Encaissement
Facture vs reçu : la différence et quand vous en avez besoin.
Une facture demande un paiement ; un reçu confirme le paiement. Mêmes parties, souvent les mêmes postes — mais ils vivent de côtés opposés de la transaction, et les mélanger confond les clients, les comptables et la saison des impôts.
En bref
Une facture est une demande de paiement émise avant que le client ne paie : elle liste ce qui a été livré, son coût et comment payer. Un reçu est une preuve de paiement émise après : il confirme ce qui a été payé, quand et comment. Vous envoyez la facture lorsque le travail est livré et le reçu lorsque l'argent arrive. Le logiciel de facturation émet les deux à partir du même enregistrement, en gardant les numéros, les postes et la référence client identiques sur chacun.
La différence dans un tableau
Même transaction, côtés opposés :
- Facture — émise avant le paiement ; une demande formelle listant les articles, tarifs, totaux, conditions et comment payer
- Reçu — émis après paiement ; confirmation indiquant le montant payé, la date, la méthode et la facture qu'il règle
- La facture répond à "combien vous dois-je ?" — le reçu répond à "combien ai-je payé, et quand ?"
- Les deux appartiennent au dossier client : la facture comme demande, le reçu comme preuve
Ce que chaque document doit inclure
Ils partagent la plupart des champs, avec des emphases différentes :
- Facture — vos coordonnées, coordonnées du client, numéro de facture, dates d'émission et d'échéance, postes, taxes, total, instructions de paiement
- Reçu — vos coordonnées, coordonnées du client, numéro de facture qu'il règle, date de paiement, montant reçu, méthode de paiement et solde restant éventuel
- Les deux — les mêmes postes et totaux pour que la piste d'audit se réconcilie exactement
Gardez-les connectés
Le reçu doit faire référence à la facture qu'il règle — c'est ce qui permet à un client (ou à son comptable) de faire correspondre le paiement à la demande sans fil d'e-mails. Dans Workspace369, les reçus sont émis automatiquement à partir de la facture payée, de sorte que la référence, les postes et les montants correspondent toujours.
FAQ
Questions fréquentes
Une facture est-elle un reçu ?
Non. Une facture demande un paiement avant qu'il n'ait lieu ; un reçu confirme le paiement après. Ils portent des informations similaires mais servent des objectifs opposés dans la transaction.
Quand dois-je envoyer un reçu ?
Après que le client a payé. Pour les paiements par carte en ligne, envoyez-la automatiquement à la confirmation du paiement. Pour les virements bancaires ou les chèques, émettez-la une fois que l'argent est crédité.
Ai-je besoin des deux pour les impôts ?
Vous avez besoin de la facture pour montrer ce que vous avez facturé et du reçu ou de la preuve de paiement pour montrer ce que vous avez collecté. Ensemble, ils réconcilient vos livres ; les reçus manquants sont ce qui fait de la saison des impôts un projet de reconstruction.
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