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CRM für Ingenieurbüros

CRM für Ingenieurbüros mit einem Workflow für Auftragsänderungen

Ingenieurbüros sehen sich oft mit Umfangänderungen konfrontiert, wenn Kunden mitten im Projekt eine zusätzliche Disziplin wie Bauingenieurwesen oder Elektrotechnik hinzufügen. Workspace369 verwaltet die kaufmännische Seite jedes Auftrags, von Kundenakten und Angeboten bis hin zu Projektaufgaben und Rechnungen, sodass jede Anpassung dokumentiert wird. Dieser Leitfaden führt Schritt für Schritt durch eine Umfangsanpassung, neben der Ingenieursoftware, die Ihr Team bereits für Design und Berechnung verwendet. Durch Befolgen dieses Leitfadens kann Ihr Team überprüfen, wie das System Vertragsänderungen handhabt, und sicherstellen, dass alle zusätzlichen Arbeiten ordnungsgemäß erfasst und über Ihre Standard-Geschäftsworkflows verfolgt werden.

Kostenlose Testversion starten Mit dem Vertrieb sprechen
Kundedie Beziehung und der vereinbarte Brief
ArbeitAufgaben mit einer verantwortlichen Person
AbrechnungRechnungen und kommerzieller Kontext
Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt

Wichtige Fakten

CRM für Ingenieurbüros bei Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.

Der Workflow läuft in 5 Schritten, von "Aktualisierung der Kundenstammdaten und des Auftrags" bis "Änderungsrechnungen ausstellen".

Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.

Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.

Das Problem

Administrative Herausforderungen bei Scope Creep in Ingenieurprojekten

Nicht verfolgte Disziplinarergänzungen

Wenn ein Kunde nach der Unterzeichnung des ursprünglichen Vertrags eine zusätzliche Ingenieurdisziplin anfordert, fallen die Anfragen oft in E-Mail-Threads. Ohne die Aktualisierung der primären Kundenakten oder die Erstellung eines neuen Angebots führt das Ingenieurbüro unberechnete Arbeit aus. Das administrative Personal kann nicht überprüfen, ob die neue Disziplin in den aktiven Projekt-Aufgaben berücksichtigt ist oder ob die Dateien für den zusätzlichen Umfang korrekt organisiert sind.

Fragmentierte Scope-Gespräche

Diskussionen über eine neue Ingenieurdisziplin finden normalerweise über mehrere Telefonate und persönliche Textnachrichten statt. Wenn diese Gespräche nicht neben den Kundenakten protokolliert werden, verpassen Projektteams kritische Einschränkungen. Der Projektmanager protokolliert im Briefing, welche strukturellen oder umweltbedingten Parameter sich geändert haben, um sicherzustellen, dass der aktualisierte Umfang vor der Planung nachfolgender Designüberprüfungen oder der Erstellung neuer Projektaufgaben sichtbar ist.

Nicht abgestimmte Rechnungsstellung für zusätzliche Disziplinen

Wenn ein Ingenieurbüro eine Disziplin zu einem Auftrag hinzufügt, ohne einen separaten Vorschlag zu erstellen, stimmen die Rechnungen selten mit den tatsächlich geleisteten Ingenieurstunden überein. Administrativen Teams fehlt die Klarheit, ob eine brandneue Rechnung ausgestellt oder der bestehende Abrechnungsplan geändert werden soll. Ohne eine klare Verknüpfung zwischen Projekten, Aufgaben und Rechnungen verlieren Unternehmen durch schlechte Dokumentation Einnahmen aus zusätzlichen Ingenieurleistungen.

Verstreute Ingenieursdateien

Das Hinzufügen einer neuen Disziplin bedeutet die Verwaltung zusätzlicher technischer Dateien, Berechnungen und Berichte. Wenn diese Dateien in isolierten lokalen Ordnern gespeichert werden, anstatt mit dem zentralen Projektverzeichnis verknüpft zu sein, arbeiten Teammitglieder mit veralteten Informationen. Umfassungsdokumente und Projektdateien müssen neben Gesprächen zugänglich sein, um kostspielige Design-Fehlanpassungen zu vermeiden.

Das Produkt

Erleben Sie den Workspace, den Ihre Kunden spüren.

01

Ein Portal, das Kunden tatsächlich aufrufen

Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.

Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt
02

Jeder Kanal in einer Inbox

E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.

Workspace369 geteilte Inbox, die E-Mail-, SMS- und Anrufliste neben einem Kundenprofil anzeigt
03

Kundenarbeit, organisiert als Projekte

Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.

Workspace369 Projektboard, das Kundenarbeit in Phasen mit Verantwortlichen und Status organisiert anzeigt
04

Von Angeboten bis zu bezahlten Rechnungen

Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.

Workspace369 Rechnungeneditor, der Posten, Zahlungsbedingungen und Kundendetails anzeigt

Arbeitsablauf

Schritt-für-Schritt-Workflow für Umfangänderungen

01

Kundenakten und Briefings aktualisieren

Wenn ein Engineering-Kunde nach der anfänglichen Genehmigung des Umfangs eine zusätzliche Disziplin anfordert, öffnet ein Operator sofort die Kundendatensätze. Der Operator erfasst im Briefing, dass eine neue Ingenieurdisziplin angefordert wurde, und vermerkt das Datum, die spezifische hinzugefügte Disziplin und alle anfänglichen Einschränkungen, die während der vorläufigen Gespräche besprochen wurden.

