Pengebilan Google Workspace: templat vs perisian invois

Setiap perniagaan perkhidmatan menghantar invois pertamanya daripada templat. Google Docs atau Sheets adalah percuma, biasa, dan sudah dibuka.

Persoalannya bukan sama ada templat boleh menghasilkan invois. Ia boleh. Persoalannya ialah berapa lama templat kekal sebagai sistem — kerana invois bukanlah dokumen, ia adalah aliran kerja.

Jawapan pantas

Gunakan Templat invois Google Docs atau Sheets untuk pengebilan sekali-sekala, sekali sahaja. Beralih kepada perisian invois apabila invois mesti kekal bernombor dan boleh dijejak, dengan status pembayaran, urutan peringatan, perbelanjaan dan pelaporan dilampirkan.

Templat vs perisian invois

Apa yang sebenarnya dilakukan oleh templat dengan baik

Templat Dokumen atau Helaian adalah jujur tentang hadnya dan berguna di dalamnya:

• Menghasilkan dokumen invois yang boleh dipersembahkan dengan cepat
• Tidak dikenakan bayaran dan terdapat dalam alatan yang sudah dimiliki pelanggan
• Berfungsi untuk beberapa invois pertama

Kegagalan adalah struktur, bukan kosmetik:

• Penomboran bercampur-baur — invois 26-4 wujud dua kali kerana seseorang menyalin fail yang salah
• Tiada status — "adakah mereka sudah bayar?" memerlukan carian e-mel dan aplikasi bank
• Tiada peringatan — susulan bergantung pada sesiapa yang ingat
• Tiada langkah pembayaran — pelanggan bertanya cara membayar, dan jawapannya ialah benang perbualan
• Tiada pelaporan — akaun belum terima, hasil, dan perbelanjaan dibina semula dalam helaian lain

Apa yang ditambah oleh perisian invois

Perisian invois menyimpan invois di dalam rekod kerja pelanggan:

• Penomboran berurutan dan baris terperinci dengan jumlah
• Pautan pembayaran, jadi membayar adalah langkah seterusnya yang mudah
• Status yang dikemas kini secara automatik — dibayar, terbuka, tertunggak
• Urutan peringatan yang berjalan sama ada sesiapa ingat atau tidak
• Rekod pelanggan, fail, perbelanjaan, dan komunikasi di sebelah invois
• Laporan mengenai piutang, hasil, dan nilai pelanggan

Workspace369 menjalankan model itu: cadangan menjadi invois dengan pautan Bayar Sekarang, status dikemas kini apabila pelanggan membayar, dan susulan boleh dijalankan sebagai urutan automatik.

Jika anda berada di antara kedua-duanya, penjana invois percuma menghasilkan invois bernombor yang kemas pada halaman, tanpa pendaftaran — dan menunjukkan dengan tepat di mana templat berhenti.

Rupa aliran kerja selepas invois meninggalkan Dokumen

Kegagalan templat dari awal — penomboran, status, pembayaran, susulan — ialah bahagian yang dikendalikan oleh sistem secara lalai. Buka invois di Workspace369 dan nombornya sudah ditetapkan, butiran pengebilan pelanggan duduk di sebelah baris terperinci, dan pratonton langsung menunjukkan dengan tepat apa yang diterima oleh pelanggan: lencana status, jumlah yang masih perlu dibayar, dan butang Bayar Sekarang.

Langkah Bayar Sekarang itulah tempat benang e-mel berakhir. Daripada menjawab "bagaimana saya bayar?", invois dihantar dengan bayaran terbina, dan kemas kini status pada akaunnya sendiri apabila wang diterima — dibayar, terbuka, atau tertunggak kelihatan tanpa perlu mencari aplikasi bank. Bayaran separa dijejak dengan cara yang sama: invois di atas menunjukkan $600 dibayar setakat ini berbanding jumlah penuh.

Susulan juga berfungsi seperti itu. Dorongan pada invois tertunggak berjalan sebagai aliran kerja automatik dan bukannya bergantung pada ingatan, dan apabila kerja seterusnya bermula, cadangan yang memenangi kerja menjadi invois dan bukannya ditaip semula. Imej kekal pada telefon juga — senarai invois membawa status dan jumlah setiap pelanggan, dan perbelanjaan duduk di sebelahnya, jadi akaun belum terima berhenti hidup dalam hamparan kedua.

Cadangan akhir

Gunakan templat untuk invois pertama. Gunakan perisian invois sebaik sahaja pengebilan kerap — saat penomboran, status, peringatan, dan pelaporan lebih penting daripada dokumen.

Semak ciri invois untuk model operasi, CRM dengan hab invois untuk aliran kerja yang bersambung, atau Alternatif templat invois Excel untuk perbandingan sebelah hamparan.