Kaksisuuntainen Google-kalenterisynkronointi asiakastyöhön: työt, käynnit ja muistutukset

Nopea vastaus

Kaksisuuntainen synkronointi tarkoittaa, että tapahtumat ja muutokset kulkevat molempiin suuntiin työjärjestelmäsi ja Google-kalenterin välillä sen sijaan, että vietäisiin staattinen syöte. Workspace369 synkronoi molempiin suuntiin: Workspace369:ssä sinulle määrätyt tapahtumat ja varaukset ilmestyvät valitsemaasi Google-kalenteriin ja pysyvät ajan tasalla, ja valitsemiesi Google-kalentereiden tapahtumat näkyvät Workspace369-kalenterissasi. Kun olet kiireinen valitsemissasi Google-kalentereissa, nämä ajat ovat myös varattuja julkisissa varauskalentereissa (Specialist-suunnitelmasta alkaen). Yhteys toimii Google-tilin käyttöoikeuksien kautta: Workspace369 koskee vain hyväksymiäsi kalentereita, ja voit katkaista yhteyden milloin tahansa kummaltakin puolelta.

Miksi yksisuuntaiset kalenteriviennit epäonnistuvat asiakasyrityksissä

Useimmat työkaluohjelmistot tarjoavat yksisuuntaisen kalenterviennin: syötteen URL-osoitteen, jonka tilaat Google-kalenterissa. Se näyttää synkronoinnilta, mutta käytännössä se rikkoutuu:

• Päivitykset saapuvat myöhässä. Syötteiden tilaukset päivittyvät kalenterisovelluksen aikataulun mukaan, eivät sinun. Kello 9 uudelleen ajoitettu työ voi edelleen näyttää vanhan ajan keskipäivällä.
• Tapahtumat ovat vain luku -muodossa. Tiimi ei voi suorittaa, määrittää uudelleen tai lisätä muistiinpanoja kalenterista, jossa he näkevät työn.
• Konteksti puuttuu. Syötteen merkintä sanoo "käynti kohteessa" ilman asiakastietuetta, osoitehistoriaa tai työhön liitettyä laskua.
• Syötteet moninkertaistuvat. Jokainen työkalu lisää oman syötteensä, ja pian kukaan ei tiedä, mikä kalenteri on oikea.

Tuloksena on tiimi, joka lopettaa kalenterin luottamisen ja alkaa kysellä chatissa, missä heidän on oltava.

Miltä todellinen kaksisuuntainen synkronointi näyttää

Asiakastyöhön suunnitellun Google-kalenteriintegraation tulisi tehdä neljä asiaa:

1. Kirjoita todellisia tapahtumia. Työt, käynnit, muistutukset ja toimitustyöt näkyvät natiiveina Google-kalenteritapahtumina tärkeillä yksityiskohdilla.
2. Pidä tapahtumat ajan tasalla. Kun työ siirtyy, kalenteritapahtuma siirtyy sen mukana – ei vanhentuneita kopioita.
3. Noudata käyttöoikeuksia. Integraatio yhdistyy Google-tilin käyttöoikeuksien kautta ja koskee vain hyväksymiäsi kalentereita.
4. Irrota siististi. Voit peruuttaa käyttöoikeuden Google-tilistäsi tai työtilasta milloin tahansa, kummaltakin puolelta.

Miten Workspace369 synkronoi Google-kalenterin kanssa

Workspace369 yhdistää Google-kalenterin samaan työtilaan, jossa asiakastiedot sijaitsevat, ja synkronointi toimii molempiin suuntiin:

• Workspace369 Googleen. Workspace369:ssä sinulle määritetyt tapahtumat ja varaukset siirtyvät valitsemaasi Google-kalenteriin, ja ne päivittyvät tai katoavat työn siirtyessä tai peruuntuessa.
• Google Workspace369:ään. Valitsemiesi Google-kalentereiden tapahtumat näkyvät Workspace369-kalenterissasi, joten henkilökohtaiset tapaamiset ja asiakastyö ovat yhdessä näkymässä. Ne näkyvät vain luku -tilassa ja vain sinulle; avaa yksi siirtyäksesi siihen Google-kalenterissa.
• Varaussivut kunnioittavat kalenteriasi. Kun olet varattu valitsemissasi kalentereissa, ne ajat estetään julkisilla varaussivuilla (Specialist-taso ja ylöspäin).

Se Workspace369-aikataulu pysyy paikkana, jossa asiakasvaraukset muuttuvat, joten muistutukset, talletukset ja asiakas-ilmoitukset seuraavat todellista aikataulua.

Koska kalenterimerkintä tulee asiakastyötilasta, sen taustalla oleva työ pysyy yhden napsautuksen päässä: asiakkaan CRM-tietue, projekti, tiedostot, lasku ja postilaatikon historia, joka selittää työn.

Asennus tapahtuu jokaisen tiimin jäsenen oman Google-tilin käyttöoikeuksien kautta. Workspace369 koskettaa vain hyväksymiäsi kalentereita, ja voit katkaista yhteyden milloin tahansa — Workspace369:stä tai Google-tilistäsi.

Kenelle kaksisuuntainen synkronointi on tarkoitettu

Kaksisuuntainen Google-kalenterisynkronointi on tärkeintä, kun kalenteri on yrityksen toiminta-aikataulu:

• Toimistoja, jotka koordinoivat asiakaspuheluita, arvosteluja ja toimitusaikoja
• Kenttä- ja kotipalvelutiimit, jotka hoitavat käyntejä ja asennusikkunoita
• Konsultit ja freelancerit, joiden varaukset, seurannat ja laskumuistutukset jakavat saman päivän
• Mikä tahansa tiimi, jossa kalenteritapahtuman unohtaminen tarkoittaa asiakasvelvoitteen unohtamista

Aloita

Yhdistä Google Kalenteri -integraatio tallentaaksesi sinulle määritetyn asiakastyön kalenteriin, jota jo tarkistat, ja Google-tapahtumasi sen viereen Workspace369:ään — hyväksytyllä pääsyllä ja yhteyden voi katkaista milloin tahansa.