02

Neuen Vorschlag erstellen

Erstellen Sie ein neues Angebot innerhalb des Systems, das speziell die Gebühren und den Umfang der hinzugefügten Ingenieurdisziplin abdeckt. Dieses Angebot muss die zusätzlichen Aufgaben und Lieferungen detailliert beschreiben. Der Betreiber fügt die relevanten Umfangsdateien hinzu und legt eine Überprüfungsfrist im Kalender fest, und der Kunde genehmigt und unterzeichnet das Angebot elektronisch über seinen öffentlichen Link oder das Kundenportal.

03

Projektumfang und Aufgaben anpassen

Sobald der Kunde den Vorschlag genehmigt, aktualisiert der Betreiber das aktive Projekt. Erstellen Sie einen neuen Satz von Aufgaben, die der zusätzlichen Ingenieurdisziplin gewidmet sind. Diese Aufgaben definieren die Meilensteine für die hinzugefügte Disziplin, wie z. B. interne Überprüfungspläne und Liefertermine für Dateien.

04

Konversationen protokollieren und Dateien speichern

Verknüpfen Sie alle nachfolgenden Gespräche bezüglich der neuen Ingenieurdisziplin direkt mit dem Projektdatensatz. Der Betreiber lädt Korrespondenz, Umfangs-Klärungen und unterstützende Dateien in den Projektdateien-Bereich hoch. Dies stellt sicher, dass jedes Teammitglied am Projekt die aktuellen Umfangs-Grenzen durch Überprüfung der protokollierten Konversationen verifizieren kann.

05

Änderungsrechnungen ausstellen

Basierend auf dem genehmigten Angebot für die zusätzliche Disziplin, generieren Sie die entsprechenden Rechnungen im System. Der Betreiber muss überprüfen, ob die Rechnungsposten mit den neu erstellten Projektaufgaben und den aktualisierten Kundenakten übereinstimmen. Senden Sie die Rechnungen über das Kundenportal, wo der Kunde online bezahlen kann, und verfolgen Sie den Zahlungsstatus für das Projekt.

Produktabdeckung

Kundenmanagement für Ingenieurbüros

  • Ein Bediener kann die Details einer hinzugefügten Ingenieurdisziplin in den bestehenden Kundenakten in der Beschreibung festhalten.
  • Ein separates Angebot für die neue Disziplin kann erstellt, mit dem Hauptprojekt verknüpft und über das Kundenportal für den Kunden sichtbar gemacht werden.
  • Rechnungen können aus dem genehmigten Angebot erstellt und direkt den neuen Aufgaben zugeordnet werden, die für die zusätzliche Ingenieurprovision zugewiesen wurden.
Kundenakten
Angebote
Projekte und Aufgaben
Dateien
Gespräche
Terminplanung
Rechnungen
Kundenportal
Workflow-Automatisierungen

Geliebt im App Store

Bewertet von den Leuten, die ihre Kundenarbeit damit erledigen.

★★★★★
Endlich fühlt es sich ruhig an

Ich bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.

Justin R. · Alleingründer · App Store-Bewertung
★★★★★
Reibungslose Teameinführung

Wir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-Bewertung
★★★★★
Stunden pro Woche zurückgewonnen

Ich habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.

Alicia N. · Gründerin einer Agentur · App Store-Bewertung
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FAQ

Bewertungskriterien für den Test von Umfangsanpassungen

Kann Workspace369 technische Berechnungen oder Strukturanalysen durchführen?

Behalten Sie Design, technische Berechnungen und Strukturanalyse in der Engineering-Software Ihres Unternehmens, wo professionelle Compliance-, Genauigkeits- und Sicherheitsprüfungen hingehören. Workspace369 verwaltet die kommerzielle Seite jeder Beauftragung: Kundenakten, Angebote, Projektaufgaben, Dateien, Gespräche und Rechnungen.

Wie gehen wir damit um, wenn ein Kunde mitten im Projekt eine Disziplin hinzufügt?

Ein Bediener aktualisiert die Kundenakten und protokolliert in der Beschreibung, dass eine zusätzliche Disziplin eingeführt wurde. Sie erstellen dann einen neuen Vorschlag, generieren spezifische Projektaufgaben für die neuen Meilensteine, protokollieren relevante Gespräche und stellen separate Rechnungen aus, um den erweiterten Umfang des Ingenieurauftrags zu berücksichtigen.

Kann das Kundenportal für formelle Engineering-Abnahmen verwendet werden?

Kunden genehmigen und unterzeichnen Angebote und Geltungsbereichänderungen elektronisch über einen öffentlichen Genehmigungslink. Die professionelle technische Freigabe folgt dem eigenen Prozess Ihrer lizenzierten Ingenieure, und das Kundenportal enthält die Angebote, Aufgabenpläne, Dateien, Gespräche und Rechnungen dazu.

Wie werden Dateien für verschiedene Ingenieurdisziplinen organisiert?

Von Specialist werden Dateien an das spezifische Projekt für jede Disziplin angehängt, mit Dateiversionierung, um Überarbeitungen in Ordnung zu halten. Vereinbaren Sie klare Namenskonventionen nach Disziplin, damit der Dateibereich des Projekts übersichtlich bleibt.

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