תקשורת עם לקוחות.
כל ערוץ שלקוחותיך משתמשים בו — דוא"ל, SMS, שיחות ותיבת הדואר הנכנס המשותפת ששומרת על כל הצוות בהקשר.
תקשורת טובה עם לקוחות פירושה שכל לקוח יודע לאן לפנות אליך, כמה מהר לצפות לתשובה, ומה קורה הלאה, והצוות שלך יכול לראות את כל השיחה. התשובה הקצרה היא להסכים על ערוץ וקצב ביום הראשון, לשמור כל הודעה ברשומת הלקוח, ולהפוך את המעקב לשגרה במקום לזיכרון. המדריכים למטה מכסים את תיבת הדואר הנכנס המשותפת, הודעות טקסט ושיחות, ופורטלי לקוחות.
תיבת דואר נכנס משותפת
תקשורת לקוח בחמישה שלבים
- קבעו את הערוץ והקצב ביום הראשוןספר לכל לקוח היכן למצוא אותך וכמה מהר הוא יכול לצפות לתשובה. ציפיות ברורות מונעות את רוב הודעות הבדיקה החרדות.
- שמור על שרשור אחד לכל לקוחמיילים, הודעות טקסט ותיעוד שיחות צריכים להיות ליד פרטי הלקוח, כך שכל אחד בצוות יוכל להמשיך שיחה מבלי לבקש מהלקוח לחזור על עצמו.
- ענה עם הקשרפתח את ההיסטוריה לפני שתענה. תגובה המתייחסת להחלטה האחרונה או לחשבונית הפתוחה מראה ללקוח שאתה שם לב.
- אשר החלטות בכתבלאחר שיחה או פגישה, שלח פתק קצר עם מה שהוסכם, מי עושה מה ומתי. רוב המחלוקות על היקף מתחילות בהחלטה שלא נכתבה.
- הפוך מעקב לשגרתיעקוב אחר הצעת מחיר, לאחר מסירה וכאשר חשבונית שקטה. הודעות קצרות שמבקשות שאלה אחת ומקלות על מענה מקבלות תשובה.
תנאים עיקריים
- תיבת דואר נכנס משותפת
- תיבת דואר נכנס אחת שכל הצוות עובד ממנה, כך שאף הודעה לא תלויה באדם אחד בלבד שיהיה מחובר.
- פורטל לקוח
- דף שבו לקוח סוקר אישורים, חשבוניות ועדכונים מבלי לחפש את האימייל שלו.
- זמן תגובה
- החלון שאתה מבטיח לתשובה, כגון יום עסקים אחד, מצוין מראש ונשמר.
- הודעת היעדרות
- תשובה אוטומטית שמגדירה ציפיות בזמן שאתה לא נמצא ומציינת למי לפנות.
שאלות נפוצות
מהי הדרך הטובה ביותר לתקשר עם לקוחות?
השתמשו בערוץ שהלקוח מעדיף כבר והסכים איתכם, ואז שמרו תיעוד שלו. תיבת דואר נכנס משותפת לדוא"ל והודעות טקסט, ופורטל לאישורים וחשבוניות, שומרים את השיחות במקום אחד במקום מפוזרות בין תיבות דואר נכנס אישיות וטלפונים.
באיזו מהירות עלי להשיב ללקוח?
בחר חלון שבו אתה תמיד יכול להיפגש, כגון יום העסקים הבא או אותו יום, וספר ללקוחות מהו. אישור מהיר שמציין מתי התשובה המלאה תגיע עדיף על שתיקה בזמן שאתה מכין תשובה מושלמת.
כיצד לעקוב מבלי להטריד?
שמור כל מעקב למספר משפטים, התייחס להצעת המחיר הספציפית, למסירה או לחשבונית, ושאל שאלה אחת. קבע את הקצב מראש כך שהוא יהיה ניטרלי ושגרתי, לא תגובה לתחושת התעלמות.
ראה היכן Workspace369 מתאים לזרימת עבודת הלקוח שלך.
התחל עם המודולים שאתה צריך היום, ואז הפעל AI, אוטומציות, הנהלת חשבונות, מלאי, בקשות ודיווח ככל שהתפעול גדל.
14 יום ניסיון חינם. נדרש כרטיס אשראי. לאחר הניסיון: החל מ-$29 לחודש. מתחדש אוטומטית כל חודש עד שתבטל. ניתן לביטול בכל עת בהגדרות → חיובים.
