Contoh dan skrip salam pesan suara bisnis
Gunakan contoh salam pesan suara bisnis yang praktis untuk jam kantor, setelah jam kerja, hari libur, antrean, departemen, dan tindak lanjut layanan klien.
Jawaban cepat
- Sapaan pesan suara yang berguna mengidentifikasi bisnis, menjelaskan ketersediaan, memberi tahu penelepon apa yang harus ditinggalkan, dan menetapkan ekspektasi respons yang realistis.
- Gunakan salam yang berbeda untuk jam kerja, setelah jam kerja, hari libur, departemen, dan antrean alih-alih memaksakan satu skrip ke setiap situasi.
- Workspace369 mendukung teks-ke-ucapan yang dapat dikonfigurasi atau pesan suara yang diunggah dan salam setelah jam kerja.
Salam pesan suara bisnis yang baik memberi tahu penelepon bahwa mereka telah mencapai tempat yang tepat, menjelaskan mengapa tidak ada yang menjawab, meminta informasi yang diperlukan untuk membantu, dan menetapkan ekspektasi yang jujur untuk respons.
Jawaban cepat
Gunakan struktur dasar ini: "Terima kasih telah menelepon bisnis. Kami tidak tersedia saat ini. Silakan tinggalkan nama Anda, nomor, dan alasan panggilan Anda. Tim kami akan merespons jangka waktu. Untuk opsi mendesak, silakan instruksi.” Kemudian sesuaikan untuk jam kantor, setelah jam kerja, liburan, departemen, atau antrean.
Salam pesan suara bisnis standar
Terima kasih telah menelepon Nama Bisnis. Kami tidak dapat menjawab sekarang. Silakan tinggalkan nama Anda, nomor telepon, dan deskripsi singkat tentang bagaimana kami dapat membantu. Anggota tim kami akan mengembalikan panggilan Anda dalam jendela respons.
Gunakan ini ketika satu nomor umum menangani sebagian besar panggilan klien.
Salam bisnis layanan profesional
Anda telah mencapai Nama Bisnis. Tim kami saat ini sedang membantu klien lain. Silakan tinggalkan nama Anda, perusahaan, nomor telepon, dan masalah yang Anda hubungi. Kami akan mengembalikan panggilan Anda pada jangka waktu.
Versi ini meminta konteks perusahaan tanpa mengharuskan penelepon untuk menjelaskan setiap detail dalam rekaman.
Sapaan konsultan atau agensi
Terima kasih telah menelepon Nama atau Agensi. Silakan tinggalkan nama Anda, perusahaan, nomor telepon balik, dan ringkasan singkat proyek atau akun yang Anda hubungi. Kami akan menindaklanjuti dalam jangka waktu. Klien yang sudah ada juga dapat membalas pesan Workspace369 terbaru mereka.
Sapaan pesan suara di luar jam kerja
Terima kasih telah menelepon Nama Bisnis. Kantor kami saat ini tutup. Jam operasional reguler kami adalah hari dan jam. Silakan tinggalkan nama Anda, nomor, dan pesan, dan kami akan merespons saat kantor dibuka kembali pada hari atau waktu.
Jika ada jalur darurat yang nyata, tambahkan satu instruksi yang jelas. Jangan menjanjikan cakupan darurat yang tidak disediakan oleh bisnis.
Salam penutupan liburan
Anda telah mencapai Nama Bisnis. Kami tutup untuk liburan atau penutupan dan akan dibuka kembali pada tanggal di waktu. Silakan tinggalkan nama Anda, nomor, dan pesan. Tim kami akan merespons setelah kami dibuka kembali.
Perbarui tanggal sebelum setiap penutupan dan hapus salam ketika jam normal kembali.
Salam departemen
Anda telah mencapai Departemen tim di Nama Bisnis. Silakan tinggalkan nama Anda, nama akun atau perusahaan, nomor telepon balik, dan pesan singkat. Anggota departemen akan merespons dalam jangka waktu.
Gunakan salam departemen terpisah ketika penelepon mencapai penagihan, penjualan, dukungan, penjadwalan, atau antrean khusus lainnya.
Salam penagihan dan pembayaran
Anda telah mencapai tim penagihan di Nama Bisnis. Silakan tinggalkan nama Anda, perusahaan, nomor faktur jika tersedia, nomor telepon balik, dan deskripsi singkat pertanyaan Anda. Untuk keamanan, jangan tinggalkan detail kartu pembayaran di pesan suara.
Kalimat terakhir itu mencegah penelepon meninggalkan informasi pembayaran sensitif dalam rekaman.
Salam penjadwalan
Terima kasih telah menelepon Nama Bisnis penjadwalan. Silakan tinggalkan nama Anda, nomor telepon balik, tanggal atau waktu yang disukai, dan layanan atau rapat yang Anda butuhkan. Kami akan mengonfirmasi ketersediaan saat kami menelepon kembali.
Salam luapan antrean
Tim kami saat ini sedang membantu penelepon lain. Anda dapat tetap dalam antrean, atau meninggalkan nama, nomor telepon balik, dan pesan singkat. Kami akan mengembalikan panggilan Anda segera setelah agen tersedia.
Hanya tawarkan panggilan balik jika tim benar-benar memantau dan menyelesaikan alur kerja tersebut.
Salam panggilan terlewat dengan tindak lanjut SMS
Maaf kami melewatkan panggilan Anda ke Nama Bisnis. Silakan tinggalkan nama Anda dan pesan singkat. Jika nomor Anda dapat menerima pesan teks, tim kami juga dapat menindaklanjuti melalui SMS.
Pastikan proses tindak lanjut menghormati persyaratan persetujuan dan perpesanan.
Apa yang harus disertakan
- Nama bisnis atau departemen
- Ketersediaan atau alasan salam
- Nama penelepon dan nomor panggil kembali
- Konteks minimum yang diperlukan untuk merutekan respons
- Ekspektasi respons yang realistis
- Alternatif mendesak hanya jika ada
- Peringatan untuk tidak meninggalkan informasi sensitif jika sesuai
Apa yang harus dihindari
- Pesan pemasaran panjang sebelum prompt rekaman
- Janji-janji samar seperti “kami akan menelepon segera”
- Tanggal libur atau jam kerja yang kedaluwarsa
- Terlalu banyak nomor alternatif
- Meminta penelepon untuk meninggalkan kata sandi, nomor kartu, detail medis, atau informasi sensitif lainnya
- Mengklaim respons 24/7 ketika tim tidak memiliki staf untuk itu
Gunakan salam dengan perutean dan transkripsi
Workspace369 mendukung pesan suara dan salam setelah jam kerja yang dapat dikonfigurasi menggunakan teks-ke-ucapan atau audio yang diunggah. Ini dapat menyimpan pesan suara, menghasilkan transkripsi, mencocokkan penelepon dengan catatan klien, dan menjaga tindak lanjut di dekat tugas, proyek, faktur, file, SMS, dan riwayat panggilan.
Sapaan adalah pintu depan. Otomatisasi pasca-panggilan dan konteks klien menentukan apakah pesan tersebut menjadi pekerjaan yang selesai.