Cara menukar jam yang boleh dibilkan kepada invois (tanpa kehilangan wang)

Jurang antara helaian masa yang siap dan invois yang dibayar ialah tempat perniagaan perkhidmatan secara senyap kehilangan hasil: jam tertinggal, kadar digunakan secara tidak konsisten, item baris terlalu kabur untuk diluluskan. Ini ialah aliran kerja yang bersih untuk menutup jurang itu — sama ada anda menggunakan perisian yang menukar masa secara automatik atau hamparan yang anda jalankan secara manual.

Jawapan pantas

Semak helaian masa untuk tempoh bilangan, tandakan apa yang boleh dibilkan, darabkan jam dengan kadar yang dipersetujui untuk setiap peranan, tambahkan perbelanjaan, nyatakan dasar pembundaran dan terma pembayaran pada invois, hantarkannya, dan susuli sehingga ia dibayar. Keseluruhan kitaran sepatutnya mengambil masa beberapa minit setiap klien, bukan petang.

Langkah 1: Jejaki masa supaya ia boleh bertahan semakan

Penukaran bermula pada tangkapan. Setiap entri masa memerlukan tiga perkara selain tempoh: pelanggan atau projek yang ia miliki, tugas atau aktiviti, dan nota ringkas yang ditulis untuk pembaca masa depan — pelanggan — bukan untuk diri anda. "Panggil" tidak bermakna dalam tiga minggu. "Panggil: urutan penyesuaian semula selepas maklum balas penubuhan" meluluskan dirinya sendiri.

Pemasa mengalahkan ingatan. Membina semula jam Jumaat pada hari Isnin adalah bagaimana tugas 20 minit hilang, dan itu hilang daripada hasil anda, bukan bil pelanggan.

Langkah 2: Semak helaian masa sebelum apa-apa dibilkan

Jangan sekali-kali mengebil masa mentah. Sebelum tempoh pengebilan tamat, lakukan semakan untuk:

• Entri yang tiada projek, tugasan, atau nota
• Kerja tidak boleh dibilkan yang terselit — mesyuarat dalaman, semakan yang disebabkan oleh kesilapan anda sendiri
• Duplikat daripada pemasa yang dibiarkan berjalan
• Entri yang dimiliki oleh tempoh yang berbeza atau pelanggan yang berbeza

Pada pasukan, semakan ini ialah langkah kelulusan pengurus. Pada operasi solo, ia adalah perbezaan antara invois yang anda boleh pertahankan baris demi baris dan satu yang anda harap tiada siapa persoalkan.

Langkah 3: Guna kadar yang dipersetujui, peranan demi peranan

Kadar bil x jam menggunakan kadar untuk orang atau peranan yang melakukan kerja — bukan satu nombor campuran, melainkan pelanggan bersetuju dengan campuran. Seorang senior pada $150 dan seorang junior pada $85 pada projek yang sama harus muncul sebagai dua kumpulan baris, kerana itulah yang dikontrakkan oleh pelanggan.

Jika anda menetapkan atau menyemak semula kadar anda, kalkulator kadar sejam berfungsi secara songsang daripada sasaran pendapatan dan kapasiti boleh dibil anda kepada nombor yang sepatutnya anda kenakan.

Tentukan dasar pembundaran anda di sini juga, dan tuliskan: kenaikan 6 minit atau 15 minit adalah biasa. Dasar itu sendiri jarang menjadi masalah dalam pertikaian — menerapkannya secara tidak kelihatan adalah.

Langkah 4: Tambah perbelanjaan dan apa-apa yuran tetap

Kos boleh bayar balik mati dalam jurang antara resit dan invois. Tarik perbelanjaan tempoh untuk klien — perjalanan, bahan, perisian yang dibeli bagi pihak mereka — pada invois sebagai baris terperinci dengan jumlah dan tarikh, bukan satu jumlah besar "perbelanjaan". Jika projek mencampurkan kerja sejam dengan fasa yuran tetap, pastikan ia dipisahkan dengan jelas supaya klien boleh memadankan setiap satu dengan perjanjian.

Langkah 5: Tetapkan terma yang boleh diambil tindakan oleh pelanggan

Invois tanpa terma eksplisit akan dibayar apabila pelanggan bersedia. Nyatakan tarikh akhir, tetingkap pembayaran, dan sebarang polisi yuran lewat pada dokumen itu sendiri. Jika anda memutuskan tetingkap, panduan kami kepada terma pembayaran bersih 30 meliputi bila bulan standard sesuai dan bila tempoh yang lebih pendek melindungi aliran tunai. Kemudian jadikan pembayaran lancar: pilihan Bayar Sekarang dalam talian mengatasi pemindahan bank yang tiada siapa jadualkan.

