Cara mengubah jam yang dapat ditagih menjadi faktur (tanpa kehilangan uang)

Kesenjangan antara lembar waktu yang selesai dan faktur yang dibayar adalah tempat bisnis jasa diam-diam kehilangan pendapatan: jam yang terlewat, tarif yang diterapkan secara tidak konsisten, item baris yang terlalu tidak jelas untuk disetujui. Ini adalah alur kerja yang bersih untuk menutup kesenjangan itu — apakah Anda menggunakan perangkat lunak yang mengonversi waktu secara otomatis atau spreadsheet yang Anda jalankan secara manual.

Jawaban cepat

Tinjau lembar waktu untuk periode penagihan, tandai apa yang dapat ditagih, kalikan jam dengan tarif yang disepakati untuk setiap peran, tambahkan pengeluaran, nyatakan kebijakan pembulatan dan persyaratan pembayaran pada faktur, kirimkan, dan tindak lanjuti sampai dibayar. Seluruh siklus seharusnya memakan waktu beberapa menit per klien, bukan setengah hari.

Langkah 1: Lacak waktu agar dapat bertahan dalam tinjauan

Konversi dimulai dari penangkapan. Setiap entri waktu membutuhkan tiga hal selain durasi: klien atau proyek tempatnya berada, tugas atau aktivitas, dan catatan singkat yang ditulis untuk pembaca di masa mendatang — klien — bukan untuk diri Anda sendiri. "Panggil" tidak berarti apa-apa dalam tiga minggu. "Panggil: urutan orientasi yang direvisi setelah umpan balik kickoff" menyetujui dirinya sendiri.

Timer lebih baik dari ingatan. Merekonstruksi jam kerja Jumat pada hari Senin adalah cara tugas 20 menit menghilang, dan itu menghilang dari pendapatan Anda, bukan tagihan klien.

Langkah 2: Tinjau lembar waktu sebelum ada yang ditagih

Jangan pernah menagih waktu mentah. Sebelum periode penagihan ditutup, lakukan tinjauan untuk:

• Entri yang tidak memiliki proyek, tugas, atau catatan
• Pekerjaan yang tidak dapat ditagih yang menyelinap masuk — rapat internal, revisi yang disebabkan oleh kesalahan Anda sendiri
• Duplikat dari pengatur waktu yang dibiarkan menyala
• Entri yang termasuk dalam periode atau klien yang berbeda

Pada tim, tinjauan ini adalah langkah persetujuan manajer. Pada operasi solo, ini adalah perbedaan antara faktur yang dapat Anda pertahankan baris demi baris dan yang Anda harap tidak ada yang mempertanyakan.

Langkah 3: Terapkan tarif yang disepakati, peran demi peran

Tarif tagihan × jam menggunakan tarif untuk orang atau peran yang melakukan pekerjaan — bukan satu angka gabungan, kecuali klien menyetujui gabungan. Seorang senior seharga $150 dan seorang junior seharga $85 pada proyek yang sama harus muncul sebagai dua grup baris, karena itulah yang dikontrak klien.

Jika Anda menetapkan atau meninjau kembali tarif Anda, kalkulator tarif per jam bekerja mundur dari target pendapatan dan kapasitas penagihan Anda ke angka yang seharusnya Anda kenakan.

Putuskan kebijakan pembulatan Anda di sini juga, dan tuliskan: kenaikan 6 menit atau 15 menit adalah umum. Kebijakan itu sendiri jarang menjadi masalah dalam perselisihan — menerapkannya secara tidak terlihat adalah masalahnya.

Langkah 4: Tambahkan biaya dan apa pun yang berbiaya tetap

Biaya yang dapat diganti kerugian mati dalam kesenjangan antara tanda terima dan faktur. Tarik pengeluaran periode untuk klien — perjalanan, bahan, perangkat lunak yang dibeli atas nama mereka — ke dalam faktur sebagai baris terperinci dengan jumlah dan tanggal, bukan satu kelompok "pengeluaran". Jika proyek mencampur pekerjaan per jam dengan fase biaya tetap, pisahkan sebagai bagian yang jelas sehingga klien dapat mencocokkan masing-masing dengan perjanjian.

Langkah 5: Tetapkan persyaratan yang dapat ditindaklanjuti oleh klien

Faktur tanpa syarat eksplisit akan dibayar kapan pun klien sempat. Sebutkan tanggal jatuh tempo, jendela pembayaran, dan kebijakan denda keterlambatan apa pun pada dokumen itu sendiri. Jika Anda memutuskan jendela, panduan kami untuk syarat pembayaran net 30 mencakup kapan bulan standar cocok dan kapan jangka waktu yang lebih pendek melindungi arus kas. Kemudian buat pembayaran lancar: opsi Bayar Sekarang online lebih baik daripada transfer bank yang tidak pernah dijadwalkan.

