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CRM für Live-Bands & Entertainer

CRM für Live-Bands und Entertainer mit spezifischem Workflow

Live-Bands und Entertainer verwalten komplexe administrative Details für jedes Auftragsprojekt. Buchungsmanager müssen Kundenakten, erste Angebote, Performance-Projekte, operative Aufgaben, gemeinsam genutzte Dateien, Kundenkonversationen, Event-Terminplanung und endgültige Rechnungen koordinieren. Wenn unerwartete Änderungen auftreten, wie z.B. eine Bandbuchung, die kurz vor dem Auftritt einen zusätzlichen Set hinzufügt und den Venue-Kontakt ändert, ist administrative Klarheit unerlässlich. Workspace369 verwaltet jede Buchung von der Anfrage bis zur Endrechnung in einem Datensatz, sodass Ihr Team jede Aktualisierung vor Beginn der Vorstellung sieht.

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Kundedie Beziehung und der vereinbarte Brief
ArbeitAufgaben mit einer verantwortlichen Person
AbrechnungRechnungen und kommerzieller Kontext
Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt

Wichtige Fakten

Das CRM für Live-Bands & Entertainer von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.

Der Workflow läuft in 5 Schritten, von "erste Aufnahme und Einrichtung von Kundenstammdaten" bis "endgültige Terminplanung und Rechnungsstellung".

Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.

Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.

Das Problem

Administrative Herausforderungen bei der Bandbuchung

Unkoordinierte Änderungen der Veranstaltungsplanung

Wenn ein Kunde kurz vor einer Show ein zusätzliches Performance-Set anfordert oder den Veranstaltungsort-Kontakt ändert, gehen Aktualisierungen oft in verstreuten E-Mails verloren. Buchungssachbearbeiter können die Kundenakten und Terminplanungseinträge aktualisieren, um zu verhindern, dass Bandmitglieder mit falschen Informationen ankommen. Ohne einen strukturierten Ort für Terminplanung und Gespräche treten Fehler bei der Einrichtung von Live-Auftritten auf.

Ungenau Leistungsangebote

Entertainer verteilen häufig Angebote, die nicht den endgültigen technischen Anforderungen oder der vom Veranstaltungsmanager gewünschten Dauer entsprechen. Wenn das ursprüngliche Angebot nicht direkt mit den aktiven Projektdateien und Aufgaben verknüpft ist, kann das administrative Team nicht überprüfen, was versprochen wurde. Der Abgleich von Dateien und Kundenakten hilft, Diskrepanzen zu vermeiden, bevor Rechnungen ausgestellt werden.

Verstreute Gespräche mit Veranstaltungsorten und Kunden

Die Kommunikation bezüglich Bühnendimensionen, Aufführungszeiten und Hospitality-Anforderungen erstreckt sich typischerweise über mehrere Text-Threads und persönliche Telefonate. Wenn sich der Ansprechpartner im Veranstaltungsort unerwartet ändert, fehlt dem neuen Koordinator der Kontext. Die Verfolgung dieser Gespräche neben den Kundenakten stellt sicher, dass jeder Betreiber die aufgezeichnete Gesprächshistorie überprüfen und die relevanten Aufgaben aktualisieren kann.

Getrennte Rechnungsstellung und Rechnungen

Live-Unterhaltung erfordert eine klare Abstimmung zwischen der Anzahlung, den geplanten Terminen und den Endrechnungen. Wenn ein Performance-Projekt kurzfristige Änderungen erfährt, wie z. B. das Hinzufügen eines zusätzlichen Sets, kann das Verwaltungsteam die Rechnung anpassen. Ohne klare Nachverfolgung von Aufgaben und Dateien können Rechnungsfehler die notwendigen Einnahmen für Veranstaltungen verzögern.

Das Produkt

Erleben Sie den Workspace, den Ihre Kunden spüren.

01

Ein Portal, das Kunden tatsächlich aufrufen

Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.

Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt
02

Jeder Kanal in einer Inbox

E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.

Workspace369 geteilte Inbox, die E-Mail-, SMS- und Anrufliste neben einem Kundenprofil anzeigt
03

Kundenarbeit, organisiert als Projekte

Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.

Workspace369 Projektboard, das Kundenarbeit in Phasen mit Verantwortlichen und Status organisiert anzeigt
04

Von Angeboten bis zu bezahlten Rechnungen

Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.

Workspace369 Rechnungeneditor, der Posten, Zahlungsbedingungen und Kundendetails anzeigt

Arbeitsablauf

Schritt-für-Schritt-Buchungs-Workflow

01

Einrichtung der ersten Aufnahme und Kundenakten

Der Buchungsmanager erstellt sofort einen neuen Eintrag in den Kundenkonten, sobald eine Unterhaltungsanfrage eingeht. Dieser Datensatz speichert das anfängliche Veranstaltungsdatum, die Veranstaltungsortdetails und die Kontaktinformationen des Kunden. Der Manager fügt alle anfänglichen Anfragedateien hinzu und startet einen Gesprächsfaden, um spezifische Leistungsbeschränkungen zu dokumentieren und sicherzustellen, dass alle grundlegenden Daten für den nächsten Schritt der Buchung zugänglich sind.

02

Erstellung und Prüfung des Angebots

Der Operator erstellt einen detaillierten Vorschlag, der die Leistungsdauer, die festgelegten Nummern und die Basisgebühren umreißt. Dieser Vorschlag wird dem Kunden über das Kundenportal zur Überprüfung zugesandt. Der Manager verfolgt den Status des Vorschlags und stellt sicher, dass alle angeforderten Anpassungen der Leistungsstruktur im Briefing erfasst werden, bevor zur Projekterstellung übergegangen wird.

