Tutoriel vidéo 4 sur 7
Comment envoyer un devis et être payé dans Workspace369
Dans Workspace369, vous créez un devis à partir de votre catalogue de produits et l'envoyez par e-mail ou SMS, et votre client l'ouvre depuis un lien, sans compte ni mot de passe, pour l'accepter et le signer en ligne. Cliquez sur Convertir en facture pour facturer votre client sans rien ressaisir, puis envoyez la facture. Si vous avez connecté Stripe, votre client peut payer en ligne par carte de crédit ou de débit et la facture est marquée comme payée pour vous ; en cas de paiement en espèces ou par chèque, vous la marquez vous-même comme payée.
Ce que vous allez apprendre
- Comment commencer un devis, choisir le client et ajouter des services depuis votre catalogue de produits
- Comment proposer une option facultative que le client peut choisir d'ajouter
- Comment choisir un thème et exiger une signature
- Ce que voit votre client lorsqu'il ouvre le lien du devis, et comment il l'accepte et le signe
- Comment convertir un devis accepté en facture et l'envoyer par e-mail ou SMS
- Comment fonctionnent les paiements par carte en ligne via Stripe, et comment marquer vous-même une facture comme payée
FAQ
Questions fréquentes
Mon client a-t-il besoin d'un compte pour voir un devis Workspace369 ?
Non. Votre client reçoit un lien par e-mail ou SMS et ouvre le devis sans compte ni mot de passe. Il clique ensuite sur Accepter le devis, signe et confirme.
Comment transformer un devis accepté en facture ?
Ouvrez le devis accepté et cliquez sur Convertir en facture. Le client, les services et les prix sont repris, vous n'avez donc rien à ressaisir.
Comment mes clients peuvent-ils payer une facture Workspace369 en ligne ?
Si vous avez connecté Stripe, votre client peut payer en ligne par carte de crédit ou de débit, et la facture est automatiquement marquée comme payée pour vous.
Comment enregistrer un paiement en espèces ou par chèque ?
Ouvrez le menu à côté de la facture et choisissez Marquer comme payé. Indiquez le mode de paiement du client, vérifiez le montant et enregistrez le paiement. La facture apparaît alors avec le statut Payé.
Puis-je ajouter des éléments facultatifs à un devis ?
Oui. Ajoutez l'élément et marquez-le comme facultatif. Votre client voit une case à cocher à côté et choisit de l'ajouter ou non.
Transcription complète
Bon retour parmi nous. Dans cette vidéo, nous allons passer d'un devis à une facture payée : créer un devis pour Nina, le lui envoyer, le lui faire accepter, le transformer en facture et marquer celle-ci comme payée.
Commençons par un devis. Sous Finance, cliquez sur Propositions. Voici tous vos devis, et où en est chacun d'eux. Cliquez sur Nouveau devis et partez d'un devis vierge. Votre brouillon s'ouvre immédiatement et s'enregistre au fur et à mesure. Cliquez sur le titre de la couverture et donnez-lui un nom. Choisissez ensuite à qui il est destiné. Recherchez Nina et sélectionnez-la. Ses coordonnées se remplissent automatiquement. Ajoutez maintenant vos services depuis votre catalogue de produits. Voici le forfait revêtement céramique et un nettoyage intérieur. Vous pouvez aussi proposer des options. Ajoutez un lavage d'entretien et marquez-le comme facultatif, pour que Nina puisse décider. La taxe et le total se mettent à jour au fur et à mesure.
Passons ensuite à l'apparence. Dans l'onglet Design, choisissez un thème. Je prends Audacieux, avec un accent anthracite. Dans l'onglet Paramètres, activez Exiger la signature, pour que Nina signe en acceptant.
Quand il est prêt, cliquez sur Envoyer le devis. Vous pouvez l'envoyer par e-mail ou SMS. Nina reçoit un lien vers le devis. Elle n'a besoin ni d'un compte, ni d'un mot de passe.
Voici ce que Nina voit en ouvrant le lien : votre devis, avec chaque service et chaque prix. L'option facultative a une case à cocher, pour qu'elle puisse choisir de l'ajouter ou non. Quand elle est prête, elle clique sur Accepter le devis, signe et confirme. C'est fait. Vous recevez une notification dès qu'elle accepte.
De retour dans Workspace369, le devis apparaît maintenant avec le statut Accepté. Pour la facturer, cliquez sur Convertir en facture. Tout est repris : le client, les services et les prix, vous n'avez donc rien à ressaisir.
Pour envoyer la facture, ouvrez votre liste de factures. Ouvrez le menu à côté de sa facture. Vous pouvez l'envoyer par e-mail ou SMS. L'e-mail est rédigé pour vous, avec un lien pour consulter la facture et le PDF en pièce jointe. Cliquez sur Envoyer l'e-mail, et le voilà parti.
Si vous avez connecté Stripe, Nina peut payer en ligne par carte de crédit ou de débit, et la facture est automatiquement marquée comme payée pour vous. Si elle paie en espèces ou par chèque, marquez-la vous-même. Ouvrez le menu à côté de sa facture et choisissez Marquer comme payé. Indiquez son mode de paiement, vérifiez le montant et enregistrez le paiement. Sa facture apparaît maintenant avec le statut Payé. Et voilà tout le parcours, du devis au paiement. Dans la prochaine vidéo, nous verrons les devis plus en détail.
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