Tällä sivulla
Lyhyesti sanottuna
Asiakkaan perehdytyskysely on lyhyt lomake, jonka uusi asiakas täyttää allekirjoituksen jälkeen, ennen työn alkamista. Sen tulisi kattaa yhteys- ja laskutustiedot, projektin tavoite asiakkaan sanoin, laajuus ja määräajat, brändi ja olemassa olevat materiaalit, pääsy työkaluihin ja tileihin, miten päätökset ja hyväksynnät toimivat sekä miten asiakas mieluummin kommunikoi. Pidä se 15–30 kysymyksessä ja kysy vain sitä, mitä käytät.
Yhteystiedot, laskutus ja päätöksentekijät
Aloita tiedoilla, joita tarvitset laskujen lähettämiseen ja oikean henkilön tavoittamiseen:
- Kuka on pääasiallinen yhteyshenkilö ja mikä on paras sähköpostiosoite ja puhelinnumero?
- Kuka tekee lopullisen päätöksen työstä, jos se on joku muu?
- Kuka vastaanottaa laskut ja mitä laskutusnimeä, osoitetta ja verotietoja niihin tulisi sisällyttää?
- Tarvitsetko ostotilausnumeron laskuihin?
- Millä aikavyöhykkeellä olet ja milloin olet yleensä tavoitettavissa?
- Mikä on verkkosivustosi ja mitkä sosiaalisen median profiilit meidän tulisi tietää?
Tavoitteet ja menestys
Pyydä tavoitetta asiakkaan omin sanoin. Heidän vastauksistaan tulee toimeksianto ja myöhemmin tapaustutkimus:
- Mikä on tämän projektin päätavoite?
- Miksi se on tärkeää nyt?
- Miten tiedät, että projekti oli menestys?
- Kuka on tämän työn kohdeyleisö tai asiakas?
- Mitä kilpailijoita tai esimerkkejä pidät hyvänä ja miksi?
- Onko jotain, mitä olet yrittänyt aiemmin, mikä ei toiminut?
Laajuus, ajoitus ja budjetti
Vahvista tarjouksessa sovitut rajat, jotta mikään ei jää oletuksen varaan:
- Mitä toimitettavia lopputuotteita odotat ja missä muodossa?
- Onko olemassa kiinteitä päivämääriä, julkaisuja tai tapahtumia, joiden ympärille meidän on työskenneltävä?
- Onko jotain, jonka katsot kuuluvan tämän projektin ulkopuolelle?
- Ketkä muut (henkilökunta, muut freelancerit, toimistot) ovat mukana ja miten meidän tulisi työskennellä heidän kanssaan?
Brändi, sisältö ja olemassa olevat materiaalit
Kerää tiedostot nyt sen sijaan, että pyytäisit niitä yksitellen:
- Jaa logotiedostosi, brändivärisi, fonttisi ja brändiohjeistosi
- Jaa olemassa olevat kopiot, valokuvat, videot tai asiakirjat, joita meidän tulisi käyttää
- Onko sanoja, tyylejä tai aiheita, joita meidän tulisi välttää?
- Kuka toimittaa uuden sisällön ja mihin mennessä?
Pääsy työkaluihin ja tileihin
Pyydä pääsyä kutsujen tai jaettujen roolien kautta sen sijaan, että salasanoja lähetettäisiin sähköpostitse:
- Mitä työkaluja ja tilejä tarvitsemme (verkkosivusto, hosting, verkkotunnus, analytiikka, sosiaalinen media, mainokset, sähköpostialusta)?
- Kuka voi kutsua meidät tai myöntää meille pääsyn kuhunkin niistä?
- Onko olemassa turvallisuus- tai vaatimustenmukaisuussääntöjä, joita meidän on noudatettava?
- Kehen meidän tulisi ottaa yhteyttä, jos käyttöoikeus lakkaa toimimasta tai jokin rikkoutuu?
Viestintä ja hyväksynnät
Sopikaa, miten työskentelette yhdessä ennen ensimmäistä määräaikaa:
- Miten haluat kommunikoida: sähköposti, asiakasportaali, puhelut vai viestit?
- Kuinka usein haluaisit päivityksiä?
- Ketkä muut tulisi kopioida projektipäivityksiin?
- Kuinka monta henkilöä tarkastaa jokaisen luonnoksen ja kuinka kauan tarvitset palautteen antamiseen?
- Miten käsittelemme muutosehdotuksia, jotka ylittävät sovitun laajuuden?
- Onko jotain muuta, mitä meidän tulisi tietää ennen aloittamista?
Lähetä se kerran ja säilytä vastaukset asiakastietueessa
Lähetä kysely heti sopimuksen allekirjoittamisen ja ennakkomaksun maksamisen jälkeen, kun asiakas on eniten sitoutunut, ja pyydä se takaisin muutaman päivän kuluessa. Workspace369:ssä perehdytyslomakkeen vastaukset tallennetaan asiakkaan tietueeseen ja tiedostoja voidaan jakaa asiakasportaalissa, joten projekti, asiakasportaali ja myöhemmät laskut alkavat kaikki samasta tiedosta sähköpostiketjun sijaan.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on ero asiakkaan perehdytyslomakkeen ja perehdytyskyselyn välillä?
Aloituslomake tulee yleensä ennen tarjousta ja kerää juuri tarpeeksi työn laajuuden ja hinnan määrittämiseksi. Perehdytyskysely tulee asiakkaan allekirjoituksen jälkeen ja kerää sen, mitä tarvitset aloittaaksesi: tiedostot, pääsy, yhteystiedot ja hyväksyntäsäännöt. Monet freelancerit käyttävät ensin lyhyttä aloituskyselyä ja myöhemmin täydellisempää kyselyä.
Kuinka monta kysymystä asiakkaan perehdytyskyselyn tulisi sisältää?
Yleensä 15–30. Kysy vain sitä, mitä käytät. Pitkä lomake, joka on täytetty huolimattomasti, on pahempi kuin lyhyt, johon on vastattu hyvin, joten poista kaikki kysymykset, joiden vastaus ei muuttaisi tapaasi tehdä työtä.
Milloin minun pitäisi lähettää perehdytyskysely?
Heti sopimuksen allekirjoittamisen ja mahdollisen ennakkomaksun maksamisen jälkeen, selkeällä palautuspäivämäärällä. Sitouta aloituspäiväsi vastausten vastaanottamiseen, jotta aikataulu pysyy realistisena.
Pitäisikö asiakkaiden lähettää salasanat kyselyssä?
Ei. Pyydä asiakkaita kutsumaan sinut käyttäjäksi tai antamaan sinulle rooli kussakin työkalussa sen sijaan. Se on heille turvallisempaa, ja käyttöoikeus voidaan poistaa projektin päättyessä.