Langkah 6: Kirim, lalu tindak lanjuti — setiap saat

Pengiriman bukanlah akhir dari alur kerja; pembayaran adalah. Lacak status faktur, dan biarkan pengingat dikirim sesuai jadwal alih-alih dari memori: dorongan sebelum tanggal jatuh tempo, satu pada hari itu terlewat, satu seminggu kemudian. Tindak lanjut yang terpasang pada catatan klien yang sama dengan pekerjaan menjaga percakapan tetap faktual — faktur, periode, item baris — daripada utas email yang canggung yang dibangun dari memori.

Apa yang diharapkan klien untuk dilihat pada faktur

Posisikan diri Anda di sisi persetujuan meja. Orang yang membayar ingin memverifikasi, bukan menyelidiki:

• Periode penagihan — rentang tanggal pasti yang dicakup oleh jam
• Ringkasan aktivitas — deskripsi singkat dan spesifik per item baris, dikelompokkan berdasarkan fase proyek atau orang
• Rincian tarif — jam × tarif untuk setiap peran, sesuai dengan perjanjian
• Pengeluaran — terperinci, dengan tanggal
• Kebijakan pembulatan — kenaikan yang diterapkan, dinyatakan dengan jelas
• Syarat dan total — tanggal jatuh tempo, jendela pembayaran, dan total berjalan yang bertambah tanpa kalkulator

Faktur yang menjawab ini sendiri akan disetujui tanpa rapat. Yang tidak akan menghasilkan rapat.

Kesalahan yang merugikan uang sungguhan

Dua pola memicu sebagian besar perselisihan penagihan. Yang pertama adalah pembulatan tanpa kebijakan yang dinyatakan: perhitungan klien sendiri mengatakan 37,2 jam, faktur Anda mengatakan 39, dan sekarang seluruh dokumen mencurigakan — bahkan jika pembulatan Anda jujur. Yang kedua adalah item baris yang tidak jelas: "konsultasi — 14 jam — $2.100" mengundang tantangan bahwa "14 jam di panggilan kickoff, audit, dan lokakarya temuan, 1-12 September" tidak. Di belakangnya: mencampur dua periode penagihan menjadi satu faktur, dan menagih waktu yang tidak ditinjau siapa pun.

Jalur Workspace369

Di Workspace369, rantai di atas adalah satu sistem alih-alih penyerahan. Timer, lembar waktu, dan pelacakan waktu yang dapat ditagih tersedia di semua paket; Anda meninjau periode di lembar waktu, menandai entri yang dapat ditagih, dan waktu-ke-faktur mengubahnya menjadi faktur item baris dengan konteks proyek terlampir — di setiap paket, dimulai dengan Cadet seharga $29/bulan untuk satu kursi. Yang perangkat lunak pelacakan waktu dan penagihan halaman menunjukkan siklus penuh, dan pelacakan waktu terbaik dengan penagihan daftar pendek membandingkannya dengan pelacak khusus.

Jalur manual, dilakukan dengan benar

Spreadsheet dapat membawa alur kerja ini jika Anda memberikannya disiplin yang diberlakukan perangkat lunak secara default. Satu baris per entri waktu dengan tanggal, klien, proyek, catatan aktivitas, durasi, dapat ditagih ya/tidak, dan tarif. Tinjauan mingguan tetap — Jumat, sebelum Anda lupa minggu itu. Pivot atau filter per klien pada saat penagihan yang menjadi item baris. Dan aturan keras: setelah periode ditagih, kunci. Mengedit timesheet setelah faktur dikirim adalah cara kedua catatan tidak cocok nanti.

Di mana jalur manual rusak adalah tindak lanjut dan bukti: tidak ada status pembayaran, tidak ada pengingat, dan tidak ada tautan antara item baris dan entri yang mendasarinya ketika klien mempertanyakan tagihan di bulan ketiga. Jika Anda menagih per jam setiap minggu, biasanya saat itulah perangkat lunak mendapatkan langganannya.

Rekomendasi akhir

Apa pun peralatannya, rantainya tidak berubah: lacak dengan catatan, tinjau sebelum Anda menagih, tarif × jam berdasarkan peran, rinci pengeluaran, nyatakan kebijakan pembulatan dan persyaratan Anda, kirim, tindak lanjuti. Lakukan setiap minggu dan faktur akan tertulis sendiri; lakukan setiap bulan dari ingatan dan itu akan mengurangi pendapatan Anda.

Jika Anda ingin penyerahan otomatis, mulai uji coba Workspace369 14 hari — waktu-ke-faktur ada di setiap paket mulai dari $29/bulan — atau bandingkan tingkatan di halaman penetapan harga.