Video-Tutorial 6 von 7
Rechnungen in Workspace369 erstellen und senden, Schritt für Schritt
Um in Workspace369 eine Rechnung zu erstellen, öffnen Sie „Rechnungen“ unter „Finanzen“ und klicken Sie auf „Neue Rechnung“. Geben Sie ihr einen Namen, wählen Sie den Kunden und fügen Sie Leistungen aus Ihrem Katalog hinzu; Ihr Steuersatz wird aus Ihren Einstellungen übernommen, und das Fälligkeitsdatum richtet sich nach Ihren Standardbedingungen. Öffnen Sie den Tab „Zahlungsplan“, um den Gesamtbetrag in Raten aufzuteilen, oder den Tab „Wiederholen“, um regelmäßig eine neue Rechnung zu senden. Klicken Sie auf „Senden“, um sie per E-Mail oder SMS zu verschicken. Wenn eine Zahlung auf anderem Weg eingeht, erfassen Sie sie im Tab „Zahlung“, und die Rechnung wird in Ihrer Liste unter „Rechnungen“ als teilweise bezahlt angezeigt, mit dem noch offenen Restbetrag.
Das lernen Sie
- Wie Sie den Status einer Rechnung lesen: bezahlt, Entwurf, überfällig und teilweise bezahlt
- Wie Sie eine Rechnung aus Ihrem Katalog erstellen, mit automatisch eingetragenem Steuersatz und Fälligkeitsdatum
- Wie Sie eine Rechnung in Raten aufteilen und was der Tab „Wiederholen“ macht
- Wie Sie eine Rechnung per E-Mail oder SMS senden
- Wie Sie eine Zahlung für eine Rate erfassen
- Wie Sie sehen, was noch offen ist, und das PDF herunterladen oder drucken
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Rechnung in Workspace369 in Raten aufteilen?
Ja. Öffnen Sie den Tab „Zahlungsplan“ der Rechnung und wählen Sie „Raten“. Der Gesamtbetrag wird in gleiche Zahlungen aufgeteilt, standardmäßig drei monatliche Zahlungen, und Sie können ändern, wie viele Zahlungen es gibt, wie oft sie fällig sind und wann sie beginnen. Der Zeitplan zeigt jedes Datum und jeden Betrag.
Wie erfasse ich eine Zahlung, die per Banküberweisung oder bar eingegangen ist?
Öffnen Sie den Tab „Zahlung“ der Rechnung. Jede Rate hat eine eigene Schaltfläche „Zahlung erfassen“. Wählen Sie aus, wie der Kunde bezahlt hat, fügen Sie eine Referenznummer hinzu, falls Sie eine haben, und speichern Sie die Zahlung. In Ihrer Liste unter „Rechnungen“ wird die Rechnung dann als teilweise bezahlt angezeigt, mit dem noch offenen Restbetrag.
Können Kunden eine Rechnung aus Workspace369 online bezahlen?
Ja, wenn Sie Stripe verbunden haben. Jede Rate hat einen eigenen Zahlungslink, sodass Ihr Kunde online per Karte bezahlen kann.
Kann ich eine Rechnung per SMS senden?
Ja. Klicken Sie auf „Senden“ und wählen Sie, ob Sie die Rechnung per E-Mail oder SMS senden möchten. Die E-Mail wird für Sie verfasst, mit dem Rechnungs-PDF im Anhang.
Kann ich eine wiederkehrende Rechnung einrichten?
Ja. Für Kunden, denen Sie regelmäßig Rechnungen stellen, sendet der Tab „Wiederholen“ der Rechnung an jedem Termin automatisch eine neue Rechnung.
Vollständiges Transkript
Willkommen zurück. In diesem Video sehen wir uns Rechnungen genauer an: Wir erstellen eine von Grund auf, legen ihre Daten fest, teilen sie in einen Zahlungsplan auf, senden sie und behalten die Zahlungen im Blick, sobald sie eingehen.
Öffnen Sie „Rechnungen“ unter „Finanzen“. Bei jeder Rechnung sehen Sie, wo sie steht: bezahlt, Entwurf, überfällig oder teilweise bezahlt, und wie viel noch offen ist. Klicken Sie auf „Neue Rechnung“.
Geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie den Kunden. Diese hier ist für Drew bei Walsh Logistics. Drews E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden automatisch eingetragen, sodass die Rechnung per E-Mail oder SMS verschickt werden kann. Klicken Sie auf „Neue Position hinzufügen“. Wählen Sie eine Leistung aus Ihrem Katalog oder wechseln Sie zu „Einmalig“, für einen Betrag, der nur auf dieser Rechnung steht. Setzen Sie die Menge auf zwölf und fügen Sie die Position hinzu. Ihr Steuersatz wird aus Ihren Einstellungen übernommen, und der Gesamtbetrag wird laufend aktualisiert. Unter „Rechnungsdaten“ richtet sich das Fälligkeitsdatum nach Ihren Standardbedingungen: dreißig Tage ab heute. Sie können beide Daten hier ändern.
Bei einem größeren Auftrag öffnen Sie den Tab „Zahlungsplan“ und wählen Sie „Raten“. Damit wird der Gesamtbetrag auf drei monatliche Zahlungen aufgeteilt. Sie können ändern, wie viele Zahlungen es gibt, wie oft sie fällig sind und wann sie beginnen. Der Zeitplan zeigt jedes Datum und jeden Betrag, sodass Drew genau weiß, was wann fällig ist. Und für Kunden, denen Sie regelmäßig Rechnungen stellen, sendet der Tab „Wiederholen“ an jedem Termin automatisch eine neue Rechnung.
Wenn sie fertig ist, klicken Sie auf „Senden“. Sie können sie per E-Mail oder SMS senden. Die E-Mail wird für Sie verfasst, mit dem PDF im Anhang. Klicken Sie auf „E-Mail senden“, und schon ist sie unterwegs.
Wenn eine Zahlung auf anderem Weg eingeht, etwa per Banküberweisung, tragen Sie sie selbst ein. Öffnen Sie den Tab „Zahlung“. Jede Rate hat eine eigene Schaltfläche „Zahlung erfassen“ und, wenn Sie Stripe verbunden haben, einen eigenen Zahlungslink, damit Drew online per Karte bezahlen kann. Wählen Sie aus, wie Drew bezahlt hat, fügen Sie die Referenznummer hinzu und speichern Sie die Zahlung.
Zurück in Ihrer Liste unter „Rechnungen“ wird sie jetzt als teilweise bezahlt angezeigt: Die erste Zahlung ist eingegangen, der Rest ist noch offen. Um das PDF herunterzuladen oder zu drucken, öffnen Sie das Menü neben einer Rechnung und wählen Sie „Rechnungs-PDF“. Und das waren Rechnungen im Detail. Im nächsten Video richten wir automatische Zahlungserinnerungen ein.
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