03

Projekterstellung und Aufgabenvergabe

Sobald der Vorschlag angenommen wurde, erstellt der Betreiber ein aktives Projekt für die Buchung. Das Team erstellt Aufgaben für Ausrüstungsprüfungen, Setlist-Bestätigung und Veranstaltungsortkoordination. Alle relevanten technischen Dateien und Bühnenpläne werden direkt in das Projekt hochgeladen, sodass die Verwaltungsmitarbeiter die Aufgabenerledigungsdaten mit dem Hauptterminplan abgleichen können.

04

Verwaltung von Ausnahmeregelungen bei kurzfristigen Buchungen

Wenn ein Kunde kurz vor der Veranstaltung ein weiteres Set hinzufügt und den Ansprechpartner für den Veranstaltungsort wechselt, kann der Betreiber die Projektaufgaben, den Zeitplan und die Kundenakten aktualisieren. Der Manager hinterlässt eine detaillierte Notiz im Gesprächsprotokoll und aktualisiert das Dateirepository mit dem neuen Veranstaltungsort-Layout, um sicherzustellen, dass die Band das aktualisierte Briefing liest.

05

Abschließende Terminplanung und Rechnungsstellung

Der Buchungsmanager überprüft alle Zeitplaneinträge anhand der abgeschlossenen Projektaufgaben. Nach Bestätigung der zusätzlichen Set-Details erstellt der Betreiber die endgültige Rechnung, die die aktualisierten Gebühren widerspiegelt. Die Rechnung wird über das Kundenportal gesendet, und der Manager markiert das Projekt als abgeschlossen, sobald die Zahlungsbestätigung im System erfasst ist.

Produktabdeckung

Kundenverwaltung für Live-Bands & Entertainer

  • Das System muss es einem Betreiber ermöglichen, den Veranstaltungsort-Kontakt in den Kundenakten zu ändern und den Zeitplanungskalender innerhalb einer einzigen Sitzung zu aktualisieren.
  • Der Projekt-Arbeitsbereich muss das Hochladen aktualisierter Bühnenlayoutdateien und das Hinzufügen einer zusätzlichen Aufgabe ermöglichen, während der Bediener die ausstehende Rechnung aktualisiert.
  • Das Kundenportal muss es dem Kunden ermöglichen, den aktualisierten Vorschlag und die endgültigen Rechnungsdetails anzuzeigen, nachdem die Anpassungen vom Administrator gespeichert wurden.
Kundenakten
Angebote
Projekte und Aufgaben
Dateien
Gespräche
Terminplanung
Rechnungen
Kundenportal
Workflow-Automatisierungen

Geliebt im App Store

Bewertet von den Leuten, die ihre Kundenarbeit damit erledigen.

★★★★★
Endlich fühlt es sich ruhig an

Ich bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.

Justin R. · Alleingründer · App Store-Bewertung
★★★★★
Reibungslose Teameinführung

Wir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-Bewertung
★★★★★
Stunden pro Woche zurückgewonnen

Ich habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.

Alicia N. · Gründerin einer Agentur · App Store-Bewertung
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FAQ

Verifizierungs­kriterien für Unterhaltungs­workflows

Kann Workspace369 die Produktionsleistung oder Künstlerlizenzierung übernehmen?

Behalten Sie Produktions-, Lizenzierungs- und Künstlerzahlungsvereinbarungen in den dafür vorgesehenen Tools bei. Workspace369 übernimmt das Buchungsgeschäft darum herum: Kundenakten, Angebote, Projekte, Aufgaben, Dateien, Gespräche, Terminplanung, Rechnungen mit Online-Zahlung und das Kundenportal.

Wie behandelt das System eine plötzliche Änderung des Ansprechpartners der Location?

Wenn sich kurz vor einer Aufführung der Ansprechpartner eines Veranstaltungsortes ändert, kann der Buchungsmanager die Kundenakten öffnen und das Kontaktfeld aktualisieren. Der Sachbearbeiter sollte dann den aktiven Gesprächsverlauf und die Projektaufgaben aktualisieren, um sicherzustellen, dass das Verwaltungsteam die neuen Kontaktdaten sofort sieht.

Können wir Aufgaben automatisch zuweisen, wenn ein neues Set hinzugefügt wird?

Workflow-Automatisierungen können Aufgaben erstellen, E-Mails oder SMS senden, Erinnerungen ausgeben und Teammitglieder benachrichtigen, indem sie unterstützte Auslöser, Bedingungen und zeitgesteuerte Wartezeiten verwenden. E-Mail-Automatisierungen beginnen bei Cadet und SMS-Schritte bei Voyager; KI-gestützte Workflows beginnen bei Commander. Testen Sie das erforderliche Ereignis, den Besitzer und den Überprüfungsschritt, bevor Sie den Workflow aktivieren. Anrufauslöser erfordern einen Plan mit Spracherkennung. Simulierte Testläufe und Ausführungsprotokolle zeigen genau, was der Workflow mit einer Beispielbuchung tun wird.

Wie sehen Kunden aktualisierte Veranstaltungsangebote und Rechnungen?

Kunden können über das Kundenportal auf ihre Dokumente zugreifen. Wenn ein Administrator ein Angebot oder eine Rechnung aktualisiert, um einen zusätzlichen Satz widerzuspiegeln, sind die Änderungen im Portal sichtbar. Der Betreiber kann dem Kunden eine Nachricht senden, die ihn auf die aktualisierten Dokumente hinweist.

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