Microsoft 365 -laskutus: mallit, Power Automate ja milloin tarvitset todellisen järjestelmän

Microsoft 365 kattaa paljon pienyrityksen tarpeita – sähköposti, asiakirjat, taulukkolaskenta, kokoukset. Yksi asia, jota se ei sisällä, on laskutussovellus. Joten useimmat tiimit laskuttavat manuaalisesti: Word- tai Excel-malli, tallennettu PDF-muodossa, lähetetty Outlookista.

Tämä lähestymistapa toimii – kunnes se ei toimi. Tämä opas kattaa, miltä laskutus Microsoft 365:llä todellisuudessa näyttää, missä mallilähestymistapa rikkoutuu ja milloin lasku tarvitsee todellisen järjestelmän ympärilleen.

Nopea vastaus

Microsoft 365:ssä on ei sisäänrakennettua laskutustyökaluaTiimit laskuttavat Word- tai Excel-malleilla Outlookista lähetettynä, joskus Power Automate -työnkuluilla muistutuksia varten. Tämä asetelma rikkoutuu, kun laskut vaativat automaattista numerointia, verkkomaksulinkkejä, maksusuunnitelmia, ajoitettuja muistutuksia ja asiakaskohtaista tilaa – tässä vaiheessa todellinen laskutusjärjestelmä maksaa itsensä takaisin päivissä, ei kuukausissa.

Kolme tapaa laskuttaa Microsoft 365:llä

Vaihtoehto 1: mallilähestymistapa

Vakioasetelma: Excel- tai Word-tiedosto, jossa yrityksesi tiedot, laskunumero, päivämäärät, nimikerivit, yhteissummat ja maksuohjeet. Vie PDF-muodossa, liitä Outlook-sähköpostiin, lähetä.

Se rikkoutuu ennakoitavissa olevissa kohdissa. Laskunumerot monistuvat, koska mikään ei numeroi niitä. Asiakkaat, jotka haluavat maksaa kortilla, vastaavat kysymällä miten. Kukaan ei tiedä, mikä neljästäkymmenestä ulkona olevasta laskusta on edelleen maksamatta avaamatta taulukkolaskentaa. Ja seuranta – muistutus, joka todella saa laskut maksettua – riippuu siitä, että muistat lähettää sen.

Vaihtoehto 2: malli plus Power Automate

Power Automate voi lisätä muistutustyönkulkuja: lähetä lasku, odota, muistuta, jos maksamatta. Se auttaa, mutta se lisää ylläpitokerroksen, jota useimmat pienet tiimit aliarvioivat. Työnkulut rikkoutuvat, kun joku muokkaa taulukon rakennetta, ja sinulla ei silti ole maksulinkkiä, maksusuunnitelmia tai live-tilannäkymää.

Vaihtoehto 3: todellinen laskutusjärjestelmä

Todellinen järjestelmä kohtelee laskua osana silmukkaa, ei asiakirjana: asiakastieto sisältää historian, tarjous muuttuu laskuksi, lasku sisältää maksulinkin ja muistutukset lähtevät aikataulun mukaisesti ilman sinua. Workspace369:ssä tämä silmukka sisältää myös maksusuunnitelmat talletuksille ja saldoille, toistuvat laskut palkkioille, asiakasportaalin, jossa lasku sijaitsee tiedostojen ja tilan vieressä, sekä raportoinnin, joka näyttää, mikä on maksamatta asiakasta kohden.

Asiakirjaosan osalta tällä hetkellä ilmainen laskugeneraattori luo selaimessa tulostusvalmiin laskun ja ilmainen laskupohja lataa CSV-tiedoston, joka avautuu suoraan Excelissä tai Google Sheetsissä.

Lopullinen suositus

Käytä Microsoft 365 -mallilähestymistapaa, kun laskujen määrä on kourallinen kuukaudessa. Kun laskut muodostavat viikoittaisen rytmin – tai kun tarvitset maksulinkkejä, suunnitelmia, muistutuksia ja näkyvyyttä – siirrä silmukka laskutus- ja projektinhallintaohjelmisto rakennettu sitä varten, suunnitelmat alkaen 29 $/kk yhdelle käyttäjälle.