Αμφίδρομος συγχρονισμός Google Calendar για εργασίες πελατών: εργασίες, επισκέψεις και υπενθυμίσεις

Οι επιχειρήσεις πελατών λειτουργούν με δύο ημερολόγια ταυτόχρονα: το ημερολόγιο μέσα στο σύστημα εργασίας όπου ζουν οι εργασίες, οι επισκέψεις και οι προθεσμίες, και το Google Calendar που η ομάδα ελέγχει πραγματικά κάθε πρωί. Όταν αυτά τα ημερολόγια διαφωνούν, οι άνθρωποι χάνουν επισκέψεις, κάνουν διπλές κρατήσεις πελατών και χάνουν υπενθυμίσεις.

Ο αμφίδρομος συγχρονισμός είναι ένας τρόπος για να τους διατηρήσετε ως ένα σύστημα. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι σημαίνει, τι να ελέγξετε πριν βασιστείτε σε αυτόν και πώς το Workspace369 σύνδεση Google Calendar αναλαμβάνει τη δουλειά: το πρόγραμμά σας στο Workspace369 πηγαίνει στο Google, τα συμβάντα σας στο Google εμφανίζονται στο Workspace369 και οι σελίδες κρατήσεων παρακάμπτουν τις ώρες που είστε απασχολημένοι.

Γρήγορη απάντηση

Ο αμφίδρομος συγχρονισμός σημαίνει ότι τα συμβάντα και οι αλλαγές ρέουν και προς τις δύο κατευθύνσεις μεταξύ του συστήματος εργασίας σας και του Ημερολογίου Google, αντί να εξάγεται μια στατική ροή. Το Workspace369 συγχρονίζει και τις δύο κατευθύνσεις: τα συμβάντα και οι κρατήσεις που σας έχουν ανατεθεί στο Workspace369 καταλήγουν στο Ημερολόγιο Google που επιλέγετε και παραμένουν ενημερωμένα, και τα συμβάντα στα Ημερολόγια Google που επιλέγετε εμφανίζονται στο ημερολόγιό σας στο Workspace369. Όταν είστε απασχολημένοι στα Ημερολόγια Google που επιλέγετε, αυτές οι ώρες αποκλείονται επίσης στις δημόσιες σελίδες κρατήσεων. Η σύνδεση γίνεται μέσω των δικαιωμάτων του λογαριασμού Google: το Workspace369 αγγίζει μόνο τα ημερολόγια που εγκρίνετε και μπορείτε να αποσυνδεθείτε ανά πάσα στιγμή από οποιαδήποτε πλευρά.

Γιατί αποτυγχάνουν οι μονομερείς εξαγωγές ημερολογίου για επιχειρήσεις πελατών

Τα περισσότερα εργαλεία εργασίας προσφέρουν μια μονομερή εξαγωγή ημερολογίου: μια διεύθυνση URL ροής στην οποία εγγράφεστε στο Google Calendar. Μοιάζει με συγχρονισμό, αλλά αποτυγχάνει στην πράξη:

• Οι ενημερώσεις φτάνουν αργά. Οι συνδρομές ροής ανανεώνονται σύμφωνα με το πρόγραμμα της εφαρμογής ημερολογίου, όχι το δικό σας. Μια εργασία που επαναπρογραμματίζεται στις 9 π.μ. μπορεί ακόμα να δείχνει την παλιά ώρα το μεσημέρι.
• Τα συμβάντα είναι μόνο για ανάγνωση. Η ομάδα δεν μπορεί να ολοκληρώσει, να αναθέσει ή να προσθέσει σημειώσεις από το ημερολόγιο όπου βλέπει την εργασία.
• Λείπει το πλαίσιο. Μια καταχώρηση ροής αναφέρει "επίσκεψη στο χώρο" χωρίς το αρχείο πελάτη, το ιστορικό διευθύνσεων ή το τιμολόγιο που συνδέεται με την εργασία.
• Οι ροές πολλαπλασιάζονται. Κάθε εργαλείο προσθέτει τη δική του ροή και σύντομα κανείς δεν ξέρει ποιο ημερολόγιο είναι αληθινό.

Το αποτέλεσμα είναι μια ομάδα που σταματά να εμπιστεύεται το ημερολόγιο και αρχίζει να ρωτά στη συνομιλία πού πρέπει να είναι.

