Urutan tindak lanjut pembayaran-terlambat untuk faktur

Urutan tindak lanjut pembayaran yang terlambat harus memudahkan klien untuk memahami saldo dan bertindak. Ini tidak boleh dimulai sebagai tuduhan. Faktur tertunda karena banyak alasan: pembeli melewatkan pesan, pemberi persetujuan tidak ada, pesanan pembelian hilang, pembayaran dikirim dengan referensi lain, atau klien menyengketakan sebagian pekerjaan.

Urutan di bawah ini adalah panduan operasional, bukan nasihat hukum. Ikuti perjanjian, kebijakan perusahaan, dan hukum yang berlaku. Ini mencakup waktu — kapan setiap sentuhan keluar. Untuk kata-katanya sendiri, contoh pesan pengingat pembayaran menyediakan teks dan email siap kirim.

Sebelum mengirim pengingat apa pun

Konfirmasi:

• Faktur dikirim ke kontak penagihan yang benar
• Jumlah, tanggal jatuh tempo, pajak, dan instruksi pembayaran sudah benar
• Detail pesanan pembelian atau vendor yang diperlukan ada.
• Tidak ada kredit, pembayaran, atau sengketa yang dicatat di tempat lain
• Pekerjaan atau tonggak sejarah yang dijanjikan telah selesai
• Tautan pembayaran berfungsi

Lima hari sebelum tanggal jatuh tempo: pengingat sopan

Subjek: Faktur 1042 jatuh tempo 15 Juli

Hai Jordan,

Pengingat cepat bahwa faktur 1042 senilai $2.450 jatuh tempo pada 15 Juli. Anda dapat meninjau dan membayarnya di sini: tautan pembayaran. Saya telah melampirkan salinan untuk kenyamanan.

Jika tim Anda memerlukan pesanan pembelian, dokumen vendor, atau detail lainnya untuk memprosesnya, beri tahu saya.

Terima kasih, Alex

Pada tanggal jatuh tempo: konfirmasi pembayaran

Subjek: Faktur 1042 jatuh tempo hari ini

Hai Jordan,

Faktur 1042 senilai $2.450 jatuh tempo hari ini. Tautan pembayarannya adalah tautan pembayaran. Jika pembayaran sudah dikirim, harap bagikan referensinya dan saya akan memperbarui catatan.

Terima kasih, Alex

Tiga hari terlambat: tindak lanjut langsung

Subjek: Tindak lanjut faktur tertunggak 1042

Hai Jordan,

Faktur 1042 senilai $2.450 jatuh tempo pada 15 Juli dan masih tampak terutang. Mohon beri tahu saya tanggal pembayaran yang diharapkan atau apakah ada yang menghalangi persetujuan.

Faktur: tautan Pembayaran: tautan pembayaran

Terima kasih, Alex

Sepuluh hari lewat jatuh tempo: minta tanggal pasti

Subjek: Tanggal pembayaran diminta untuk faktur 1042

Hai Jordan,

Saya menindaklanjuti lagi pada faktur 1042, sekarang terlambat 10 hari. Harap konfirmasi tanggal pembayaran pada 27 Juli. Jika ada perselisihan atau dokumen yang hilang, balas dengan detailnya agar kami dapat menyelesaikannya segera.

Hormat kami, Alex

Eskalasi

Untuk saldo yang lebih besar atau berulang kali terlambat, hubungi sponsor proyek dan kontak penagihan, dokumentasikan tindak lanjut sebelumnya, dan gunakan proses eskalasi yang ditentukan dalam perjanjian. Keputusan tentang menghentikan pekerjaan, mengenakan biaya keterlambatan kontrak, mengirim permintaan resmi, atau menggunakan penagihan harus mendapatkan tinjauan hukum dan manajemen yang sesuai.

Lacak urutan dalam catatan klien

Tim harus melihat faktur, tanggal jatuh tempo, status pembayaran, pengingat sebelumnya, balasan klien, perselisihan, janji, dan tindakan selanjutnya bersama-sama. Perangkat lunak penagihan lepas dan sistem pekerjaan klien yang terhubung membuat tindak lanjut lebih profesional karena pengingat didasarkan pada catatan lengkap daripada tebakan spreadsheet.