Kaksisuuntainen Google-kalenterisynkronointi asiakastyöhön: työt, käynnit ja muistutukset

Asiakasyritykset toimivat kahdella kalenterilla samanaikaisesti: työkaluissa olevalla kalenterilla, jossa työt, käynnit ja määräajat elävät, ja Google-kalenterilla, jota tiimi todella tarkistaa joka aamu. Kun nämä kalenterit ovat ristiriidassa, ihmiset unohtavat käyntejä, varaavat asiakkaita kahteen kertaan ja menettävät muistutuksia.

Kaksisuuntainen synkronointi on yksi tapa pitää ne yhtenä järjestelmänä. Tämä opas selittää, mitä se tarkoittaa, mitä tarkistaa ennen sen luottamista ja miten Workspace369 Google Calendar -yhteys hoitaa homman: Workspace369-aikataulusi menee Googleen, Google-tapahtumasi näkyvät Workspace369:ssä ja varaussivut ohittavat ajat, jolloin olet varattu.

Nopea vastaus

Kaksisuuntainen synkronointi tarkoittaa, että tapahtumat ja muutokset kulkevat molempiin suuntiin työjärjestelmäsi ja Google-kalenterisi välillä staattisen syötteen viemisen sijaan. Workspace369 synkronoi molempiin suuntiin: Workspace369:ssä sinulle määrätyt tapahtumat ja varaukset siirtyvät valitsemaasi Google-kalenteriin ja pysyvät ajan tasalla, ja valitsemiesi Google-kalenterien tapahtumat näkyvät Workspace369-kalenterissasi. Kun olet varattu valitsemissasi Google-kalentereissa, myös ne ajat estetään julkisilla varaussivuilla. Yhteys toimii Google-tilin käyttöoikeuksien kautta: Workspace369 koskee vain hyväksymiäsi kalentereita, ja voit katkaista yhteyden milloin tahansa kummaltakin puolelta.

Miksi yksisuuntaiset kalenteriviennit epäonnistuvat asiakasyrityksissä

Useimmat työkaluohjelmistot tarjoavat yksisuuntaisen kalenterviennin: syötteen URL-osoitteen, jonka tilaat Google-kalenterissa. Se näyttää synkronoinnilta, mutta käytännössä se rikkoutuu:

• Päivitykset saapuvat myöhässä. Syötteiden tilaukset päivittyvät kalenterisovelluksen aikataulun mukaan, eivät sinun. Kello 9 uudelleen ajoitettu työ voi edelleen näyttää vanhan ajan keskipäivällä.
• Tapahtumat ovat vain luku -muodossa. Tiimi ei voi suorittaa, määrittää uudelleen tai lisätä muistiinpanoja kalenterista, jossa he näkevät työn.
• Konteksti puuttuu. Syötteen merkintä sanoo "käynti kohteessa" ilman asiakastietuetta, osoitehistoriaa tai työhön liitettyä laskua.
• Syötteet moninkertaistuvat. Jokainen työkalu lisää oman syötteensä, ja pian kukaan ei tiedä, mikä kalenteri on oikea.

Tuloksena on tiimi, joka lopettaa kalenterin luottamisen ja alkaa kysellä chatissa, missä heidän on oltava.

Miltä todellinen kaksisuuntainen synkronointi näyttää

Asiakastyöhön suunnitellun Google-kalenteriintegraation tulisi tehdä neljä asiaa:

1. Kirjoita todellisia tapahtumia. Työt, käynnit, muistutukset ja toimitustyöt näkyvät natiiveina Google-kalenteritapahtumina tärkeillä yksityiskohdilla.
2. Pidä tapahtumat ajan tasalla. Kun työ siirtyy, kalenteritapahtuma siirtyy sen mukana – ei vanhentuneita kopioita.
3. Noudata käyttöoikeuksia. Integraatio yhdistyy Google-tilin käyttöoikeuksien kautta ja koskee vain hyväksymiäsi kalentereita.
4. Irrota siististi. Voit peruuttaa käyttöoikeuden Google-tilistäsi tai työtilasta milloin tahansa, kummaltakin puolelta.

Miten Workspace369 synkronoi Google-kalenterin kanssa

Workspace369 yhdistää Google-kalenterin samaan työtilaan, jossa asiakastiedot sijaitsevat, ja synkronointi toimii molempiin suuntiin:

• Workspace369 Googleen. Workspace369:ssä sinulle määritetyt tapahtumat ja varaukset siirtyvät valitsemaasi Google-kalenteriin, ja ne päivittyvät tai katoavat työn siirtyessä tai peruuntuessa.
• Google Workspace369:ään. Valitsemiesi Google-kalentereiden tapahtumat näkyvät Workspace369-kalenterissasi, joten henkilökohtaiset tapaamiset ja asiakastyö ovat yhdessä näkymässä. Ne näkyvät vain luku -tilassa ja vain sinulle; avaa yksi siirtyäksesi siihen Google-kalenterissa.
• Varaussivut kunnioittavat kalenteriasi. Kun olet varattu valitsemissasi kalentereissa, ne ajat estetään julkisilla varaussivuilla (Specialist-taso ja ylöspäin).

Workspace369 pysyy paikkana, jossa asiakasvaraukset muuttuvat, joten muistutukset, talletukset ja asiakasilmoitukset seuraavat todellista aikataulua.

Koska kalenterimerkintä tulee asiakastyötilasta, sen taustalla oleva työ pysyy yhden napsautuksen päässä: asiakkaan CRM-tietue, projekti, tiedostot, lasku ja postilaatikon historia, joka selittää työn.

Asennus tapahtuu jokaisen tiimin jäsenen oman Google-tilin käyttöoikeuksien kautta. Workspace369 koskettaa vain hyväksymiäsi kalentereita, ja voit katkaista yhteyden milloin tahansa — Workspace369:stä tai Google-tilistäsi.

Kenelle kaksisuuntainen synkronointi on tarkoitettu

Kaksisuuntainen Google-kalenterisynkronointi on tärkeintä, kun kalenteri on yrityksen toiminta-aikataulu:

• Toimistoja, jotka koordinoivat asiakaspuheluita, arvosteluja ja toimitusaikoja
• Kenttä- ja kotipalvelutiimit, jotka hoitavat käyntejä ja asennusikkunoita
• Konsultit ja freelancerit, joiden varaukset, seurannat ja laskumuistutukset jakavat saman päivän
• Mikä tahansa tiimi, jossa kalenteritapahtuman unohtaminen tarkoittaa asiakasvelvoitteen unohtamista

Aloita

Yhdistä Google Kalenteri -integraatio tallentaaksesi sinulle määritetyn asiakastyön kalenteriin, jota jo tarkistat, ja Google-tapahtumasi sen viereen Workspace369:ään — hyväksytyllä pääsyllä ja yhteyden voi katkaista milloin tahansa.