Πώς μοιάζει ο πραγματικός αμφίδρομος συγχρονισμός

Μια ενσωμάτωση Google Calendar σχεδιασμένη για εργασίες πελατών πρέπει να κάνει τέσσερα πράγματα:

1. Γράψτε πραγματικά συμβάντα. Οι εργασίες, οι επισκέψεις, οι υπενθυμίσεις και οι εργασίες παράδοσης εμφανίζονται ως εγγενή συμβάντα Google Calendar με τις λεπτομέρειες που έχουν σημασία.
2. Διατηρήστε τα συμβάντα ενημερωμένα. Όταν η εργασία μετακινείται, το συμβάν ημερολογίου μετακινείται μαζί της — χωρίς ξεπερασμένα αντίγραφα.
3. Σεβασμός δικαιωμάτων. Η ενσωμάτωση συνδέεται μέσω των δικαιωμάτων του λογαριασμού Google και αγγίζει μόνο τα ημερολόγια που εγκρίνετε.
4. Αποσύνδεση χωρίς προβλήματα. Μπορείτε να ανακαλέσετε την πρόσβαση από τον λογαριασμό σας Google ή από το σύστημα εργασίας, ανά πάσα στιγμή, από οποιαδήποτε πλευρά.

Πώς το Workspace369 συγχρονίζεται με το Google Calendar

Το Workspace369 συνδέει το Ημερολόγιο Google με τον ίδιο χώρο εργασίας που περιέχει το αρχείο πελάτη, και ο συγχρονισμός εκτελείται και τις δύο κατευθύνσεις:

• Workspace369 προς Google. Οι εκδηλώσεις και οι κρατήσεις που σας έχουν ανατεθεί στο Workspace369 μεταβαίνουν στο ημερολόγιο Google που επιλέγετε και ενημερώνονται ή εξαφανίζονται όταν η εργασία μετακινείται ή ακυρώνεται.
• Google προς Workspace369. Οι εκδηλώσεις στα ημερολόγια Google που επιλέγετε εμφανίζονται στο ημερολόγιο Workspace369 σας, ώστε οι προσωπικές συναντήσεις και η εργασία με πελάτες να βρίσκονται σε μία προβολή. Εμφανίζονται μόνο για ανάγνωση και μόνο σε εσάς. ανοίξτε ένα για να μεταβείτε σε αυτό στο Ημερολόγιο Google.
• Οι σελίδες κρατήσεων σέβονται το ημερολόγιό σας. Όταν είστε απασχολημένοι στα ημερολόγια που επιλέγετε, αυτές οι ώρες αποκλείονται στις δημόσιες σελίδες κρατήσεων (πρόγραμμα Specialist και άνω).

Το Workspace369 παραμένει το μέρος όπου αλλάζουν οι κρατήσεις πελατών, ώστε οι υπενθυμίσεις, οι προκαταβολές και οι ειδοποιήσεις πελατών να ακολουθούν το πραγματικό πρόγραμμα.

Επειδή η καταχώρηση ημερολογίου προέρχεται από τον χώρο εργασίας του πελάτη, η εργασία πίσω από αυτήν παραμένει ένα κλικ μακριά: το αρχείο CRM του πελάτη, το έργο, τα αρχεία, το τιμολόγιο και το ιστορικό εισερχομένων που εξηγεί την εργασία.

Η ρύθμιση γίνεται μέσω των αδειών του λογαριασμού Google κάθε μέλους της ομάδας. Το Workspace369 αγγίζει μόνο τα ημερολόγια που εγκρίνετε, και μπορείτε να αποσυνδεθείτε ανά πάσα στιγμή — από το Workspace369 ή από τον λογαριασμό σας Google.

Για ποιους είναι ο αμφίδρομος συγχρονισμός

Ο αμφίδρομος συγχρονισμός Google Calendar έχει τη μεγαλύτερη σημασία όταν το ημερολόγιο είναι το λειτουργικό πρόγραμμα της επιχείρησης:

• Οργανισμοί που συντονίζουν κλήσεις πελατών, αναθεωρήσεις και προθεσμίες παράδοσης
• Ομάδες πεδίου και οικιακών υπηρεσιών που διαχειρίζονται επισκέψεις και παράθυρα εγκατάστασης
• Σύμβουλοι και ελεύθεροι επαγγελματίες των οποίων οι κρατήσεις, οι επακόλουθες ενέργειες και οι υπενθυμίσεις τιμολογίων μοιράζονται μια ημέρα
• Οποιαδήποτε ομάδα όπου ένα χαμένο συμβάν ημερολογίου σημαίνει μια χαμένη δέσμευση πελάτη

Ξεκινήστε

Συνδέστε το Ενσωμάτωση Google Calendar για να βάλετε την εργασία πελάτη που σας έχει ανατεθεί στο ημερολόγιο που ήδη ελέγχετε, και τις εκδηλώσεις σας Google δίπλα σε αυτό στο Workspace369 — με εγκεκριμένη πρόσβαση και δυνατότητα αποσύνδεσης ανά πάσα στιγμή.