So finden Sie sich in Workspace369 zurecht: ein kompletter Rundgang durch die App

Willkommen bei Workspace369. In diesem Video führe ich Sie durch alle Bereiche der App, damit Sie wissen, wo Sie alles finden.

Wenn Sie sich anmelden, starten Sie auf Ihrem Dashboard. Für den Einstieg hilft Ihnen diese Karte oben dabei, Ihren Arbeitsbereich einzurichten oder direkt eine neue Rechnung, einen neuen Kunden oder eine neue Aufgabe anzulegen. Darunter zeigen diese drei Karten, was heute Ihre Aufmerksamkeit braucht: fällige Aufgaben, die heutigen Termine und Ihre anstehenden Erinnerungen. Darunter sehen Sie Ihren Umsatz. Mit diesen Schaltflächen ändern Sie den Zeitraum. Ich wähle den Zeitraum seit Jahresbeginn. Wenn Sie nach unten scrollen, sehen Sie eine Übersicht über heute, Ihre Ausgaben nach Kategorie, welche Rechnungen überfällig sind und wie viel erfasste Zeit Sie noch nicht abgerechnet haben. Wieder ganz oben zeigt die Glocke Ihre Benachrichtigungen. Zum Beispiel, wenn ein Kunde ein Angebot öffnet oder eine Rechnung bezahlt. Und um schnell etwas hinzuzufügen, klicken Sie auf „Neu“. Sie können eine Aufgabe, einen Termin, eine Notiz oder eine Erinnerung erstellen.

Gehen wir jetzt das Menü links durch, Bereich für Bereich. Zuerst AI AutoPilot. Unter „Heute“ kann Workspace AI Ihre neuen E-Mails, SMS und Anfragen für Sie sortieren, und mit diesen Schaltern steuern Sie, was Workspace AI übernimmt. Unter „Chat“ können Sie Workspace AI Fragen zu Ihrem Unternehmen stellen. Hier habe ich Workspace AI gebeten, meinen Tag zu planen, und die Antwort listet auf, was überfällig ist und was ich zuerst erledigen sollte.

Als Nächstes kommt „Kunden“, Ihre Kundenliste. Sie sehen für jeden Kunden die Phase, wann das nächste Follow-up ansteht und woher er gekommen ist. Klicken Sie auf einen Kunden, und seine Details werden seitlich angezeigt. Um jemanden neu hinzuzufügen, klicken Sie auf „Kunde hinzufügen“. Unter „Anfragen“ gehen die Anfragen aus Ihren Website-Formularen ein. Neue Anfragen warten hier auf eine Antwort. Unter „Alle“ sehen Sie jede Anfrage, woher sie kam und ob daraus ein Kunde wurde.

Im Bereich „Arbeit“ verfolgen Sie unter „Projekte“ jeden Auftrag mit Kunde, Status, Priorität und Fälligkeitsdatum. Der „Kalender“ zeigt alle Ihre Termine und Aufträge des Monats. Klicken Sie auf einen Eintrag, um die Details zu sehen, etwa Uhrzeit, Ort und wer dabei ist. „Aufgaben“ ist Ihr To-do-Board. Jede Karte ist eine Aufgabe und wandert über die Spalten, während die Arbeit erledigt wird. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um sie mit ihrem Status, der zuständigen Person und ihren Unteraufgaben zu öffnen. „Erinnerungen“ behält die Dinge im Blick, die Sie nicht vergessen möchten, etwa das Nachfassen bei einem Kunden. Klicken Sie auf eine Erinnerung, um zu sehen, wann sie fällig ist und wer sie erhält. Unter „Zeiterfassung“ können Sie einen Timer starten oder Ihre Stunden erfassen und sehen, wie viel Zeit abrechnungsbereit ist.

Im Bereich „Finanzen“ erstellen Sie unter „Angebote“ Ihre Angebote und senden sie an Kunden, die sie online annehmen können. Mit „Verträge“ senden Sie Vereinbarungen, die Kunden online unterschreiben. „Rechnungen“ zeigt alles, was Sie in Rechnung gestellt haben, und ob es bezahlt, teilweise bezahlt oder überfällig ist. Unter „Ausgaben“ erfassen Sie, was Ihr Unternehmen ausgibt, etwa für Material und Kraftstoff. „Buchhaltung“ zeigt Ihnen das große Ganze: Ihre verfügbaren Mittel, was Ihnen geschuldet wird, was Sie schulden, und Ihren Nettogewinn. Und der „Produktkatalog“ enthält die Leistungen und Produkte, die Sie verkaufen, mit ihren Preisen, damit Sie sie zu Angeboten und Rechnungen hinzufügen können. Der Tab „Lagerbestand“ zeigt, wie viel Bestand Sie noch haben.

Im Bereich „Kommunikation“ bündelt der „Posteingang“ Ihre E-Mails, SMS und Sprachnachrichten an einem Ort. „E-Mails“ ist ein vollständiges E-Mail-Postfach, in dem Sie E-Mails lesen, schreiben und senden können. „Mobil“ ist für Ihre SMS und Anrufe da. „Workflows“ erledigen wiederkehrende Arbeit für Sie, etwa das Senden einer Erinnerung, wenn eine Rechnung überfällig ist. Klicken Sie auf „Neuer Workflow“, um mit einer fertigen Vorlage zu beginnen, und sehen Sie sich jeden Schritt an, bevor Sie den Workflow aktivieren. Mit „Funnels“ erstellen Sie einfache Webseiten, die Besucher zu neuen Leads machen. Beginnen Sie mit einer Vorlage, wie dieser Kontakt- und Buchungsseite, und ändern Sie alles, was Sie möchten.

Im Bereich „Tools“ schreiben Sie unter „Notizen“ Ihre Notizen und legen sie in Ordnern ab, die Sie mit Ihrem Team teilen können. „Dateien“ speichert Ihre Dokumente und Fotos und verknüpft sie mit Kunden und Projekten. Öffnen Sie einen Ordner, um zu sehen, was darin ist. Und „Gewohnheiten“ hilft Ihnen, gute tägliche Routinen aufzubauen und zu sehen, wie konsequent Sie dabei waren.

Wenn Sie einmal etwas suchen, nutzen Sie die Suche. Klicken Sie oben auf die Suchleiste oder drücken Sie Command K. Beginnen Sie, einen Namen einzugeben, und Sie sehen alle passenden Kunden, Rechnungen und Termine. Klicken Sie auf ein Ergebnis, um es zu öffnen. Hier ist die Kundenseite von Maya mit ihren Rechnungen, Terminen, Projekten und Dokumenten, alles an einem Ort.

Ihre Unternehmensdaten, Ihr Team und Ihre Zahlungseinstellungen finden Sie alle unter „Einstellungen“. Und wenn Sie einmal Hilfe brauchen, klicken Sie direkt darunter auf „Support“. Das war der Rundgang durch Workspace369. Im nächsten Video richten wir Ihre Unternehmensdaten ein, damit Sie bereit sind, Ihr erstes Angebot zu senden.