Langkah 6: Hantar, kemudian susuli — setiap kali

Penghantaran bukanlah akhir aliran kerja; pembayaran adalah. Jejaki status invois, dan biarkan peringatan dihantar mengikut jadual dan bukannya dari ingatan: peringatan sebelum tarikh tamat tempoh, satu pada hari ia berlalu, satu seminggu kemudian. Susulan yang dilampirkan pada rekod klien yang sama dengan kerja memastikan perbualan kekal faktual — invois, tempoh, item baris — berbanding benang e-mel yang janggal dibina daripada ingatan.

Apa yang pelanggan jangkakan untuk dilihat pada invois

Letakkan diri anda di pihak yang meluluskan. Orang yang membayar ingin mengesahkan, bukan menyiasat:

• Tempoh pengebilan — julat tarikh tepat yang dilindungi oleh jam
• Ringkasan aktiviti — penerangan ringkas dan spesifik setiap item baris, dikumpulkan mengikut fasa projek atau orang
• Pecahan kadar — jam × kadar untuk setiap peranan, sepadan dengan perjanjian
• Perbelanjaan — diperincikan, dengan tarikh
• Dasar pembundaran — kenaikan yang dikenakan, dinyatakan dengan jelas
• Terma dan jumlah keseluruhan — tarikh akhir pembayaran, tetingkap pembayaran, dan jumlah terkumpul yang ditambah tanpa kalkulator

Invois yang menjawab ini sendiri akan diluluskan tanpa mesyuarat. Yang tidak akan menjana mesyuarat.

Kesilapan yang kos wang sebenar

Dua corak mencetuskan kebanyakan pertikaian bil. Yang pertama ialah pembundaran tanpa dasar yang dinyatakan: pengiraan pelanggan sendiri mengatakan 37.2 jam, invois anda mengatakan 39, dan kini keseluruhan dokumen dipersoalkan — walaupun pembundaran anda jujur. Yang kedua ialah item baris yang samar: "perundingan — 14 jam — $2,100" menimbulkan cabaran bahawa "14 jam merangkumi panggilan permulaan, audit, dan bengkel penemuan, 1-12 September" tidak. Berdekatan: mencampurkan dua tempoh bil dalam satu invois, dan menginvois masa yang tiada siapa yang menyemak.

Laluan Workspace369

Dalam Workspace369 rantaian di atas ialah satu sistem dan bukannya penyerahan tugas. Pemasa, helaian masa, dan penjejakan masa yang boleh dibilkan tersedia pada semua pelan; anda menyemak tempoh dalam helaian masa, menandakan item yang boleh dibilkan, dan masa-ke-invois menukarkannya menjadi invois item baris dengan konteks projek dilampirkan — pada setiap pelan, bermula dengan Cadet pada $29/bulan untuk satu tempat duduk. Yang perisian penjejakan masa dan invois halaman menunjukkan gelung penuh, dan kami penjejakan masa terbaik dengan invois senarai pendek membandingkannya dengan penjejak khusus.

Laluan manual, dilakukan dengan betul

Hamparan boleh membawa aliran kerja ini jika anda memberikannya disiplin yang dikuatkuasakan oleh perisian secara lalai. Satu baris setiap kemasukan masa dengan tarikh, pelanggan, projek, nota aktiviti, tempoh, boleh bil ya/tidak, dan kadar. Tinjauan mingguan tetap — Jumaat, sebelum anda lupa minggu itu. Pivot atau penapis setiap pelanggan pada masa bil yang menjadi item baris. Dan peraturan keras: selepas satu tempoh dibilkan, kuncikannya. Mengedit helaian masa selepas invois dihantar adalah cara kedua-dua rekod tidak bersetuju kemudian.

Di mana laluan manual rosak ialah susulan dan bukti: tiada status pembayaran, tiada peringatan, dan tiada pautan antara item baris dan penyertaan asas apabila pelanggan mempersoalkan bil pada bulan ketiga. Jika anda menginvois sejam setiap minggu, itulah biasanya apabila perisian memperoleh langganannya.

Cadangan akhir

Apa sahaja alatan, rantaiannya tidak berubah: jejak dengan nota, semak sebelum anda bil, kadar × jam mengikut peranan, senaraikan perbelanjaan, nyatakan dasar pembundaran dan terma anda, hantar, susulan. Lakukan mingguan dan invois menulis dirinya sendiri; lakukan bulanan dari ingatan dan ia menulis pendapatan anda ke bawah.

Jika anda mahukan penyerahan tugas diuruskan secara automatik, mulakan percubaan Workspace369 selama 14 hari — masa-ke-invois ada pada setiap pelan dari $29/bulan — atau bandingkan peringkat pada halaman harga.