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Automatische Zahlungserinnerungen in Workspace369 einrichten
Um in Workspace369 automatische Zahlungserinnerungen einzurichten, öffnen Sie „Workflows“ unter „Kommunikation“, klicken Sie auf „Neuer Workflow“ und wählen Sie unter „Rechnungen“ die Vorlage „Eskalierende Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen“. Sie beginnt am Tag nach dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung und sendet eine freundliche Erinnerung, nach einer Woche eine nachdrücklichere und dann eine letzte Mahnung, jeweils mit dem Namen des Kunden, der Rechnungsnummer, dem Betrag und dem Fälligkeitsdatum bereits eingetragen. Ein Schritt prüft die Rechnung vor jeder Erinnerung, sodass die Erinnerungen aufhören, sobald sie bezahlt ist. Klicken Sie auf „Aktivieren“, und der Workflow läuft von selbst, jedes Mal, wenn eine Rechnung überfällig wird.
Das lernen Sie
- Wie Sie einen Workflow mit der Vorlage „Eskalierende Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen“ starten
- Wann die Erinnerungen beginnen und was in jeder E-Mail steht
- Wie die Erinnerungen aufhören, sobald eine Rechnung bezahlt ist
- Wie Sie die Wartezeit zwischen den Erinnerungen ändern
- Wie Sie den Workflow einschalten, pausieren und seine Ausführungen ansehen
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Wie richte ich automatische Zahlungserinnerungen in Workspace369 ein?
Öffnen Sie „Workflows“ unter „Kommunikation“, klicken Sie auf „Neuer Workflow“ und wählen Sie unter „Rechnungen“ die Vorlage „Eskalierende Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen“. Prüfen Sie die E-Mails und klicken Sie dann auf „Aktivieren“. Ab dann läuft der Workflow von selbst, jedes Mal, wenn eine Rechnung überfällig wird.
Hören die Erinnerungen auf, wenn der Kunde bezahlt?
Ja. Die Vorlage enthält einen Schritt, der die Rechnung vor jeder Erinnerung prüft. Sobald die Rechnung bezahlt ist, hören die Erinnerungen auf.
Kann ich den Text der Erinnerungs-E-Mails ändern?
Ja. Jede E-Mail wird für Sie verfasst, mit dem Namen des Kunden, der Rechnungsnummer, dem Betrag und dem Fälligkeitsdatum bereits eingetragen, und Sie können den Wortlaut beliebig ändern.
Wie lange wird zwischen den Erinnerungen gewartet?
Die Vorlage beginnt am Tag nach dem Fälligkeitsdatum mit einer freundlichen Erinnerung, wartet sechs Tage bis zu einer nachdrücklicheren E-Mail und sendet dann eine letzte Mahnung. Klicken Sie auf eine Wartezeit, um ihre Dauer zu ändern.
Kann ich Zahlungserinnerungen ausschalten?
Ja. Sie können den Workflow jederzeit pausieren. Jede Ausführung sehen Sie unter „Ausführungen“.
Vollständiges Transkript
Willkommen zurück. In diesem Video richten wir automatische Zahlungserinnerungen ein, damit ein Kunde, der noch nicht bezahlt hat, von Ihnen hört, ohne dass Sie eine einzige E-Mail schreiben.
Öffnen Sie „Workflows“ unter „Kommunikation“. Ein Workflow läuft von selbst, wenn etwas passiert, zum Beispiel wenn eine Rechnung überfällig wird. Klicken Sie auf „Neuer Workflow“.
Starten Sie mit einer Vorlage. Wählen Sie unter „Rechnungen“ die Vorlage „Eskalierende Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen“. Sie sendet eine freundliche Erinnerung, nach einer Woche eine nachdrücklichere und dann eine letzte Mahnung. Klicken Sie auf „Vorlage verwenden“.
Der Workflow startet, wenn eine Zahlung überfällig ist. Dieser hier beginnt am Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Die erste E-Mail wird für Sie verfasst, mit dem Namen des Kunden, der Rechnungsnummer, dem Betrag und dem Fälligkeitsdatum bereits eingetragen. Passen Sie den Wortlaut ganz nach Belieben an.
Dieser Schritt prüft die Rechnung vor jeder Erinnerung. Sobald sie bezahlt ist, hören die Erinnerungen auf. Danach wartet der Workflow sechs Tage und sendet eine nachdrücklichere E-Mail. Klicken Sie auf eine Wartezeit, um ihre Dauer zu ändern. Alles, was Sie sich noch ansehen sollten, wird hier oben markiert. Öffnen Sie die späteren E-Mails und prüfen Sie das Postfach, von dem aus sie gesendet werden.
Wenn alles passt, klicken Sie auf „Aktivieren“. Jetzt ist der Workflow aktiv und läuft von selbst, jedes Mal, wenn eine Rechnung überfällig wird. Sie können ihn jederzeit pausieren. Jede Ausführung sehen Sie hier unter „Ausführungen“. Und das waren automatische Zahlungserinnerungen. Im nächsten Video richten wir Ihren Produktkatalog ein.
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