Oktatóvideó: 6/7
Számla készítése és küldése a Workspace369-ben lépésről lépésre
Ha számlát szeretne készíteni a Workspace369-ben, nyissa meg a Számlákat a Pénzügyek alatt, és kattintson az Új számla gombra. Adjon neki nevet, válassza ki az ügyfelet, és adjon hozzá szolgáltatásokat a katalógusából; az adókulcs a beállításaiból töltődik ki, a fizetési határidő pedig az alapértelmezett fizetési feltételeit követi. A Fizetési terv lapon részletekre bonthatja a végösszeget, az Ismétlés lapon pedig ütemezetten küldhet új számlát. Kattintson a Küldés gombra, hogy elküldje e-mailben vagy SMS-ben. Ha egy befizetés más módon érkezik, rögzítse a Fizetés lapon, és a számla részben fizetettként jelenik meg a Számlák listában, a fennmaradó összeg pedig még esedékes.
Amit megtanul
- Hogyan értelmezze a számlák állapotát: kifizetve, piszkozat, lejárt és részben fizetett
- Hogyan készíthet számlát a katalógusából, előre kitöltött adókulccsal és fizetési határidővel
- Hogyan bonthat részletekre egy számlát, és mire való az Ismétlés lap
- Hogyan küldhet számlát e-mailben vagy SMS-ben
- Hogyan rögzíthet befizetést egy adott részlethez
- Hogyan láthatja, mennyi van még hátra, és hogyan töltheti le vagy nyomtathatja ki a PDF-et
GYIK
Gyakori kérdések
Feloszthatok egy számlát részletekre a Workspace369-ben?
Igen. Nyissa meg a számla Fizetési terv lapját, és válassza a Részletfizetés lehetőséget. A rendszer a végösszeget egyenlő részletekre bontja, alapértelmezés szerint három havi részletre, és módosíthatja, hány részlet legyen, milyen gyakran legyenek esedékesek, és mikor induljanak. Az ütemterv minden dátumot és összeget mutat.
Hogyan rögzíthetek banki átutalással vagy készpénzzel érkezett befizetést?
Nyissa meg a számla Fizetés lapját. Minden részletnek saját Fizetés rögzítése gombja van. Válassza ki, hogyan fizetett az ügyfél, adja meg a hivatkozási számot, ha van, és mentse a befizetést. A Számlák listában a számla ezután részben fizetettként jelenik meg, a fennmaradó összeg pedig még esedékes.
Kifizethetik az ügyfelek online a Workspace369-ben kiállított számlát?
Igen, ha csatlakoztatta a Stripe-ot. Minden részletnek saját fizetési linkje van, így az ügyfele online, kártyával fizethet.
Elküldhetek egy számlát SMS-ben?
Igen. Kattintson a Küldés gombra, és válassza az e-mailes vagy az SMS-es küldést. Az e-mailt a rendszer megírja Ön helyett, a számla PDF-jét pedig csatolja.
Beállíthatok ismétlődő számlát?
Igen. Azoknál az ügyfeleknél, akiknek rendszeresen számláz, a számla Ismétlés lapja minden esedékes napon magától küld egy új számlát.
Teljes átirat
Üdvözöljük újra. Ebben a videóban részletesebben megnézzük a számlákat: készítünk egyet a nulláról, beállítjuk a dátumait, fizetési tervre bontjuk, elküldjük, és nyomon követjük a beérkező befizetéseket.
Nyissa meg a Számlákat a Pénzügyek alatt. Minden számlánál látszik, hol tart: kifizetve, piszkozat, lejárt vagy részben fizetett, és az is, mennyi van még hátra. Kattintson az Új számla gombra.
Adjon nevet a számlának, és válassza ki az ügyfelet. Ez Drew-nak szól, a Walsh Logisticstól. Drew e-mail-címe és telefonszáma automatikusan kitöltődik, így a számla e-mailben vagy SMS-ben is kimehet. Kattintson az Új tétel hozzáadása gombra. Válasszon egy szolgáltatást a katalógusából, vagy váltson az Egyszeri lapra, ha a díj csak erre a számlára vonatkozik. Állítsa a mennyiséget tizenkettőre, és adja hozzá. Az adókulcs a beállításaiból töltődik ki, a végösszeg pedig menet közben frissül. A Számla dátumai alatt a fizetési határidő az alapértelmezett fizetési feltételeit követi: a mai naptól számított harminc nap. Itt mindkét dátumot módosíthatja.
Nagyobb munkánál nyissa meg a Fizetési terv lapot, és válassza a Részletfizetés lehetőséget. A rendszer a végösszeget három havi részletre bontja. Módosíthatja, hány részlet legyen, milyen gyakran legyenek esedékesek, és mikor induljanak. Az ütemterv minden dátumot és összeget mutat, így Drew pontosan tudja, mennyit és mikor kell fizetnie. Azoknál az ügyfeleknél pedig, akiknek rendszeresen számláz, az Ismétlés lap minden esedékes napon magától küld egy új számlát.
Ha elkészült, kattintson a Küldés gombra. Elküldheti e-mailben vagy SMS-ben. Az e-mailt a rendszer megírja Ön helyett, a PDF-et pedig csatolja. Kattintson az E-mail küldése gombra, és már úton is van.
Ha egy befizetés más módon érkezik, például banki átutalással, rögzítse saját maga. Nyissa meg a Fizetés lapot. Minden részletnek saját Fizetés rögzítése gombja van. Ha pedig csatlakoztatta a Stripe-ot, saját fizetési linkje is, így Drew online, kártyával fizethet. Válassza ki, hogyan fizetett Drew, adja meg a hivatkozási számot, és mentse a befizetést.
Visszatérve a Számlák listához, a számla most részben fizetettként jelenik meg: az első részlet beérkezett, a többi még esedékes. A PDF letöltéséhez vagy nyomtatásához nyissa meg a számla melletti menüt, és válassza a Számla PDF lehetőséget. Ennyi volt a számlák részletes bemutatása. A következő videóban automatikus fizetési emlékeztetőket állítunk be.
További oktatóvideók
Amikor Ön készen áll
Tekintse meg, hol illeszkedik a Workspace369 az ügyfélmunkafolyamatába.
Kezdje azokkal a modulokkal, amelyekre ma van szüksége, majd kapcsolja be az AI-t, az automatizálásokat, a könyvelést, a készletet, a kéréseket és a jelentéseket, ahogy a vállalkozás növekszik.
