vụ

Tạo các dự án cụ thể cho chu kỳ thanh toán hiện tại và điền chúng bằng các nhiệm vụ riêng lẻ. Nhóm các nhiệm vụ theo bên liên quan khởi tạo để duy trì khả năng hiển thị rõ ràng về người yêu cầu công việc. Yêu cầu nhóm của bạn ghi lại thời gian cho từng nhiệm vụ bằng bộ hẹn giờ và bảng chấm công, và kiểm tra tổng số đang chạy so với thỏa thuận giờ hàng tháng. Điều này giúp ngăn chặn việc bắt đầu các nhiệm vụ phụ nếu thỏa thuận giờ hàng tháng sắp hết hạn.

04

Hợp nhất các cuộc trò chuyện và lịch trình

Email của các bên liên quan được đưa vào khu vực trò chuyện của khách hàng đó, khớp với hồ sơ khách hàng. Khi các ưu tiên xung đột xuất hiện, hãy sử dụng công cụ lập lịch để đặt một cuộc họp căn chỉnh ngắn với các bên liên quan chính. Ghi lại kết quả của các cuộc thảo luận này trong nhật ký trò chuyện. Điều này tạo ra một dấu vết giấy rõ ràng giải thích chính xác lý do tại sao một số nhiệm vụ được ưu tiên hơn những nhiệm vụ khác trong kỳ thanh toán đó.

05

Triển khai cổng khách hàng và phát hành hóa đơn

Kích hoạt cổng khách hàng để cho phép bên liên quan chính xem các nhiệm vụ đã hoàn thành và các tệp đang hoạt động. Sự minh bạch này giúp xác minh việc phân phối công việc trước khi thanh toán. Khi kết thúc chu kỳ hàng tháng, chuyển đổi thời gian có thể lập hóa đơn đã ghi lại thành một hóa đơn chi tiết với thời gian-đến-hóa đơn. Quy trình hoàn chỉnh này giúp xác minh rằng các hoạt động đã hoàn thành khớp với các đề xuất ban đầu và nằm trong thỏa thuận giờ đã thiết lập.

Phạm vi sản phẩm

Quản lý khách hàng cho các trợ lý ảo

  • Hệ thống phải chứng minh rằng người vận hành có thể đăng nhập thành công vào cổng khách hàng để xác minh rằng các hồ sơ nhiệm vụ khớp với người liên quan cụ thể đã khởi tạo yêu cầu.
  • Người vận hành phải xác minh thành công rằng tất cả thông tin xác thực của khách hàng hoàn toàn không có trong ghi chú CRM, mà nằm trong một ứng dụng quản lý mật khẩu bên ngoài độc lập.
  • Hồ sơ khách hàng phải hiển thị mối tương quan rõ ràng giữa các hóa đơn hàng tháng đã hoàn thiện và các giới hạn giờ được ghi lại trong văn bản tóm tắt dự án ban đầu.
Hồ sơ Khách hàng
Đề xuất
Các dự án và nhiệm vụ
Tệp
Các cuộc trò chuyện
Lên lịch
Hóa đơn
Cổng thông tin khách hàng
Tự động hóa quy trình làm việc

Được yêu thích trên App Store

Được đánh giá bởi những người điều hành công việc khách hàng của họ trên đó.

★★★★★
Cuối cùng cũng cảm thấy dễ chịu

Tôi đã dùng thử ba hoặc bốn công cụ tất cả trong một và luôn kết thúc với một mớ tab lộn xộn. Đây là công cụ đầu tiên mang lại cảm giác dễ chịu. Tôi đã thiết lập các dự án của khách hàng chỉ trong mười phút.

Justin R. · Người sáng lập độc lập · đánh giá trên App Store
★★★★★
Triển khai cho nhóm một cách dễ dàng

Chúng tôi đã triển khai cho đội ngũ tám người của mình và việc áp dụng thật dễ dàng — trực quan và hoàn thiện. Tôi mong muốn có nhiều tích hợp hơn, nhưng họ vẫn tiếp tục phát hành.

Samantha D. · Trưởng bộ phận vận hành · đánh giá trên App Store
★★★★★
Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần

Tôi đã phải xoay sở với các công cụ riêng biệt cho ghi chú, nhiệm vụ, tài liệu và cập nhật. Việc hợp nhất vào một nơi thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Hỗ trợ cũng phản hồi nhanh.

Alicia N. · Người sáng lập Agency · đánh giá trên App Store

Bắt đầu

Xem Workspace369 trên công việc khách hàng của riêng bạn.

Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc nói chuyện với bộ phận bán hàng — dù bằng cách nào, bạn sẽ thấy toàn bộ quy trình: hộp thư đến, dự án, cổng thông tin và thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Tiêu chí Đánh giá và Chấp nhận cho Trợ lý ảo

Làm thế nào để xử lý hai người quản lý đưa ra các nhiệm vụ mâu thuẫn?

Ghi lại cả hai nhiệm vụ dưới dạng các tác vụ riêng biệt trong hồ sơ khách hàng. Sử dụng tính năng trò chuyện để nhắn tin ngay lập tức cho người liên hệ chính, chỉ ra giới hạn thỏa thuận giờ làm việc. Yêu cầu họ làm rõ trình tự ưu tiên trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu đối với các tác vụ cụ thể đó, giữ cho tất cả các quyết định hoạt động được ghi lại trong nền tảng.

Tôi nên lưu trữ mật khẩu hệ thống khách hàng một cách an toàn ở đâu?

Giữ tất cả thông tin đăng nhập của khách hàng trong một trình quản lý mật khẩu bên ngoài chuyên dụng. Không dán mật khẩu vào tệp dự án, mô tả nhiệm vụ hoặc hồ sơ khách hàng trong CRM. Workspace369 xử lý chính công việc, từ nhiệm vụ và thời gian đã ghi đến hóa đơn, trong khi dữ liệu truy cập vẫn bị cô lập trong trình quản lý mật khẩu.

Tôi có thể quản lý nhiều thỏa thuận khách hàng đồng thời không?

Vâng, bạn có thể thiết lập các bản ghi khách hàng riêng lẻ cho mỗi doanh nghiệp bạn hỗ trợ. Mỗi bản ghi có thể giữ các đề xuất riêng, các dự án đang hoạt động và các điều khoản lập hóa đơn độc lập. Sự tách biệt này cho phép bạn theo dõi rõ ràng các thỏa thuận giờ hàng tháng khác nhau mà không làm lẫn lộn giao tiếp của các bên liên quan hoặc danh sách nhiệm vụ trên cơ sở khách hàng của bạn.

Cổng khách hàng hỗ trợ giải quyết tranh chấp thanh toán như thế nào?

Cổng thông tin khách hàng cung cấp cho bên liên quan chính quyền truy cập trực tiếp để xem các nhiệm vụ đã hoàn thành và các tệp được chia sẻ. Khi họ có thể đối chiếu công việc đã thực hiện với thỏa thuận giờ hàng tháng của họ, điều đó giúp giảm bớt sự nhầm lẫn về việc bên liên quan nào đã yêu cầu các mục cụ thể, dẫn đến việc phê duyệt hóa đơn hàng tháng của bạn nhanh hơn.

Sẵn sàng khi bạn muốn

Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.

Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.